Information om hur man kan se och behandla insänd avvikelse i SmartDok.
När en avvikelse skickas in kommer den alltid att tilldelas en handläggare. Detta styrs av de val som gjorts under företagets avvikelse-inställningar. Handläggaren får alltid besked om inskickad avvikelse via e-post med uppgift om ärendenummer, projekt och tid för när den rapporterades in.
Genom att logga in på SmartDok på webben hittar du den inskickade avvikelse-rapporten via huvudmenyn
- KMA/ Dokumentation --> Avvikelser --> Översikt
En inskickad avvikelse kan ha tre olika statusar:
Obearbetad: Rapporten har inte ändrats på något sätt efter inlämnandet
Öppen: Anmälan behandlas av en handläggare
Stängd: Rapporten har bearbetats och stängd/stängd
Statusen ändras automatiskt från Obearbetad till Öppen när en ärendehanterare trycker
på Alternativ --> Behandla avvikelse. Om du bara vill se avvikelse kan du välja Visa avvikelse
Bearbeta avvikelse
För att bearbeta den inskickade avvikelse-rapporten måste du antingen trycka på Alternativ --> Behandla avvikelse, eller på Behandla avvikelse i knapprutan till höger när du är i visningsläget av rapporten.
Du har nu tillgång till att redigera alla fält i rapporten, förutom avsändarens namn och insändningsdatum/-tid. Observera att alla ändringar som görs i rapporten kommer att loggas och visas i rapportens händelselogg.
Det är också möjligt att byta handläggare för rapporten. Den nya handläggaren får ett mail om detta så fort du sparar dessa ändringar via spara-knappen till höger.
Förutom att kunna se och redigera alla fält som insändaren har fyllt i, dyker även ett antal fält upp som endast är tillgängliga i bearbetningsläget. Dessa kan ta upp ev. kostnader och frånvaro relaterade till händelsen, samt vilka korrigerande åtgärder som vidtagits. Du kommer senare att kunna hitta denna information igen i de avviksrelaterade sammanfattningsrapporterna (KMA/ Dokumentation - Avvikelser - Rapporter)
Om det är lämpligt kan en tidsgräns anges på avvikelsen. Detta definieras i bearbetningsläge via fältet "Tidsfrist för att lösa avvikelsen". Här väljer du datum och tid för när avvikelsen senast ska stängas och avslutas. Denna information kommer att återspeglas i kolumnen "Deadline" på översiktssidan. Siffrorna är svarta tills tidsgränsen passerats, och sedan blir de röda för att indikera att tidsgränsen har gått ut.
Position och fotobilagor
Om avsändaren har definierat en position för den rapporterade incidenten via appen kommer detta att indikeras i en kartbild i rapporten. Om positionen utelämnas av avsändaren kommer "Inte tillgängligt" att visas istället. En position kan endast läggas in när rapporten skickas in och kan inte läggas till senare.
I bilagefältet kan du se eventuella bilder/ foton som har lagts in av insändaren för att dokumentera händelsen. Här har du möjlighet att ladda upp fler bilder vid behov, det finns även möjlighet att inkludera PDF-bilagor.
Insändaren har möjlighet att lägga till fler bilder efter att avvikelsen har skickats in (ända tills rapporten är avslutad och stängd).
Insändaren kan göra detta i appen under KMA/Dokumentation --> Inskickade avvikelser --> välj aktuell avvikelse --> Lägg till bilder
I nuvarande lösning är det tyvärr inte möjligt att ta bort bilder/bilagor från en inskickad avvikelse.
Intern kommunikation angående inskickad avvikelse
Om handläggaren behöver kontakta insändaren för att begära ytterligare information om den rapporterade incidenten kan detta göras via fältet "Kommentarer/dialog" längst ner. Här kan handläggaren skriva ett meddelande till insändaren och skicka det direkt till dennes mobil via notis från SmartDok-appen. Du kan också välja att inkludera SMS-avisering av meddelandet.
Insändaren får sedan notisen på sin telefon, och kan svara direkt på meddelandet via appen. Svaret syns direkt för handläggaren i avvikelsen på webben.
OBS! För att denna funktion ska fungera är det viktigt att alla användare av SmartDok-appen godkänt att den skickar och tar emot notiser/ pushmeddelanden. Detta frågas när du laddar ner appen och loggar in första gången, men kan även ordnas i efterhand under Inställningar i telefonens menysystem.
PDF-export
Genom att trycka på knappen "Exportera till PDF" skapar du en PDF-kopia av den senast sparade versionen av rapporten. Via en dialogruta får du frågan om händelseloggen ska inkluderas eller inte.
Det är även möjligt att skicka rapporten som e-postkopia till en eller flera mottagare.
Avsluta och stänga en avvikelse
När bearbetningen av en avvikelse är klar kan den stängas via knappen "Avsluta avvikelse" i knapprutan till höger. Du hittar samma alternativ via knappen Alternativ i översiktsvyn.
När avvikelse-rapporten är stängd kommer statuskolumnen i översikten att visa denna som "Avslutat", där också antalet dagar mellan inlämning och stängning visas inom parentes.
Om en avvikelse behöver öppnas igen för vidare behandling kan detta göras genom att klicka på
Alternativ --> Återöppna avvikelse.
Rapporten kommer då att ändra sin status till "Öppen" igen, och du kan fortsätta att bearbeta den som tidigare. Antalet dagar mellan inlämning och stängning uppdateras när den stängs igen.
Information om hur man skickar in avvikelse i appen här och hjälpvideo på samma tema här
Har du inte denna funktion och vill läsa mer och ev. kontakta vår säljavdelning? Besök denna sida.
Frågor? Du är varmt välkommen att kontakta supporten på tel. 08-124 569 40 eller support@smartdok.se.