Importer verktøy

Du kan importere flere verktøy samtidig ved å laste opp en fil med verktøyinformasjon. Importen oppretter nye verktøy — den oppdaterer aldri verktøy som allerede finnes i SmartDok.

Slik starter du importen

Gå til Verktøy → Verktøy.
Trykk på Mer-knappen (de tre prikkene).
Velg Importer verktøy.
Last opp filen din.

Krav til filen

Filformat: XLSX eller CSV.
Ved XLSX leses kun det første arket i filen.
Maks filstørrelse: 10 MB.
Maks antall rader: 60 000.
Maks antall kolonner: 20. Har filen flere kolonner, blir de overskytende kolonnene ignorert.
Overskriftsrad er valgfri. Har filen en overskriftsrad, kan den være på norsk, svensk eller engelsk.
Kolonnerekkefølgen har ingen betydning. Systemet foreslår automatisk hvilken kolonne som tilhører hvilket felt, og du kan overstyre forslaget selv.

Hvilke felt kan importeres

Internnummer (påkrevd)
Navn (påkrevd)
Kategori (påkrevd)
Lokasjon (påkrevd)
Serienummer
Fabrikant
Kjøpssted
Anskaffet dato
Kjøpesum/Pris
Leiepris (internt)
Leiepris (eksternt)
Beskrivelse

Internnummer må være unikt og kan være maks 10 tegn. Det skilles ikke mellom store og små bokstaver. Har verktøyet en lang nummerserie fra et annet system, er dette den vanligste årsaken til at en rad stoppes.

Etter opplastning fortsetter du importen

Kontroller kolonnematchingen. Systemet foreslår automatisk hvilken kolonne i filen som tilhører hvilket felt i SmartDok. Rett opp manuelt om noe er feil.
Inneholder filen kategorier eller lokasjoner som ikke finnes i SmartDok fra før, får du en egen oversikt over disse. Velg for hver om den skal slås sammen med en eksisterende, eller opprettes som ny. Systemet viser også hvor mange verktøy som allerede bruker en eksisterende kategori eller lokasjon, til hjelp mot dubletter.
Gå videre til forhåndsvisningen. Her ser du hver rad slik den vil bli lagret. Rett enkeltceller direkte hvis noe må endres.
Fullfør importen.

Hva skjer med rader som har feil

Importen sjekker hver rad for seg. En rad importeres ikke, og rapporteres med årsak, hvis:

Et påkrevd felt (Internnummer, Kategori, Lokasjon eller Navn) er tomt.
En verdi er for lang.
Et tall eller en dato ikke kan tolkes.
Et ja/nei-felt inneholder en verdi systemet ikke kjenner igjen.
Internnummeret er en dublett av et internnummer som allerede finnes.

Rader med feil stanser ikke hele importen. Alle gyldige rader i filen importeres, selv om enkelte rader stoppes. Blir importen avbrutt underveis, er det trygt å kjøre den samme filen på nytt — rader som allerede er importert stoppes da på internnummer-dubletten, mens resten importeres.

Loggføring av bevegelseshistorikk

Verktøy som importeres, får en loggpost på lokasjonen de importeres til. Bevegelseshistorikken for verktøyet starter dermed fra importtidspunktet.

Kasserte verktøy og internnummer

Et internnummer som er registrert på et kassert verktøy, holdes ikke av. Du kan derfor gjenbruke internnummeret på et nytt verktøy, for eksempel en erstatning.

Hvordan tall, beløp og datoer tolkes

Tall og beløp gjenkjennes uavhengig av hvilket tegn som er brukt som tusenskille eller desimaltegn.
Beløp skrevet med valuta, som «450 kr» eller «980,-», renses automatisk til et tall.
Datoer leses alltid med dag først. Filer fra engelskspråklige systemer bruker ofte måned først. Slike datoer kan bli tolket feil, uten at du får noen feilmelding. Kontroller datoene i forhåndsvisningen før du fullfører importen.

Bilder

Bilder kan ikke importeres via fil. Legg til bilde manuelt på hvert verktøy etter at importen er fullført.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Kan jeg oppdatere eksisterende verktøy med import?
Nei, importen oppretter kun nye verktøy. Den oppdaterer ikke verktøy som allerede finnes i SmartDok.

Hva skjer om jeg importerer samme fil to ganger?
Radene med internnummer som allerede er i bruk stoppes og importeres ikke. Kun rader med nytt, unikt internnummer blir importert. Det er derfor trygt å kjøre en avbrutt import på nytt.

Kan jeg gjenbruke internnummeret til et kassert verktøy?
Ja, et kassert verktøy holder ikke på internnummeret sitt. Det kan derfor brukes på nytt, for eksempel på en erstatning.

Hvorfor stoppes noen rader i filen min?
En rad stoppes hvis Internnummer, Kategori eller Lokasjon mangler, en verdi er for lang, et tall eller en dato ikke kan tolkes, et ja/nei-felt har en ukjent verdi, eller internnummeret allerede er i bruk. Årsaken vises i forhåndsvisningen.

Kan jeg importere verktøybilder?
Nei, bilder må legges til manuelt på hvert verktøy etter at importen er fullført.

Tilleggsressurser

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.