En beskrivelse av SmartDoks skjemabygger og hvordan man kan opprette skjemamaler
(Merk: Dette er kun tilgjengelig for de som har HMS/KS/SmartMEF aktivert. Ønsker du å få den aktivert eller mer informasjon kan du ta kontakt med oss her).
Oppretting av ny skjemamal kan gjøres av administrator og prosjektadmin ved å gå til
- HMS/KS --> Skjemamalbibliotek --> +Ny
Skjemamalen er ikke tilgjengelig for utfylling hos de ansatte før man har publisert den. Alle endringer som gjøres underveis i skjemabyggeren blir automatisk lagret. - Huk av for om skjemamalen skal knyttes mot Prosjekt eller Maskin
(avhenger av hvilke moduler firmaet har aktivert på sin SmartDok-konto) - Velg kategori i nedtrekkslisten, eller opprett ny kategori ved å trykke på Ny
Alle skjemamaler må knyttes mot en kategori. Eventuelle underkategorier vises samlet under hovedkategori i denne nedtrekkslisten.
- Fyll ut skjemanavn, beskrivelse om ønskelig
- Fyll ut dokumentnummer, hvem skjemamalen er opprettet av og hvem som har godkjent den samt godkjent dato
- Huk av for om det er ønskelig at alle innsendte skjema med denne skjemamalen skal vises til alle med rollen Bruker i SmartDok
- Trykk deretter Opprett for å komme til selve skjemabyggeren
Som standard ligger prosjekt-/underprosjektliste, emnefelt, standard e-post-valg for innsendt skjema og et signaturfelt som vil bli synlig i appen i skjemaet. Skjemamalen vil også inneholde opplysninger om hvem den er opprettet/godkjent av og når (dette er mulig å skjule under Innstillinger)
Oppbygning av skjemamalen
- Legg til elementer fra den gule boksen på høyre side
- Tekst: Her kan man legge til tekstelementer slik som overskrift (uthevet skrift), generelt tekstfelt uten svarfelt og tekstfelt med lite/stort svarfelt.
- Svarbokser: Det finnes to forskjellige svarbokser å velge mellom: Flervalg (checkbox) og Ènvalg (radio buttons). Begge varianter gir muliget for å legge til så mange svaralternativer man ønsker, samt mulighet for å legge til et kommentarfelt.
- Nedtrekksliste: Gjør det mulig å sortere alle svaralternativer i èn liste. Kun ett svaralternativ kan velges.
- Dato/klokkeslett: Gjør det mulig å velge dato, klokkeslett eller dato/klokkeslett i svarfelt. Basert på hvilket format som er valgt i skjemamalen vil brukeren få opp datovelger og/eller klokkeslettvalg direkte i appen og på web.
- Tabell: Mulighet for å legge en tabell rett inn i skjemaet. Her velger man ønsket antall kolonner og rader først. Maks. antall kolonner er 16, og dersom man velger mer enn 7 kolonner vil man bli spurt om man ønsker å endre til liggende visningsformat, da dette gir best visning av slike tabeller. Maks antall rader er 15. Man kan også velge å legge inn fast tekst i kolonne 0. Dette medfører da en annen type oppsett av tabellen (se skisse under).
- Tegning/skisse: Gir deg mulighet til å legge inn enten et bilde eller en tom bakgrunn som kan brukes til å tegne/skrive på ved utfylling.
- Prosjektliste: Legger inn en nedtrekksliste med oppdaterte prosjekt/underprosjekt for firmaet. Kan f.eks. brukes i skjema mot maskin med spørsmålet “Hvilket prosjekt ble maskinen sist benyttet på?”.
- Maskinliste: Legger inn en nedtrekksliste med oppdaterte maskiner for firmaet. Kan f.eks. brukes i skjema mot prosjekt med spørsmålet “Hvilken maskin ble benyttet på prosjektet i dag?”.
- Ansattliste: Legger inn en nedtrekksliste med firmaets ansatte. Kan f.eks. brukes i skjema med spørsmålet "Hvem var tilstede under hendelsen?".
- Signatur: Mulighet for å legge inn flere signaturfelter på ønsket sted i skjemaet. Signaturen kan kun fylles ut via app. Det er påkrevd å skrive inn navnet i klartekst etterpå, men det spørres ikke om e-postadresse slik som i standardsignaturen nederst i skjemaet. - Klikk på + symbolet for å flytte elementene/endre rekkefølgen på elementene
- Klipp på tannhjulet for egne innstillinger på selve elementet, eller for å slette elementet/lage duplikat
- Huk av/fjern avhukingen for utsendelse av e-post til prosjektleder/oppdragsgiver for å gjøre denne innstillingen forhåndsvalgt. (Utfyller av skjemaet kan fortsatt velge å huke av/på etter eget ønske)
- Publiser skjemaet/lagre den som utkast
Publiser ved å trykke på Publiser. Skjemamalen vil nå være tilgjengelig for alle å fylle ut.
Om det er ønskelig å lagre skjemamalen som utkast, og derav ikke tilgjengeliggjøre skjemamalen for ansatte, kan man enkelt gå ut av skjemabyggeren ved å navigere til en annen side i SmartDok. Skjemamalen vil automatisk lagres, og vil kunne hentes opp igjen under HMS/KS --> Skjemamaler som et utkast, og kan når som helst publiseres derfra.
Hjelpevideo om skjemabyggeren.
Hjelpevideo om skjema mot maskin kan du se her
SmartDok har også HMS/KS Pro hvor man får RUH, kvalitetsavvik m.m. Her kan man velge mellom en rekke skjemamaler fra vårt bibliotek. En oversikt over skjemamalene finner du her
For ytterlige spørsmål ta kontakt med Support HER.
Har du ikke denne funksjonen/modulen?
Kontakt vår salgsavdeling eller ring 90 40 33 33 for mer informasjon.