Hva er kvalitetsavvik i SmartDok?
Kvalitetsavvik er en del av SmartDoks standardiserte system for avvikshåndtering. Det gir virksomheter et verktøy for å rapportere, behandle og analysere avvik knyttet til kvalitet. Løsningen inkluderer tilpasningsmuligheter for hvordan rapporteringen settes opp på firmanivå.
Hovedfunksjoner og tilgangsnivåer
Kvalitetsavvik-løsningen er delt inn i tre hovedområder:
1. Oppsett (kun for administrator og kvalitetsansvarlig)
- Definerer innholdet i kvalitetsavvik-rapporteringen.
- Må være fullført før ansatte kan sende inn avvik.
- Innstillinger inkluderer:
- Ansvarlige: Bedriftens eller prosjektets kvalitetsansvarlige som saksbehandler.
- Tidsfrister: Standard lukketidsfrist.
- E-postvarsling: Hvem som mottar kopi av rapport.
- Rapportstruktur: Hvilke felt som skal være obligatoriske, valgfrie eller utelatt.
- Alvorlighetsgrad: Velg mellom tre eller fem nivåer.
- PDF-filnavn: Tilpasning av struktur.
Følgende felter er alltid obligatoriske i kvalitetsavvik-rapporteringen: Oppdaget tidspunkt, Prosjekt/underprosjekt, Tittel, Beskrivelse og Bilder. Disse vises alltid i hovedvisningen og må fylles ut før rapporten kan sendes inn.
Felter som ikke er inkludert i oppsettet vil ikke være synlige ved registrering eller behandling av kvalitetsavvik.
Hvis det er behov for å endre oppsettet senere, kan dette gjøres via oppsettet. Endringer lagres og trer i kraft umiddelbart neste gang ansatte åpner kvalitetsavvik-registreringen.
- Velg hvilke felt som skal inkluderes i både registrering og behandling, kun i behandling, eller ikke inkludert i det hele tatt
- Velg hvilke felt i rapporten som skal være obligatorisk å fylle ut
- Velg relevante utvalg for din bedrift for de forskjellige feltene og/eller legg til egendefinerte valg
- Velg om alvorlighetsgrad skal angis i tre eller fem steg
Elementer som ikke inkluderes i oppsettet vil heller ikke dukke opp i senere behandling av Kvalitetsavviket.
2. Oversikt (tilgjengelig for bas, prosjektleder og administrator)
Alle innsendte kvalitetsavvik du har tilgang til å se eller behandle vises her. Bruk filteret øverst for å velge prosjekt, underprosjekt eller saksbehandler.
- Klikk på den grå knappen med pil-ikonet for å åpne det utvidede filteret. Her kan du definere dato og rapportstatus.
- Velg ønsket filtrering, og trykk oppdater for å vise resultatene i hovedvisningen.
Tilgang til oversikten:
- Bas og prosjektadministrator: Kan kun se kvalitetsavvik der de er satt som saksbehandler.
Administrator og kvalitetsleder: Har tilgang til alle rapporter, uavhengig av saksbehandler. De kan også behandle andres saker og endre saksbehandler.
Dersom man trykker på selve linjen i hovedvisningen så kommer man inn på rapportdetaljene i "se-modus". For å åpne redigeringsmodus så kan man trykke på "Behandle kvalitetsavvik" i menyen til høyre. Alternativt så kan man trykke på Valg-knappen til venstre i hovedvisningen, og velge "Behandle kvalitetsavvik" der.
3. Rapporter (tilgjengelig for bas, prosjektleder og administrator)
- Denne siden gir en oversikt over alle tilgjengelige kvalitetsavvik-rapporter, inkludert sammendrag og statistikk. Bruk filteret øverst for å sortere etter prosjekt, hendelsestype, årsak, arbeidsoperasjon og status. Filteret har en hovedvisning for datoperiode og prosjekt/underprosjekt, og en utvidet visning med flere detaljer.
- Trykk Oppdater for å vise rapporter som samsvarer med filtreringen. Sammendraget over hovedvisningen viser sirkeldiagrammer for hendelser, årsaker og typer, samt en graf for kostnadsoversikt. Blå søyler viser individuelle kostnader, mens en rød linje viser akkumulert kostnad.
- Rapportene vises under sammendraget, der du kan se detaljer og analysere innholdet.
Klikk her for å se webinar om Kvalitetssavvik.
Kontakt for hjelp
Support
Har du spørsmål eller trenger hjelp? Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.
Salg
Ønsker du informasjon om funksjoner eller moduler vi tilbyr? Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.
Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.