Importera verktyg

Du kan importera flera verktyg samtidigt genom att ladda upp en fil med verktygsinformation. Importen skapar nya verktyg – den uppdaterar aldrig verktyg som redan finns i SmartDok. Tidigare behövde du skicka filen till support för att få den importerad. Nu gör du detta själv.

Så startar du importen

Gå till Verktyg → Verktyg.
Klicka på Mer-knappen (de tre punkterna).
Välj Importera verktyg.
Ladda upp din fil.

Krav på filen

Filformat: XLSX eller CSV. Vid XLSX läses bara det första bladet i filen.
Max filstorlek: 10 MB.
Max antal rader: 60 000.
Max antal kolumner: 20. Har filen fler kolumner ignoreras de överskjutande.
Rubrikrad är valfri. Har filen en rubrikrad kan den vara på svenska, norska eller engelska.
Kolumnordningen har ingen betydelse. Systemet föreslår automatiskt vilken kolumn som hör till vilket fält, och du kan ändra förslaget själv.

Vilka fält kan importeras

Systemet känner igen dessa fält:

Internnummer (obligatoriskt)
Kategori (obligatoriskt)
Plats (obligatoriskt)
Namn
Anskaffningsdatum
Inköpsställe
Lokaliserad av
Tillverkare
Pris
Hyrpris (internt)
Hyrpris (externt)
Decibel (dB)
Vibration
Beskrivning

Internnumret måste vara unikt och kan vara max 10 tecken. Det görs ingen skillnad mellan stora och små bokstäver. Har verktyget en lång nummerserie från ett annat system är detta den vanligaste orsaken till att en rad stoppas.

Förhandsvisning före import

Efter uppladdning visar systemet en förhandsvisning av varje rad, så som den kommer att sparas. Du kan rätta enskilda celler direkt i förhandsvisningen innan du slutför importen.

Genomgång av nya kategorier och platser

Innehåller filen namn på kategorier eller platser som inte finns i SmartDok sedan tidigare, får du en egen översikt över dessa. För varje ny kategori eller plats väljer du om du vill:

Slå ihop den med en befintlig kategori/plats, eller
Skapa den som ny.

Systemet visar också hur många verktyg som redan använder en befintlig kategori eller plats. Använd detta för att undvika att skapa dubbletter av misstag.

Vad händer med rader som har fel

Importen kontrollerar varje rad separat. En rad importeras inte, och rapporteras med orsak, om:

Ett obligatoriskt fält (Internnummer, Kategori eller Plats) är tomt.
Ett värde är för långt.
Ett tal eller ett datum inte kan tolkas.
Ett ja/nej-fält innehåller ett värde systemet inte känner igen.
Internnumret är en dubblett av ett internnummer som redan finns.

Obs: Rader med fel stoppar inte hela importen. Alla giltiga rader i filen importeras, även om vissa rader stoppas. Blir importen avbruten under körningen är det säkert att köra samma fil igen – rader som redan importerats stoppas då på internnummer-dubbletten, medan resten importeras.

Loggning av flytthistorik

Verktyg som importeras får en loggpost på den plats de importeras till. Flytthistoriken för verktyget börjar därmed räknas från importtillfället.

Kasserade verktyg och internnummer

Ett internnummer som är registrerat på ett kasserat verktyg hålls inte kvar. Du kan därför återanvända internnumret på ett nytt verktyg, till exempel en ersättare.

Hur tal, belopp och datum tolkas

Tal och belopp känns igen oavsett vilket tecken som används som tusentalsavgränsare eller decimaltecken.
Belopp skrivna med valuta, som "450 kr" eller "980,-", rensas automatiskt till ett tal.
Datum läses alltid med dagen först. Filer från engelskspråkiga system använder ofta månad först. Sådana datum kan tolkas fel utan att du får något felmeddelande. Kontrollera datumen i förhandsvisningen innan du slutför importen.

Bilder

Bilder kan inte importeras via fil. Lägg till bild manuellt på varje verktyg efter att importen är slutförd.

Vanliga frågor (FAQ)

Kan jag uppdatera befintliga verktyg med import?
Nej, importen skapar bara nya verktyg. Den uppdaterar inte verktyg som redan finns i SmartDok.

Vad händer om jag importerar samma fil två gånger?
Rader med internnummer som redan är i bruk stoppas och importeras inte. Endast rader med nytt, unikt internnummer importeras. Det är därför säkert att köra en avbruten import igen.

Måste jag fortfarande skicka filen till support?
Nej, import av verktyg är självbetjänt. Du laddar upp filen själv i SmartDok, utan att gå via ett supportärende.

Kan jag återanvända internnumret från ett kasserat verktyg?
Ja, ett kasserat verktyg håller inte kvar sitt internnummer. Det kan därför användas igen, till exempel på en ersättare.

Varför stoppas vissa rader i min fil?
En rad stoppas om Internnummer, Kategori eller Plats saknas, ett värde är för långt, ett tal eller datum inte kan tolkas, ett ja/nej-fält har ett okänt värde, eller om internnumret redan är i bruk. Orsaken visas i förhandsvisningen.

Kan jag importera bilder på verktyg?
Nej, bilder måste läggas till manuellt på varje verktyg efter att importen är slutförd.

Relaterade artiklar

Importera maskiner

Behöver du mer hjälp?
Kontakta SmartDok support:
📧 support@smartdok.se
📞 08-124 569 40