Se och behandla insänd avvikelse

Hur ser man och behandlar en inskickad avvikelse i SmartDok?

När en avvikelse skickas in i SmartDok tilldelas den automatiskt en handläggare. Detta styrs av företagets avvikelseinställningar. Handläggaren får en e-postnotis med information om ärendenummer, projekt och tid för inrapportering.

Hitta avvikelsen

Logga in på SmartDok via webben.
Navigera till KMA/Dokumentation → Avvikelser → Översikt.

Statusar för avvikelser

Obearbetad: Ingen åtgärd har vidtagits.
Öppen: Handläggaren behandlar avvikelsen.
Stängd: Avvikelsen är färdigbehandlad och avslutad.

Status ändras automatiskt från Obearbetad till Öppen när handläggaren klickar på Alternativ → Behandla avvikelse. Om du endast vill granska avvikelsen väljer du Visa avvikelse.

Bearbeta avvikelse

Klicka på Alternativ → Behandla avvikelse eller välj Behandla avvikelse i visningsläget.
Redigera relevanta fält i rapporten (avsändarnamn och insändningsdatum/-tid kan inte ändras).
Ändringar loggas automatiskt i händelseloggen.
Handläggaren kan byta till en annan handläggare – den nya får en e-postnotis vid sparning.

Ytterligare fält för kostnader, frånvaro och korrigerande åtgärder blir tillgängliga.
En tidsfrist kan anges via fältet "Tidsfrist för att lösa avvikelsen".
- Fristen visas i kolumnen "Deadline" i översikten.
- Svart text = tidsfristen gäller, röd text = tidsfristen har passerat.

Position och fotobilagor

Om avsändaren har angett en position, visas den på en karta.
Om ingen position angetts, visas "Inte tillgängligt".
Insända bilder visas i bilagefältet, och fler kan laddas upp vid behov.
PDF-bilagor kan inkluderas.
Insändaren kan ladda upp fler bilder tills avvikelsen är stängd.

Intern kommunikation

Handläggaren kan kontakta insändaren via fältet Kommentarer/dialog.
Meddelanden skickas som notiser i SmartDok-appen, med möjlighet till SMS-avisering.
Insändaren kan svara via appen, och svaret syns direkt i avvikelsen.
OBS! Användaren måste ha aktiverat notiser för att denna funktion ska fungera.

PDF-export och e-post

Klicka på Exportera till PDF för att skapa en PDF-version av rapporten.
Du kan välja om händelseloggen ska inkluderas.
PDF-rapporten kan skickas som e-postkopia till en eller flera mottagare.

Avsluta och stänga en avvikelse

Klicka på Avsluta avvikelse i knapprutan eller välj Alternativ → Avsluta avvikelse.
När avvikelsen är stängd visas den som "Avslutad" i översikten, tillsammans med antalet dagar mellan inlämning och stängning.
Om en avvikelse behöver återöppnas klickar du på Alternativ → Återöppna avvikelse.
- Rapportens status ändras till Öppen, och den kan bearbetas igen.
- Antalet dagar uppdateras vid ny stängning.