Hantera leverantörsfaktura

Med Leverantörsfaktura kan du vidarefakturera kostnader till kund via SmartDok. Om företaget till exempel har köpt in material för ett visst projekt kan kostnaden faktureras kunden genom att du laddar upp eller skapar en leverantörsfaktura och kopplar den till projektet.

Översikt över leverantörsfakturor

Gå till Rapporter → Leverantörsfaktura.
Här ser du alla leverantörsfakturor i företaget. Som standard visas de senaste tre månaderna.
Anpassa översikten efter behov:
- Ändra period.
- Filtrera på projekt eller fakturastatus genom att klicka i Sök eller lägg till filter.
- Visa eller dölj kolumner genom att klicka på Mer (tre punkter) → Visa eller dölj kolumner.

Skapa en leverantörsfaktura

Klicka på +Skapa faktura.
Välj hur du vill lägga in fakturan:
- Ladda upp eller dra och släpp en befintlig faktura. Fakturaraderna läses då in automatiskt i SmartDok.
- Fyll i fälten manuellt.
Välj vilket projekt eller underprojekt fakturan ska kopplas till. Projektet måste alltid väljas manuellt, även när fakturan laddas upp.
Kontrollera alla fält och klicka på Spara.

Observera: Text och belopp som läses in från en uppladdad faktura är bara förslag. Gå igenom alla fält och kontrollera att belopp, datum och övriga uppgifter stämmer innan du sparar.

Bra att veta: Leverantörsfakturor som du skapar manuellt eller laddar upp i SmartDok kan kopplas till både projekt och underprojekt. Fakturor som kommer in via integration kan endast kopplas till projekt (se Leverantörsfakturor via integration nedan).

Ändra projekt på en leverantörsfaktura

I SmartDok kan du ändra projekt på leverantörsfakturor som har skapats manuellt eller laddats upp. Fakturor som har kommit in via integration är låsta för redigering i SmartDok. För dem ändrar du projektkopplingen i ekonomisystemet, och leverantörsfakturan i SmartDok uppdateras sedan automatiskt.

Klicka på leverantörsfakturan i översikten.
Klicka på Redigera i sidopanelen som öppnas.
Ändra Projekt och eventuellt Underprojekt.
Klicka på Spara.

Tips: Om du vill avbryta utan att spara klickar du på Kasta ändringar.

Välj status på fakturan

När leverantörsfakturan är skapad väljer du status. Statusen visas med färgkoder i översikten:

Grå: Obehandlad
Grön: Godkänd
Röd: Ej godkänd
Orange: Kräver ändring

Bra att veta: I fakturaunderlaget kan du välja att endast ta med leverantörsfakturor som har status Godkänd. Övriga statusar (Obehandlad, Ej godkänd och Kräver ändring) fungerar bara som markeringar för att hålla ordning på fakturorna och påverkar inte faktureringen. Statusen påverkar inte heller något i ekonomisystemet, eftersom leverantörsfakturor inte synkroniseras från SmartDok till ekonomisystemet.

Ta bort eller nollställa en leverantörsfaktura

En leverantörsfaktura som har skapats kan inte raderas. Du kan däremot nollställa den:

Ta bort alla orderrader i fakturan.
Ändra status till Ej godkänd.

Observera: Statusen Ej godkänd är bara en markering och påverkar inget i systemet. Fakturan finns fortfarande kvar i projektets ekonomiflik. Den kan också visas i fakturaunderlaget, om du inte har valt att endast ta med leverantörsfakturor med status Godkänd. Det är alltså borttagningen av orderraderna som nollställer fakturans belopp, inte statusen.

Skapa fakturaunderlag av en leverantörsfaktura

När leverantörsfakturan är klar att faktureras kunden:

Gå till Rapporter → Fakturaunderlag.
Klicka på Inställningar för fakturainnehåll och sedan på pilen vid Leverantörsfaktura. Välj om fakturan ska visas som en sammanfattning eller med alla produktrader.
Kontrollera att Leverantörsfaktura är ibockad under det som ska faktureras.
Välj om endast leverantörsfakturor med status Godkänd ska tas med i fakturaunderlaget. Det är bara statusen Godkänd som kan användas för detta urval.
Klicka på Uppdatera.
Markera önskade rader, inklusive leverantörsfakturan.
Klicka på Skapa utkast och gör eventuella ändringar.
Klicka på Slutför.

Leverantörsfakturor via integration

Om ni har en integration med Fortnox, Visma eEkonomi eller Rillion kan leverantörsfakturorna komma in i SmartDok automatiskt.

