Hur upprättar jag ett fakturaunderlag i SmartDok?
Följande beskrivning gäller vårt nya fakturaunderlag som lanserades september 2025.
Ett fakturaunderlag samlar alla registreringar som ska faktureras till kunden
Detta kan vara timmar, maskintimmar, varuförbrukning eller andra tillägg. När fakturaunderlaget har skapats och färdigställts kan det exporteras som PDF och skickas vidare till aktuella parter.
Så gör du:
-
Gå till Rapporter → Fakturaunderlag → Fakturerbara rader.
-
Använd filtreringsalternativen för att hitta fakturerbara rader:
-
Period
-
Kund
-
Projekt (obligatoriskt)
-
Underprojekt
-
Avdelning
-
-
Välj vilka element som ska faktureras i fältet Inställningar för fakturainnehåll (beroende på moduler):
Timmar
-
Välj att endast visa attesterade arbetstimmar och maskintimmar
-
Välj om pris ska hämtas från löneart, projekt eller aktivitet
Tillägg
-
Välj vilken typ av tillägg du vill hämta: Löneart, Tillägg, Enhetstillägg, Traktamente
Maskintimmar
-
Välj att endast visa attesterade arbetstimmar och maskintimmar
-
Välj om pris ska hämtas från löneart eller projekt
Varuproduktion
Varuförbrukning
Transport
-
Välj vilken typ av transport som ska hämtas:
-
Transport – Kilometer
-
Transport – Försening
-
Transport – Arbetstid
-
Leverantörsfaktura
-
Gruppera leverantörsfakturarader
-
Antingen på projekt eller på projekt och underprojekt
-
-
Alla fakturerbara rader visas nu i översikten. Kryssa i de poster som ska inkluderas.
-
Klicka på + Fakturaunderlag.
Redigering av fakturaunderlag
När ett fakturaunderlag skapas görs det först som ett utkast. Detta kan redigeras innan det färdigställs.
Fyll i detaljerna längst upp i fakturaunderlaget:
-
Titel
-
Nummer
-
Kommentar
-
Er referens
-
Vår referens
-
Märk fakturan med
Redigera rader längst ned i översikten:
-
Postnamn
-
Pris, minimipris, startpris
-
Antal och enhet
-
Rabatt
Ändringar i fakturalinjer kan göras på två sätt:
-
Direkt i raderna – fyll i önskade värden i respektive fält.
-
Flera rader samtidigt – markera aktuella rader och använd sidopanelen till höger för att lägga in gemensam information. (Här kan du även ta bort markerade rader.)
Du kan också lägga till egna rader genom att klicka på knappen +Egendefinierad linje, eller hämta in rader som registrerats efter att utkastet skapades genom att klicka på +Fakturerbara linjer.
Klicka Spara när ändringarna är gjorda.
Färdigställande av faktura
-
När utkastet är klart, klicka på Förhandsvisa för att se hur fakturan kommer att se ut.
-
Klicka på Färdigställ faktura.
-
Du kan nu välja att exportera till PDF. Här finns flera alternativ:
-
Inkludera sammanfattning, fakturarader, rabatt, påslag, minimipriskolumnen, startpriskolumnen eller kommentarer.
-
Välj önskat språk: norska, svenska eller engelska.
-
-
Klicka på Färdigställ faktura.
-
PDF-filen laddas ned och fakturaunderlaget låses för vidare redigering.
Viktig information
-
Om utkastet ska arbetas med under en längre period kan du gå tillbaka till Översikten genom att klicka på knappen ←Översikt.
-
Utkast sparas automatiskt.
-
Du hittar det igen genom att välja Status: Utkast på översiktssidan.
Vanliga frågor (FAQ)
Fakturaunderlaget blev fel, kan jag redigera det?
Ja. Hitta fakturaunderlaget i fliken Översikt, klicka på Återgå till utkast. Du har här möjligheten att redigera, men också att radera rader. För att radera en rad, markera den och finn knappen Radera nere till höger. Alla raderade registreringar återfinns i Fakturerbara rader.
Jag har en integration mellan SmartDok och ekonomisystemet. Om jag redigerar en redan synkad faktura i SmartDok, blir fakturan i ekonomisystemet då uppdaterad?
