Ett enkelt och praktiskt sätt att skapa ett fakturaunderlag.
Innan du börjar:- Fakturaunderlaget baseras på tidregistreringar som attesterats
- Registreringar som sparats i ett utkast eller färdigt fakturaunderlag, sorteras ut från fliken Ny och säkerställer att dubbelfakturering inte kan ske.
- Ändringar som görs på uppgifter i fakturaunderlaget, kommer inte att återspeglas på andra platser i systemet.
- Har du en integration mellan SmartDok och ett ekonomisystem, kan de fakturaunderlag du skapar i SmartDok automatiskt upprättas som fakturor i
ekonomisystemet. Se till att alla inställningar är på plats innan du påbörjar
fakturaunderlaget.
Fakturaunderlagets tre steg:
- Ny
1) Med hjälp av filter Period, Filter för kund och projekt, samt Vad
faktureras får du fram alla relaterade och attesterade registreringar.
2) Klicka och öppna Avancerad, den hjälper dig
- ta med oattesterade timmar
- bestämma källa för timpris (aktivitet/ löneslag/ projekt)
- ta med tillägg och enhetstillägg
- definiera pris på maskintimmar (projektspecifikt eller generellt
maskinpris)
- de inställningar du gör här sparas när du gjort ett färdigt fakturaunderlag.
3) Klicka på Uppdatera. Samtliga registreringar som finns i systemet enligt
dina filterval listas.
- Saknar du priser? Kontrollera dina val i Avancerat.
- Är informationen som visas i fakturalinjerna inte så som du vill?
Kontrollera inställningarna i fliken Inställningar.
4) Välj vilka fakturalinjer som ska vara med och klicka Skapa utkast.
- Utkast
1) Ange eventuella referenser och kommentarer i översta fälten.
2) Kontrollera och ev. ändra informationen i fakturalinjerna.
3) Priser/rabatt - om du enkelt vill lägga till pris eller rabatt på flera rader
i ett svep.
4) Från SmartDok - om du vill kontrollera ifall några registreringar
missats eller tillkommit sedan utkastet upprättades. Du kan här enkelt
infoga dem.
5) Ny rad - om du vill infoga egna rader i fakturaunderlaget.
6) Sortera fakturaunderlaget med att klicka på fakturalinjernas rubriker,
alternativt genom att klicka och dra dem till önskad plats.
7) Välj Spara utkast för att fortsätta med utkastet senare eller Slutför när
fakturaunderlaget är färdigt.
Ett pop up-meddelande visas där du får följande val:
- Markera som skickat: på sidan Arkiv kommer fakturaunderlaget ha en
bock i kolumnen “Skickat”. Fyller ingen funktion annan än att man
internt ska ha möjligheten att särskilja skickade fakturaunderlag.
- Exportera till pdf: en PDF på fakturaunderlaget skapas.
- Inkludera sammandrag: om du vill att sammandrag ska synas i PDF.
- Inkludera fakturalinjer: om du vill att fakturalinjer ska synas i PDF.
- Välj OK för att fortsätta slutföra ditt fakturaunderlag.
- Arkiv
Här hittar du alla färdiga fakturaunderlag. Har du en aktiv integration, är
det när fakturaunderlaget befinner sig här, som en faktura upprättats i
ekonomisystemet.
Förutom att se vilka färdiga fakturaunderlag som finns per projekt kan
du även:
- Ladda ner ett fakturaunderlag. Klicka på PDF-symbolen.
- Ladda ner flera fakturaunderlag i en eller flera PDF på en gång.
Markera raderna (i kolumnen utan rubrik) och klicka knappen Vald
export.
- Ta tillbaka det färdiga fakturaunderlaget till utkast. Klicka Ändra till
utkast.
- Se vem som skapat resp. slutförda fakturaunderlag. Se loggen.
För fler frågor eller funderingar kontakta oss på telefon: 08-12456940
eller via mail: support@smartdok.se