Synkroniseringen går endast i en riktning, från ekonomisystemet till SmartDok. Ingenting som du gör med leverantörsfakturan i SmartDok skickas tillbaka till ekonomisystemet. Det gäller både ändringar av fakturan och ändringar av status.

Fakturor som kommer in via integration är låsta för redigering i SmartDok. Om du behöver ändra något på fakturan, till exempel projekt, gör du det i ekonomisystemet. Leverantörsfakturan i SmartDok uppdateras därefter.

Fakturor som kommer in via standardintegration kopplas endast till projekt, inte till underprojekt. Det beror på att ekonomisystemen vanligtvis inte har nivån underprojekt. Undantag kan finnas för skräddarsydda integrationer som är utvecklade för ett specifikt företag.

Se vår hjälpvideo om leverantörsfaktura via Fortnox: Klicka här

Vanliga frågor

Hur byter jag projekt på en leverantörsfaktura?
Klicka på fakturan i översikten och sedan på Redigera i sidopanelen. Ändra projekt och eventuellt underprojekt, och klicka på Spara. Det gäller fakturor som har skapats manuellt eller laddats upp i SmartDok.

Hur ändrar jag projekt på en faktura som kommit in via integration (t.ex. från Fortnox, Visma eller Rillion)?
Ändra projektkopplingen i ekonomisystemet. Fakturor som har kommit in via integration är låsta för redigering i SmartDok, men uppdateras automatiskt när du ändrar dem i ekonomisystemet.

Varför kan jag inte redigera en leverantörsfaktura?
Om fakturan har kommit in via integration från ekonomisystemet är den låst för redigering i SmartDok. Gör ändringen i ekonomisystemet, så uppdateras fakturan i SmartDok.

Uppdateras ekonomisystemet om jag ändrar status på en leverantörsfaktura i SmartDok?
Nej. Leverantörsfakturor synkroniseras endast från ekonomisystemet till SmartDok, inte tvärtom. Ändringar som görs i SmartDok, till exempel av status, påverkar inte ekonomisystemet.

Kan jag koppla en leverantörsfaktura till ett underprojekt?
Ja, om fakturan skapas manuellt eller laddas upp i SmartDok. Fakturor som kommer in via standardintegration från ekonomisystemet kopplas endast till projekt, eftersom ekonomisystemen vanligtvis inte har nivån underprojekt.

Varför hamnar fakturor från Fortnox, Visma eller Rillion bara på projektnivå?
Standardintegrationerna överför fakturan till den nivå som finns i ekonomisystemet, och det är normalt bara projekt. Undantag kan finnas för skräddarsydda integrationer.

Uppdateras ekonomisystemet om jag ändrar status eller projekt på en leverantörsfaktura i SmartDok?
Nej. Leverantörsfakturor synkroniseras endast från ekonomisystemet till SmartDok, inte tvärtom. Ändringar som görs i SmartDok, till exempel av status, påverkar inte ekonomisystemet.

Kan jag radera en leverantörsfaktura?
Nej, en skapad leverantörsfaktura kan inte raderas. Du kan nollställa den genom att ta bort alla orderrader. Du kan också sätta status till Ej godkänd som markering, men statusen tar inte bort fakturan från projektets ekonomiflik eller fakturaunderlaget.

Varför syns en leverantörsfaktura med status Ej godkänd fortfarande i projektets ekonomi?
Statusen Ej godkänd är bara en markering och påverkar inget i systemet. Fakturan visas fortfarande i projektets ekonomiflik. Den kan också visas i fakturaunderlaget, om du inte har valt att endast ta med godkända leverantörsfakturor.

Varför har fel projekt kopplats till min uppladdade faktura?
Projektet läses inte in automatiskt från fakturan utan måste alltid väljas manuellt. Kontrollera projektet innan du sparar. Om fakturan redan är sparad kan du ändra projektet via Redigera.

Hur ser jag vilken status en faktura har?
Statusen visas med färgkoder i översikten: grå (obehandlad), grön (godkänd), röd (ej godkänd) och orange (kräver ändring).

Kan jag fakturera bara godkända leverantörsfakturor?
Ja, i fakturaunderlaget kan du välja att endast ta med leverantörsfakturor som har status Godkänd.

Vad händer om en leverantörsfaktura har status Ej godkänd eller Kräver ändring?
Inget särskilt. Dessa statusar och Obehandlad används bara som markeringar och påverkar inte faktureringen. Det är endast statusen Godkänd som kan användas för urval i fakturaunderlaget.

Relaterade artiklar

Hjälpvideo

Leverantörsfaktura via Fortnox - Klicka här

Frågor?

Kontakta vår support på telefon: 08 - 124 569 40 eller via mail: support@smartdok.se