Formulärbyggaren - Hur skapar och anpassar man en formulärmall?

Vem kan skapa formulär?

Endast Administratörer och Projektadministratörer i SmartDok kan skapa egna formulärmallar.

Om ni har modulen KMA/Dokumentation men inte ser den i ert SmartDok, kontakta vår support på telefon 08-124 569 40 eller e-post support@smartdok.se.
Om ni inte har modulen men vill veta mer, läs mer på https://smartdok.se/kma/kma-pro/egenkontroller/ eller kontakta oss.

Vad är Formulärbyggaren?

Formulärbyggaren är verktyget i SmartDok som används för att skapa och anpassa formulärmallar. Här kan du bygga upp mallar genom att lägga till olika element som textfält, kryssrutor, rullgardinslistor, datum/tid, signatur och bild. Du kan också bestämma vilka fält som ska vara obligatoriska, ändra ordningen på fälten och anpassa mallen efter era egna behov och arbetsprocesser.

Du använder Formulärbyggaren när du:

Skapar en ny formulärmall
Redigerar en befintlig mall
Skapar en ny version av en mall

Standardinnehåll i formulärmallen

Följande element finns med som standard när du skapar en mall:

Projekt-/underprojektlista
Ämnesfält
Standard e-postval för inskickat formulär
Information om vem som skapat/godkänt formuläret och när

Du kan dölja enskilda standardelement via Inställningar.

Hur skapar du en formulärmall?

Gå till KMA/Dokumentation → Formulär mallbibliotek → +Ny.
Fyll i:
- Formulärnamn
- Beskrivning (valfritt)
- Dokumentnummer
- Vem som skapat formulärmallen
Välj om mallen ska vara kopplad till Projekt eller Maskin.
Välj en befintlig kategori eller skapa en ny.
Kryssa i om inskickade formulär ska vara synliga för alla användare.
Klicka på Upprätta för att komma till formulärbyggaren.

Lägga till element i formulärmallen

Dra in element från den gula rutan till höger:

Text

Rubrik (uthävd text)
Textfält utan svarsmöjlighet
Textfält med litet eller stort svarsfält

Svarsboxar

Flerval (kryssrutor): tillåter flera svarsalternativ
Envalsknappar: endast ett alternativ kan väljas
Båda ger möjlighet till kommentarfält

Rullgardinslista

En lista där endast ett svarsalternativ kan väljas

Datum/Tid

Ange datum, tid eller båda

Tabell
Välj tabelltyp:

Dynamisk tabell: den som fyller i formuläret kan lägga till rader själv. Du bestämmer endast antal kolumner i mallen.
Fast tabell: du förbestämmer både antal kolumner och antal rader (upp till 16 kolumner och 15 rader). Under Fast tabell kan du kryssa i Rad-etiketter för att göra första kolumnen till fast text som du fyller i mallen.
Kolumnrubriker skrivs in i fältet ovanför varje kolumn.
Vid fler än 7 kolumner erbjuds liggande visningsformat.

Ritning/Skiss

Ladda upp en bild i JPG- eller PNG-format, eller lägg till en tom bakgrund för ritning/skiss

Listor att välja bland

Projektlista: uppdaterad lista över projekt/underprojekt
Maskinlista: uppdaterad lista över maskiner
Anställda: lista över anställda i företaget

Signatur

Läggs till där det behövs
Kan endast fyllas i via appen, och måste signeras med namn i klartext

Justera element i formulärmallen

Klicka på kugghjulet på ett element för att:

Redigera infofält
Ändra inmatningstyp – välj mellan Text (abc123) och Nummer (123)
Gör obligatorisk
Skapa kopia
Radera element
Markera fältet som Sökreferens

Klicka på +-ikonen för att flytta element.

Publicera eller spara som utkast

Publicera: klicka på Publicera för att göra formulärmallen tillgänglig för de anställda.
Spara som utkast: navigera bort från formulärbyggaren – utkastet sparas automatiskt och kan hämtas igen via KMA/Dokumentation → Formulär mallbibliotek → Status: Utkast. Utkastet kan publiceras senare.

Automatiska mail vid inskickat formulär

Lägga till e-postadresser:

Klicka på Inställningar.
Under Standard e-postkopia, klicka på Redigera för att lägga till en eller flera e-postadresser som automatiskt ska få en kopia när formuläret skickas in. Observera att inställningen gäller oavsett vilket projekt som valts, om formuläret inte är projektspecifikt.
Kryssa i eller ta bort e-postutskick till projektledare eller uppdragsgivare.

Ändra e-postadresser:

På sidan Formulär mallbibliotek, klicka på det relevanta formuläret och välj Ny version (eller Redigera, om formulärversionen fortfarande är ett utkast).
Klicka på Inställningar.
Under Standard e-postkopia, klicka på Redigera för att ändra en eller flera e-postadresser.

Vanliga frågor (FAQ)

Vilka typer av dokument passar bra att göra till formulär i SmartDok?
Byggdagbok, Dagrapport, Arbetsberedning, Egenkontroller, Maskinkontroller, Riskbedömning, Veckorapport, Checklistor, Skyddsrond och mycket mer.

Kan alla fält i ett formulär göras obligatoriska?
Nej, inte alla fält kan sättas som obligatoriska.

Följande element kan göras obligatoriska:

Tabell, Text, Rullgardinslista, Datum/Tid, Ritning/Skiss, Projektlista, Maskinlista, Anställda, Signatur

Följande kan inte göras obligatoriska:

Ämnesfältet
Allmän bildtagning i formulärmallen är alltid valfri

Hur gör man ett fält i ett formulär numeriskt?
Klicka på kugghjulet på det aktuella textfältet i formulärbyggaren och välj Ändra inmatningstyp. Där kan du växla mellan Text (abc123) och Nummer (123). Väljer du Nummer tillåts endast numerisk inmatning i fältet.

Hur ändrar jag mailmottagare på formulär?
Gå till KMA/Dokumentation → Formulär mallbibliotek → Ny version → Inställningar → Standard e-postkopia → klicka på x-knappen bredvid mailadressen för att radera den → Spara → Publicera.

Jag vill ha en större textruta, med plats för mer text!
Textfältet med stort inmatningsområde ger dig det största textutrymmet.

Hur infogar jag en bild i en mall?
Du kan infoga en bild på två sätt:

Lägg till bilden i infofältet. Gå till frågans kugghjul och välj "Lägg till infofält" för att bifoga bilden. Efter att ändringen sparats når användarna bilden via en informationssymbol vid frågan.
Lägg till bilden via funktionen Ritning/Skiss. Detta alternativ passar särskilt när man vill kunna rita på en bild, t.ex. en skiss.

Tillgång till Formulärbyggaren

Formulärbyggaren är endast tillgänglig för företag med modulen KMA/Dokumentation aktiverad. För aktivering eller mer information, kontakta oss på på telefon 08-124 569 40 eller läs mer på https://smartdok.se/kma/kma-pro/egenkontroller/

Support

För fler frågor, kontakta supporten:

Telefon: 08-124 569 40
E-post: support@smartdok.se