Hvordan se og behandle en innsendt RUH i SmartDok?
Hva skjer når en RUH sendes inn?
- Tildeling av saksbehandler:
- RUH blir automatisk tildelt en saksbehandler basert på firmaets RUH-oppsett.
- Saksbehandler mottar e-postvarsling med informasjon som saksnummer, prosjekt og innsendingstidspunkt.
- Finne innsendt RUH:
- Gå til HMS/KS eller SmartMEF → RUH → Oversikt.
Statuser på RUH-rapporter
- Ubehandlet: Ingen endringer er gjort etter innsending.
- Åpen: Rapporten er under behandling av saksbehandler.
- Lukket: Rapporten er ferdig behandlet og avsluttet.
- Avvist: Rapporten er avvist av saksbehandler.
Endring av status:
- Status endres automatisk fra "Ubehandlet" til "Åpen" når saksbehandler velger Valg → Behandle RUH.
- Velg Se på RUH hvis du kun ønsker å se rapporten uten å gjøre endringer.
Behandle RUH
- Tilgang til behandlingsmodus:
- Klikk på Valg → Behandle RUH.
- Redigering:
- Alle felter kan redigeres unntatt innsendernavn og innsendingstidspunkt.
- Endringer loggføres i rapportens hendelseslogg.
- Endre saksbehandler:
- Saksbehandler kan endres, og ny saksbehandler varsles via e-post.
- Ekstra felt i behandlingsmodus:
- Angi kostnader, fravær og korrigerende tiltak.
- Disse opplysningene finnes i RUH-relaterte samlerapporter under HMS/KS eller SmartMEF → RUH → Rapporter.
- Tidsfrist:
- Legg inn en tidsfrist for lukking av RUH.
- Tidsfrist vises i oversikten, der tallene blir røde etter utløpt frist.
Posisjon og bildevedlegg
- Posisjon:
- Hvis innsender har angitt posisjon, vises dette i et kart. Hvis ikke, står det "Ikke tilgjengelig".
- Posisjon kan kun legges inn ved innsending.
- Bilder:
- Se og legg til flere bilder ved behov.
- PDF-vedlegg kan også inkluderes.
- Innsender kan legge til flere bilder via appen frem til rapporten er lukket.
- Fjerning av vedlegg:
- Det er ikke mulig å fjerne bilder eller vedlegg fra en innsendt RUH.
Internkommunikasjon
- Meldinger:
- Saksbehandler kan kontakte innsender via meldingsfeltet nederst i behandlingsbildet.
- Melding sendes som push-varsling i appen og kan suppleres med SMS-varsling.
- Innsender kan svare direkte i appen, og svaret blir synlig for saksbehandler.
- Viktig:
- Push-varsler krever at brukeren har godtatt appens varslinger. Dette kan aktiveres i telefonens innstillinger.
PDF-eksport
- Eksportere rapport:
- Klikk på Eksporter til PDF i behandlingsvinduet.
- Velg om hendelsesloggen skal inkluderes.
- Rapporten kan også sendes som e-post til én eller flere mottakere.
Avslutte og lukke en RUH
- Avslutte:
- Klikk på Avslutt og lukk RUH i behandlingsvinduet eller via Valg i oversiktsbildet.
- Status endres til "Lukket", og antall dager mellom innsending og lukking vises i parentes.
- Gjenåpne RUH:
- Velg Valg → Gjenåpne RUH for å åpne rapporten igjen.
- Rapporten endrer status til "Åpen" og kan behandles videre.
Relaterte ressurser
- Mer informasjon om RUH i SmartDok finnes i veiledningen "RUH i SmartDok".
- Se også veiledningene for hvordan man sender inn RUH via app og web.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Er det mulig å slette en RUH i SmartDok?
Nei, det er ikke mulig å slette en RUH i SmartDok. Dette er en bevisst funksjon for å sikre sporbar historikk i henhold til HMS-krav og regelverk.
Hva kan gjøres hvis en RUH ikke lenger er relevant?
Hvis en RUH ikke er relevant, kan den avvises i SmartDok. Når en RUH avvises av saksbehandler, får innsenderen beskjed om dette.
Hvem behandler innsendt RUH dersom det ikke er angitt en HMS-ansvarlig på et prosjekt, og prosjektets HMS-ansvarlig er satt som saksbehandler i oppsettet?
Hvis det ikke er registrert en HMS-ansvarlig på prosjektet, vil saksbehandleransvaret automatisk overføres til bedriftens HMS-ansvarlig.
Kontakt for hjelp
Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.
Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.
Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.