Meddelandefunktion för avvikelser och kvalitetsavvikelser

Meddelandefunktionen gör det möjligt för handläggare och den som rapporterat att kommunisera direkt i SmartDok, utan externa kanaler som SMS eller Messenger. All dialog sparas på den aktuella rapporten, så att kommunikationen är dokumenterad och tillgänglig för alla med åtkomst till ärendet.

Så använder du meddelandefunktionen

1. Öppna en inrapporterad avvikelse eller kvalitetsavvikelse för handläggning.
2. Hitta sektionen Meddelanden i rapporten.
3. Skriv frågor eller kommentarer i textfältet och tryck Skicka.
4. Den som rapporterat får omedelbart ett push-notis på telefonen och kan svara direkt från SmartDok-appen.

Obs! Om andra med åtkomst till rapporten skriver ett meddelande i dialogen inkluderas de automatiskt och får notis vid varje nytt meddelande.

Historik och dokumentation

• All dialog sparas på den aktuella rapporten och finns dokumenterad på ett ställe.
• Meddelandena följer med vid PDF-export, om du inte väljer att exportera utan logg och meddelanden.

Håll koll med notisbjällran

I den övre menyraden i SmartDok på webben visas en bjällra som visar nya meddelanden.

   

• En röd prick med siffra visar antal olästa meddelanden.
• Tryck på bjällan för att se vilka rapporter som har olästa meddelanden.
• Tryck på ett meddelande i listan för att gå direkt till den aktuella rapporten.

Så ser det ut för den som rapporteraten i appen

Den som rapporterat hittar meddelandeutbytet inne på den aktuella rapporten i SmartDok-appen. När handläggaren skickar ett meddelande visas det som ett push-notis på telefonen. Genom att trycka på notisen öppnas dialogen direkt i appen. En bjällra högst upp i appen visar också om det finns olästa meddelanden.

Obs! Meddelandefunktionen är endast tillgänglig i den nya SmartDok-appen.

Obs! Push-notiser förutsätter att den som rapporteraten har godkänt notiser från SmartDok-appen. SmartDok skickar endast push-notiser vid relevant aktivitet – du kommer inte att bli notifierad i onödan. Vi rekommenderar därför alla användare att godkänna notiser från SmartDok-appen.

Fördelar med meddelandefunktionen

• Samlad dokumentation – All kommunikation sparas på ärendet, säkert och strukturerat.
• Snabbare klarlägganden – Push-notiser gör att den som rapporteraten kan svara snabbt, även om de befinner sig ute på en byggarbetsplats.
• Allt i en app – Inget behov av externa kanaler – allt sker i SmartDok.

Vanliga frågor (FAQ)

Vem kan skicka meddelanden i en rapport? Handläggare och den som rapporterat kan skicka meddelanden. Andra med åtkomst till rapporten kan också skriva i dialogen och inkluderas då automatiskt i meddelandeutbytet.

Försvinner meddelandena när rapporten stängs? Nej, all dialog sparas på rapporten och är tillgänglig även efter stängning.

Följer meddelandena med i PDF-exporten? Ja, meddelandena inkluderas i PDF-exporten. Vill du exportera utan meddelanden kan du välja bort logg och meddelanden vid export.

Fungerar meddelandefunktionen i den gamla SmartDok-appen? Nej, meddelandefunktionen är endast tillgänglig i den nya SmartDok-appen.

Får den som rapporteraten notis när handläggaren skickar ett meddelande? Ja, den som rapporteraten får omedelbart ett push-notis på telefonen.

Varför får den som rapporteraten inte notis när handläggaren skickar ett meddelande? För att ta emot push-notiser måste den som rapporteraten ha godkänt notiser från SmartDok-appen. Det görs i telefonens inställningar under notiser för SmartDok-appen. SmartDok skickar endast notiser vid relevant aktivitet – vi rekommenderar därför att aktivera detta.

Relaterade artiklar

Se och behandla insänd avvikelse

Support

Tel. 08-124 569 40

E-post: support@smartdok.se