Redan synkade fakturor blir inte uppdaterade i ekoonomisystemet (t.ex. Visma eEkonomi, Fortnox m.fl) ifall du gör ändringar på befintligt fakturaunderlag i utkastläget. I detta fall behöver du radera fakturaunderlaget i SmartDok och göra om det från början, och makulera den förra fakturan i ekonomisystemet. Ett alternativ är att göra ändringarna direkt i fakturan i ekonomisystemet, men då kommer dessa ändringar inte motsvara informationen i SmartDok.
Jag får dubbla kommentarer i det nya underlaget, varför?
I det nya fakturaunderlaget finns en funktion där man kan välja hur kommentarer ska visas. Antingen kan de följa med på varje enskild rad, eller så kan de samlas längst ned.
När du har fakturaunderlaget i Utkast och färdigställer det, får du i pop-up-rutan olika alternativ. Valet längst ned, ”Visa kommentarer”, styr om kommentarerna även ska samlas längst ned.
Har du inställningen så att kommentarer följer med i raderna, och samtidigt har rutan Visa kommentarer ibockad? Då blir det dubbelt.
Varför byter ni fakturaunderlag?
Vi byter till ett nytt fakturaunderlag på grund av samlade kundönskemål. Vi hade inte möjlighet att vidareutveckla det gamla fakturaunderlaget, och behövde därför byta plattform för att kunna möta era önskemål. Att vi byter plattform gör det dessutom möjligt att vidareutveckla det nya fakturaunderlaget efter önskemål framöver.
Kan jag använda det gamla fakturaunderlaget ännu?
Ja. Det gamla fakturaunderlaget ligger kvar ett tag till via en länk längst ned på samma sida. Du hittar det om du går till fakturaunderlaget via "Rapporter" i menyn.
Hur ser jag allt ofakturerat?
Gå till Rapporter → Fakturaunderlag → Fakturerbara rader.
Använd filtreringsalternativen för att hitta fakturerbara rader baserat på Period, Kund, Projekt (obligatoriskt), Underprojekt och Avdelning.
Välj de element som ska faktureras i fältet Inställningar för fakturainnehåll.
Nya fakturaunderlaget synkar inte med Fakturarapport?
Nej, det gör det inte.
Kan jag ändra perioden, så att den inte är inställd på "Nuvarande månad", varje gång jag loggar in?
Ja. Börja med att ändra perioden och låt andra inställningar vara oförändrade. Klicka på knappen "Sparade val" - "Spara aktuell inställning". Du behöver ge inställningen ett namn och spara. Nu kommer den nya inställningen på period att vara kvar när du återvänder till sidan.
Kan jag redigera ett felaktigt fakturaunderlag?
Ja. Hitta fakturaunderlaget i fliken Översikt och klicka på Återgå till utkast. Här kan du redigera detaljer som titel, nummer och fakturalinjer. Kom ihåg att spara ändringarna.
Jag ser två nya kolumner, "Minsta pris" och "Startpris", vad används dessa till?
Dessa kolumner är aktuella för dem som använder AutoReg, vår separata lösning för snöröjning, sandning, sopning m.m.. I AutoReg finns det möjlighet att sätta dessa variabler på jobbet och i och med att dessa registreringar automatiskt synkas över till SmartDoks fakturaunderlag, så återfinns dessa funktioner även hos oss.
Man kan redigera vart pris på timmar kommer ifrån, på projekt eller generellt, men inte på varor? Ni har ju lanserat en ni funktion för att kunna sätta projektspecifika varupriser?
Det stämmer. Varupriser fungerar annorlunda, såsom det är tänkt att hela fakturaunderlaget så småningom ska fungera: finns det projektspecifika priser är det dem som automatiskt används, annars är det den generella prislistan som slår in.
Vad är skillnaden på att arbeta med fakturanderlag via Projekt, respektive Rapporter?
När du tar fram fakturaunderlag via Projekt/kunder - Projekt så ser du endast det som är ofakturerat, dvs här kan du enkelt göra nya fakturaunderlag. Om du istället går via Rapporter - Fakturaunderlag kan du göra nya fakturaunderlag, men ser också påbörjade utkast och färdigställda fakturaunderlag.
Support
Telefon: 08 - 124 569 40
E-post: support@smartdok.se