Se och behandla insänd avvikelse

När en avvikelse skickas in i SmartDok tilldelas den automatiskt en handläggare. Detta styrs av företagets avvikelseinställningar. Handläggaren får en e-postnotis med information om ärendenummer, projekt och tid för inrapportering.

Hitta avvikelsen

1. Logga in på SmartDok via webben.
2. Navigera till KMA/Dokumentation → Avvikelser → Översikt.

Statusar för avvikelser

• Obearbetad: Ingen åtgärd har vidtagits.
• Öppen: Handläggaren behandlar avvikelsen.
• Stängd: Avvikelsen är färdigbehandlad och avslutad.

Status ändras automatiskt från Obearbetad till Öppen när handläggaren klickar på Alternativ → Behandla avvikelse. Om du endast vill granska avvikelsen väljer du Visa avvikelse.

Bearbeta avvikelse

1. Klicka på Alternativ → Behandla avvikelse eller välj Behandla avvikelse i visningsläget.
2. Redigera relevanta fält i rapporten (avsändarnamn och insändningsdatum/-tid kan inte ändras).
3. Ändringar loggas automatiskt i händelseloggen.
4. Handläggaren kan byta till en annan handläggare – den nya får en e-postnotis vid sparning.

1. Ytterligare fält för kostnader, frånvaro och korrigerande åtgärder blir tillgängliga.
2. En tidsfrist kan anges via fältet "Tidsfrist för att lösa avvikelsen".
   • Fristen visas i kolumnen "Deadline" i översikten.
   • Svart text = tidsfristen gäller, röd text = tidsfristen har passerat.

Position och fotobilagor

• Om avsändaren har angett en position, visas den på en karta.
• Om ingen position angetts, visas "Inte tillgängligt".
• Insända bilder visas i bilagefältet, och fler kan laddas upp vid behov.
• PDF-bilagor kan inkluderas.
• Insändaren kan ladda upp fler bilder tills avvikelsen är stängd.

Intern kommunikation

• Handläggaren kan kontakta insändaren via fältet Kommentarer/dialog.
• Meddelanden skickas som notiser i SmartDok-appen, med möjlighet till SMS-avisering.
• Insändaren kan svara via appen, och svaret syns direkt i avvikelsen.
• OBS! Användaren måste ha aktiverat notiser för att denna funktion ska fungera.

PDF-export och e-post

• Klicka på Exportera till PDF för att skapa en PDF-version av rapporten.
• Du kan välja om händelseloggen ska inkluderas.
• PDF-rapporten kan skickas som e-postkopia till en eller flera mottagare.

Avsluta och stänga en avvikelse

1. Klicka på Avsluta avvikelse i knapprutan eller välj Alternativ → Avsluta avvikelse.
2. När avvikelsen är stängd visas den som "Avslutad" i översikten, tillsammans med antalet dagar mellan inlämning och stängning.
3. Om en avvikelse behöver återöppnas klickar du på Alternativ → Återöppna avvikelse.
   • Rapportens status ändras till Öppen, och den kan bearbetas igen.
   • Antalet dagar uppdateras vid ny stängning.

För övriga frågor kontakta vår support på telefon: 08 - 12456940
Eller via mail: support@smartdok.se