Generelt om TimeKonto

Informasjon om SmartDoks TimeKonto/Timebank

SmartDok har TimeKonto. Dette er en løsning for å registrere timer til avspasering og er en løsning som fungerer time for time. TimeKonto kan ikke begrenses slik at det kun synes for noen, så om systemet er tatt i bruk vil alle ansatte ha mulighet til å sette inn og ta ut timer.

• En enkel måte for å registrere og administrere avspaseringstimer (time for time)
• Gir god oversikt for administrasjonen og den enkelte ansatte (har til enhver tid tilgang på saldo via web/app)
• Saldo justeres automatisk ved innskudd eller uttak fra TimeKonto

• Dere må ha fraværsregistrering aktivert for å kunne benytte TimeKonto
• All uttak fra TimeKonto bør settes på et spesifikt fraværsprosjekt
• Sørg for å gjennomgå innstillinger/oppsett i TimeKonto slik at korrekte lønnsarter/lønnsartkoder benyttes.

Se følgende scenarioer for alternative varianter av oppsett. Oppsett kan også sees i dette dokumentet.

TimeKonto - Scenario 1:

1. Ansatt registrerer 9,5 timer på prosjekt A, der 2 timer settes til TimeKonto:
   
   --> Lønnsgrunnlag: 7,5 timer tilknyttet prosjekt A vil gå til lønnsgrunnlaget
   
   --> TimeKonto: 2 timer vil gå til TimeKonto
          --> TimeKonto saldo: x + 2 timer
   
   
2. Framtidig uttak av timer fra TimeKonto vil se ut som følgende:
   
   --> Ansatt registrerer sitt fravær der vedkommende bruker 2 timer fra TimeKonto som vil være tilknyttet fraværsprosjekt (avspasering)
          --> Lønnsgrunnlag: 2 timer tilknyttet fraværsprosjekt vil gå til lønnsgrunnlaget

Den ansatte skal kun ha utbetalt ordinær tid (7,5 timer) ved opprinnelig lønnskjøring. De to timene som er satt til TimeKonto skal utbetales ved avspasering og knyttes da til en framtidig lønnskjøring.

• Fordel: Timene er knyttet opp mot riktig prosjekt i SmartDok.
• Ulempe: Prosjekttimetallet i lønnssystem blir ikke oppdatert korrekt, da timer satt av til TimeKonto mangler. Kan påvirke eventuelt prosjektregnskap.
  
  

Innstillinger for å ta i bruk scenario 1:

• Fraværslønnsart (uttak) eksporteres til lønn
• Utbetalingslønnsart eksporteres til lønn
• Innskuddslønnsart eksporteres ikke til lønn
• Firmaopsjonen "Trekk fra TK-timer" må være aktivert (kontakt SmartDok support for å sjekke dette)

TimeKonto - Scenario 2:

1. Ansatt registrerer 9,5 timer på prosjekt A, der 2 timer settes til TimeKonto:
   
   --> Lønnsgrunnlag: 7,5 timer tilknyttet prosjekt A vil gå til lønnsgrunnlaget
          --> Lønn: 7,5 timer
        
   --> Innskuddslønnsart: 2 timer tilknyttet prosjekt A vil gå til grunnlag prosjekt A
          --> Grunnlag prosjekt A: 9,5 timer
          
   --> TimeKonto: 2 timer vil gå til TimeKonto
          --> TimeKonto saldo: x + 2 timer
   
   
2. Framtidig uttak av timer fra TimeKonto vil se ut som følgende:
   
   --> Ansatt registrerer sitt fravær der vedkommende bruker 2 timer fra TimeKonto som vil være tilknyttet fraværsprosjekt (avspasering)
          --> Lønnsgrunnlag: 2 timer tilknyttet fraværsprosjekt vil gå til lønnsgrunnlaget

Den ansatte skal kun ha utbetalt ordinær tid (7,5 timer) ved opprinnelig lønnskjøring. De to timene som er satt til TimeKonto skal utbetales ved avspasering og knyttes da til en framtidig lønnskjøring. Dette er samme som scenario 1, men med løsning for å få prosjekttimene korrekt overført til prosjektregnskap.

Innstillinger for å ta i bruk scenario 2:

• Fraværslønnsart (uttak) eksporteres til lønn
• Utbetalingslønnsart eksporteres til lønn
• Innskuddslønnsart eksporteres til lønn
• Firmaopsjonen "Trekk fra TK-timer" må være aktivert (kontakt SmartDok support for å sjekke dette)

TimeKonto - Scenario 3:

1. Ansatt registrerer 9,5 timer på prosjekt A, der 2 timer settes til TimeKonto:
   
   --> Lønnsgrunnlag: 9,5 timer tilknyttet prosjekt A vil gå til lønnsgrunnlaget
   
   --> TimeKonto: 2 timer vil gå til TimeKonto
          --> TimeKonto saldo: x + 2 timer
   
   
2. Framtidig uttak av timer fra TimeKonto vil se ut som følgende:
   
   --> Ansatt registrerer sitt fravær der vedkommende bruker 2 timer fra TimeKonto som vil være tilknyttet fraværsprosjekt (avspasering)
         --> Lønnsgrunnlag: Uttak fra TimeKonto gir ingen eksport til lønn

Den ansatte skal få utbetalt overtidstimene sammen med ordinære timer på inneværende lønnskjøring. TimeKonto benyttes kun som en "teller" for å anvise hvor mye ekstra den ansatte har jobbet / hvor mye fri (uten lønn) vedkommende har krav på.

• Fordel: Timene er knyttet opp mot riktig prosjekt både i SmartDok og eventuelt prosjektregnskap.
  
  

Innstillinger for å ta i bruk scenario 1:

• Fraværslønnsart (uttak) eksporteres ikke til lønn
• Utbetalingslønnsart eksporteres ikke til lønn
• Innskuddslønnsart eksporteres ikke til lønn
• Firmaopsjonen "Trekk fra TK-timer" må være deaktivert (kontakt SmartDok support for å sjekke dette)

Mer informasjon om hvordan man kan registrere timer inn/ut av Timekonto finner du her.

For ytterlige spørsmål ta kontakt med Support HER.