Endringsmelding / tilleggsarbeid

Endringer i et prosjekt skjer stadig vekk, og ting går ikke alltid som planlagt. Hva gjør man når endringer/avvik i avtalen oppstår i prosjektprosessen og hvordan kan man holde oversikt over endringer i SmartDok?

Varsling på endringer i et prosjekt
Først og fremst er det lurt å varsle oppdragsgiver om endringer som avviker fra den opprinnelige avtalen. Endringene kan påvirke arbeidet, kostnader for kunden og fremdrift. Slike ting hadde nok enhver satt pris på å få vite om. En løpende kommunikasjon gir også forhåpentligvis fornøyde kunder og reduserer risken for disputter på et senere tidspunkt. 

I SmartDok kan du f.eks. lage en skjemamal i vår HMS/KS-modul som kan benyttes under dialog med kunden, eller om dere kanskje har en løpende dialog over mail. Uansett hvordan du gjør det, sørg for en skriftlig aksept fra kundene deres. 

 

Føre ordinære timer eller endring/tilleggstimer for ansatte

En administrator kan opprette underprosjekter ettersom endringer oppstår, gjerne opprett et nytt underprosjekt for hver endring dersom det er nødvendig å skille på hvilken type endring det er. Opprettelse av underprosjekt kan man gjøre enten via webversjonen eller app med rollen administrator, prosjektadministrator eller bas.

De ansatte vil få et ekstra felt i sin timeregistrering der de må være flinke til å velge hvor de arbeidende timene skal registreres. Regelen er da at så snart det oppstår en endring velger man riktig underprosjekt og arbeidende timer basert på vanlig avtale registreres på hovedprosjekt. 

 

Kontroll på endrings - eller tilleggsarbeid for administrator

I vårt system har vi to nivåer på prosjekter: Prosjekt og underprosjekt. Mange av våre kunder benytter underprosjekt til endring - og tilleggsarbeid som da avviker fra de vanlige timene på et prosjekt.

Uavhengig om det er fastpris eller timepris er det lurt å ha dokumentasjonen på plass, dersom uenigheter skulle oppstå underveis. 

Med bruk av underprosjekt så får man en god synlighet av endringene fordi underprosjekt er et helt vanlig filter inne de aller fleste rapportene våre. Det være seg fakturarapport, fakturagrunnlag, timeforbruk, innsendte skjema, godkjenning av timer osv. 

 

Diverse linker til andre artikler som kan være nyttig i forbindelse med
endrings - og tilleggsarbeid: 

Opprett prosjekt
Opprette underprosjekt
Lage ny skjemamal
Rapporter
Endrings-, avviks- og regningsarbeid