En användarguide för SmartDoks formulärbyggare och hur man skapar egna formulärmallar
Skapande av en ny formulärmall kan göras av Administratörer och Projektadministratörer i SmartDok
- Gå till--> KMA/ Dokumentation --> Formulärmallbibliotek --> +Ny
Formulärmallen är inte tillgänglig för anställda att fylla i förrän den har publicerats. Alla ändringar som görs under formulärbyggandet sparas automatiskt. - Kryssa i om formulärmallen ska vara kopplad till Projekt eller till Maskin (beroende på vilka moduler företaget har aktiverat på sitt SmartDok-konto.)
- Välj en kategori i rullgardinmenyn, eller skapa en ny kategori genom att klicka på "Ny". Alla formulärmallar måste vara kopplade till en kategori. Eventuella underkategorier visas tillsammans under huvudkategorin i den här rullgardinsmenyn.
- Fyll i formulärets namn, beskrivning om så önskas.
- Fyll i dokumentnummer samt vem som skapat formulärmallen.
- Kryssa i om du vill att alla inskickade formulär med denna formulärmall ska visas för alla med rollen Användare i SmartDok.
- Klicka sedan på "Upprätta" för att komma till själva formulärbyggaren.
Som standard visas Projekt- / Underprojektlista, ämnesfält, standard e-postval för det inskickade formuläret och ett signatursfält som kommer att synas i appen i formuläret.
Formulärmallen kommer även att innehålla information om vem som skapat mallen samt versionsnummer (detta kan döljas under inställningar).
Bygga formulärmall
Lägg till element från den gula rutan till höger.
- Text: här kan du lägga till textelement som en rubrik (betonad text), allmänt textfält utan svarsfält samt textfält med litet/ stort svarsfält.
- Val: det finns två olika valrutor att välja mellan, flerval (kryssruta) samt enkelval. Båda varianterna låter dig lägg till så många svarsalternativ du vill, samt möjligheten att lägga till ett kommentarsfält.
- Rullgardinslista: gör det möjligt att sortera alla svarsalternativ i en lista. Endast ett svarsalternativ kan väljas.
- Datum/ Tid: detta gör det möjligt att välja datum, tid eller datum/ tid i svarsfältet. Utifrån vilket format som är valt i formulärmallen får användaren en datumväljare och/ eller tidväljare direkt i appen och på webben.
- Tabell: möjlighet att infoga en tabell direkt i formuläret. Här väljer du först önskat antal kolumner och rader. Max. antal kolumner 6 och om du väljer fler än 7 kolumner kommer du att bli tillfrågad om du vill byta till liggande visningsformat, eftersom detta ger den bästa visningen av sådana tabeller. Max. antal rader är 5 st. Du kan även välja att skriva in fast text i kolumn 0. Detta medför då en annan typ av layout av tabellen (se bild nedan).
Genom att klicka på kugghjulen i tabellen kan man välja storlek på cellerna, liten, standard och stor.
- Ritning/ Skiss: här kan du infoga antingen en bild eller en tom bakgrund som kan användas för att rita/ skriva på vid ifyllning av formuläret.
- Projektlista: infogar en rullgardinslista med uppdaterade projekt/ underprojekt. Kan till exempel användas i ett formulär mot maskin med frågan " I vilket projekt användes maskinen senast?"
- Maskinlista: infogar en rullgardinslista med uppdaterade maskiner. Kan till exempel användas i ett formulär mot ett projekt med frågan "Vilken maskin användes på projektet idag?"
- Anställda: infogar en rullgardinslista med företagets anställda. Kan till exempel användas i formulär med frågan "Vem var med under händelsen?"
- Signatur: möjlighet att ange flera signaturfält på önskad plats i formuläret. Signaturen kan endast fyllas i via appen. Det krävs att namnet anges i klartext i efterhand, men det efterfrågan ingen e-postadress som i standardsignaturen längst ner i formuläret.
- Klicka på symbolen (se bild nedan) för att flytta / ändra plats på elementet
- Klicka på kugghjulet för dina egna inställningar på själva elementet, eller för att ta bort / göra en dubblett.
- Bocka i / ur rutan att skicka e-post till projektledare och/ eller uppdragsgivare för att göra denna inställning förvald. (De som fyller i formuläret kan fortfarande välja att bocka i / ur dessa rutor).
- Publicera formuläret eller spara det som ett utkast. Formulärmallen kommer att vara tillgängligt att fylla i först när det publicerats.
För fler frågor kontakta vår support på telefon: 08-12456940
eller via e-post: support@smartdok.se