Informasjon om hvordan man kan se og behandle innsendt kvalitetsavvik i SmartDok
Når et kvalitetsavvik sendes inn vil det alltid bli tildelt en saksbehandler. Dette styres av de tilhørende valgene i firmaets kvalitetsavvik-oppsett.
Saksbehandler varsles alltid om innsendt rapport via en e-post der saksnummer, prosjekt og innsendingstidspunkt framkommer. I tillegg inneholder e-posten en PDF av den innsendte rapporten.
For videre behandlinga v rapporten må man logge seg inn på SmartDok på web og gå til
- HMS/KS / SmartMEF --> Kvalitetsavvik --> Oversikt
Et innsendt kvalitetsavvik kan ha tre forskjellige statuser:
- Ubehandlet: Rapporten har ikke blitt endret på noen måte etter innsending
- Åpen: Rapporten er under behandling av en saksbehandler
- Lukket: Rapporten har blitt behandlet og er avsluttet/lukket
Status endres automatisk fra Ubehandlet til Åpen når en saksbehandler trykker på Valg --> Behandle kvalitetsavvik. Hvis man kun ønsker å se på kvalitetsavviket kan man klikke på Valg --> Se på kvalitetsavvik
Behandle kvalitetsavviket
For å kunne behandle det innsendte kvalitetsavviket så må du enten trykke på Valg --> Behandle kvalitetsavvik, eller på Behandle kvalitetsavvik i knappeboksen på høyre side når du er inne i se-modus på rapporten
I behandlingsmodus har man tilgang til å endre på alle felter bortsett fra innsenders navn og innsendingsdato. Alle endringer som lagres vil bli logget i hendelsesloggen. Her fremkommer hva som ble endret, når det ble gjort og hvem som gjorde endringen.
Et innsendt kvalitetsavvik vil alltid bli tildelt en saksbehandler, men man kan imidlertid endre til en annen saksbehandler når som helst under behandling av avviksrapporten. Dette gjøres via nedtrekkslisten under Saksbehandler. Her kan man velge mellom de med rollen bas, prosjektadministrator eller administrator. Den nye saksbehandleren vil motta en e-postvarsling som informerer om dette ansvaret, og vil deretter finne den tildelte rapporten under
HMS/KS / SmartMEF --> Kvalitetsavvik --> Oversikt
Dersom det er hensiktsmessig så kan man legge inn en tidsfrist på avviksrapporten. Denne defineres i behandlingsmodus via feltet "Tidfrist for lukking av kvalitetsavvik". Her velges dato og klokkeslett for når avviket senest skal være lukket og avsluttet. Deenne informasjonen vil gjenspeiles i kolonnen tidsfrist på oversiktssiden. Tallene er sorte helt frem til tidsfrist passeres, og deretter blir de røde for å indikere av fristen har utløpt.
Bildevedlegg
Et innsendt kvalitetsavvik kan inneholde bilder som dokumenterer hendelsen. Ved behov kan ytterligere bilder legges til under behandlingen. Dette gjøres under seksjonen "Bilder". Trykk på "Velg filer" og legg til bilder direkte fra mappestruktur på din datamaskin. Det er i tillegg mulig å legge ved PDF-filer om det er behov for det.
Innsender kan supplere med ekstra bilder i etterkant av at avviksrapporten er sendt inn. Dette gjøres via menypunktet HMS/KS / SmartMEF --> Innsendte avvik på appen. Her velger man korrekt avviksrapport, og trykker på Bilder og +symbolet for å legge til flere bilder.
Internkommunikasjon rundt innsendt kvalitetsavvik
Som saksbehandler kan du på en enkel måte kontakte innsender og be om ytterligere informasjon via meldingstjenesten nederst i behandlingsvinduet. Meldinger du skriver her vil bli sendt til innsender som push-varsel, og vedkommende kan svare direkte til deg via SmartDok-appen. Du kan også velge å inkludere SMS-varsling av meldingen.
NB! For at denne funksjonen skal virke så er det viktig at alle brukere av SmartDok-appen godtar at denne sender og mottar push-meldinger. Dette spørres det om når man laster ned appen og logger inn ved første gang, men kan også ordnes i ettertid under Innstillinger på telefonens menysystem.
PDF-eksport og e-post utsending
En rapport av et avvik kan når som helst eksporteres til PDF via tilhørende knapp i verktøylinja i behandlingsmodus. Du vil da bli spurt om du ønsker å inkludere hendelsesloggen og evt. meldinger i denne. Generert PDF vil få et filnavn bestående av følgende elementer:
"Kvalitet, avviksnr, prosjeknr, prosjektnavn, dato/klokkeslett for innsending"
Rapport av et avvik kan også sendes direkte på e-post til mottakere. Dette gjøres via knappen "Send e-postkopi" i verktøylinja i behandlingsmodus. Legg inn adresse til ønskede mottakere, samt en overskrift og evt. melding. Mottakere vil motta e-post med kvalitetsavvik-rapporten som PDF-vedlegg.
Avslutt og lukk kvalitetsavviket
Når behandlingen av et kvalitetsavvik er ferdig kan det lukkes via knappen "Avslutt og lukk avvik" i knappeboksen til høyre for behandlingsvinduet. Du finner samme mulighet via
Valg-knappen ute i oversiktsbilde.
Dersom avviket må gjenåpnes for videre behandling, så kan dette gjøres ved å klikke på
Valg --> Gjenåpne Kvalitetsavvik
Rapporten vil da skifte status til "Åpen" igjen, og man kan fortsette å behandle den som før. Antall dager mellom innsending og lukking oppdateres på nytt når den igjen lukkes.
Mer informasjon om kvalitetsavvik finnes her
Informasjon om hvordan man sender inn Kvalitetsavvik i app her og web her
Har du ikke denne funksjonen/modulen?
Kontakt vår salgsavdeling eller ring 90 40 33 33 for mer informasjon.
For ytterlige spørsmål ta kontakt med Support HER.