Kvalitetsavvik
      Tilbake til hjem
      1. Support
      2. HMS/KS
      3. Kvalitetsavvik

      Se og behandle kvalitetsavvik

      Hvordan se og behandle innsendte kvalitetsavvik i SmartDok?

      Hva skjer når et kvalitetsavvik sendes inn?

      • Tildeling av saksbehandler:
        • Kvalitetsavvik tildeles automatisk en saksbehandler basert på firmaets oppsett.
        • Saksbehandler varsles via e-post med saksnummer, prosjekt, innsendingstidspunkt og en PDF-kopi av rapporten.
      • Tilgang til rapporten:
        • Logg inn på SmartDok via web og gå til HMS/KS eller SmartMEF → Kvalitetsavvik → Oversikt.
        • htgb

      Statuser på kvalitetsavvik

      • Ubehandlet: Rapporten er ikke redigert etter innsending.
      • Åpen: Rapporten er under behandling.
      • Lukket: Rapporten er ferdig behandlet og avsluttet.
      • Endring av status:
        • Status endres fra "Ubehandlet" til "Åpen" når saksbehandler velger Valg → Behandle kvalitetsavvik.
        • Velg Se på kvalitetsavvik for å lese rapporten uten å gjøre endringer.Endring av status:

      Behandle kvalitetsavvik

      • Tilgang til behandlingsmodus:
        • Klikk på Valg → Behandle kvalitetsavvik eller Behandle kvalitetsavvik i knappeboksen til høyre når du er inne på kvalitetsavviket.
      • Redigering:
        • Alle felter unntatt innsenders navn og innsendingstidspunkt kan redigeres.
        • Endringer loggføres i hendelsesloggen med detaljer om hva som er endret, hvem som gjorde det og når.
      • Endre saksbehandler:
        • Saksbehandler kan endres via nedtrekksmenyen i behandlingsvinduet.
        • Ny saksbehandler varsles via e-post og finner rapporten under HMS/KS eller SmartMEF → Kvalitetsavvik → Oversikt.
      • Legge til tidsfrist:
        • Angi en tidsfrist for lukking av avviket i feltet Tidsfrist for lukking av kvalitetsavvik.
        • Fristen vises i kolonnen Tidsfrist på oversiktssiden. Tallene blir røde når fristen er utløpt.

      Bildevedlegg

      • Legge til bilder:
        • Last opp flere bilder eller PDF-filer under behandlingsvinduet i seksjonen Bilder.
        • Trykk på Velg filer for å laste opp filer fra datamaskinen.
      • Supplere bilder via appen:
        • Innsender kan legge til bilder i etterkant under HMS/KS eller SmartMEF → Innsendte avvik → Gjeldende avvik → Bilder i appen.

      Internkommunikasjon

      • Meldinger:
        • Saksbehandler kan kontakte innsender via meldingsfeltet nederst i behandlingsvinduet.
        • Meldinger sendes som push-varsel og kan suppleres med SMS-varsling.
        • Innsender kan svare direkte via appen, og svaret vises umiddelbart i behandlingsvinduet.
      • Viktig:
        • Push-varsler krever at brukeren har aktivert varslinger i appen. Dette kan gjøres under telefonens innstillinger.

      PDF-eksport og e-postutsending

      • Eksport til PDF:
        • Klikk på Eksporter til PDF i behandlingsvinduet.
        • Velg om hendelsesloggen og meldinger skal inkluderes.
        • Generert PDF inkluderer detaljer som saksnummer, prosjektnavn og innsendingstidspunkt.
      • E-postkopi:
        • Bruk knappen Send e-postkopi for å sende rapporten som PDF-vedlegg til mottakere.
        • Angi e-postadresser, overskrift og melding.

      Avslutte og lukke kvalitetsavvik

      • Lukke rapport:
        • Klikk på Avslutt og lukk avvik i behandlingsvinduet eller via Valg i oversiktsbildet.
        • Status endres til "Lukket", og antall dager mellom innsending og lukking vises i parentes.
      • Gjenåpne rapport:
        • Velg Valg → Gjenåpne Kvalitetsavvik for å åpne rapporten igjen.
        • Rapporten skifter til "Åpen" og kan behandles videre.

      Relaterte ressurser

      Kontakt for hjelp

      Support
      Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

      Salg
      Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

      Telefon
      Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.