Rapport for uønsket hendelse (RUH)
  1. Support
  2. HMS/KS
  3. Rapport for uønsket hendelse (RUH)

Se og behandle innsendt RUH

Hvordan se og behandle en innsendt RUH i SmartDok?

Hva skjer når en RUH sendes inn?

  • Tildeling av saksbehandler:
    • RUH blir automatisk tildelt en saksbehandler basert på firmaets RUH-oppsett.
    • Saksbehandler mottar e-postvarsling med informasjon som saksnummer, prosjekt og innsendingstidspunkt.
  • Finne innsendt RUH:
    • Gå til HMS/KS eller SmartMEF → RUH → Oversikt.

    lkjhuo

Statuser på RUH-rapporter

  • Ubehandlet: Ingen endringer er gjort etter innsending.
  • Åpen: Rapporten er under behandling av saksbehandler.
  • Lukket: Rapporten er ferdig behandlet og avsluttet.
  • Avvist: Rapporten er avvist av saksbehandler.

Endring av status:

  • Status endres automatisk fra "Ubehandlet" til "Åpen" når saksbehandler velger Valg → Behandle RUH.
  • Velg Se på RUH hvis du kun ønsker å se rapporten uten å gjøre endringer.

    grtgtv

Behandle RUH

  • Tilgang til behandlingsmodus:
    • Klikk på Valg → Behandle RUH.
  • Redigering:
    • Alle felter kan redigeres unntatt innsendernavn og innsendingstidspunkt.
    • Endringer loggføres i rapportens hendelseslogg.
  • Endre saksbehandler:
    • Saksbehandler kan endres, og ny saksbehandler varsles via e-post.
  • Ekstra felt i behandlingsmodus:
    • Angi kostnader, fravær og korrigerende tiltak.
    • Disse opplysningene finnes i RUH-relaterte samlerapporter under HMS/KS eller SmartMEF → RUH → Rapporter.
  • Tidsfrist:
    • Legg inn en tidsfrist for lukking av RUH.
    • Tidsfrist vises i oversikten, der tallene blir røde etter utløpt frist.

Posisjon og bildevedlegg

  • Posisjon:
    • Hvis innsender har angitt posisjon, vises dette i et kart. Hvis ikke, står det "Ikke tilgjengelig".
    • Posisjon kan kun legges inn ved innsending.
  • Bilder:
    • Se og legg til flere bilder ved behov.
    • PDF-vedlegg kan også inkluderes.
    • Innsender kan legge til flere bilder via appen frem til rapporten er lukket.
  • Fjerning av vedlegg:
    • Det er ikke mulig å fjerne bilder eller vedlegg fra en innsendt RUH.

Internkommunikasjon

  • Meldinger:
    • Saksbehandler kan kontakte innsender via meldingsfeltet nederst i behandlingsbildet.
    • Melding sendes som push-varsling i appen og kan suppleres med SMS-varsling.
    • Innsender kan svare direkte i appen, og svaret blir synlig for saksbehandler.
  • Viktig:
    • Push-varsler krever at brukeren har godtatt appens varslinger. Dette kan aktiveres i telefonens innstillinger.

PDF-eksport

  • Eksportere rapport:
    • Klikk på Eksporter til PDF i behandlingsvinduet.
    • Velg om hendelsesloggen skal inkluderes.
    • Rapporten kan også sendes som e-post til én eller flere mottakere.

Avslutte og lukke en RUH

  • Avslutte:
    • Klikk på Avslutt og lukk RUH i behandlingsvinduet eller via Valg i oversiktsbildet.
    • Status endres til "Lukket", og antall dager mellom innsending og lukking vises i parentes.
  • Gjenåpne RUH:
    • Velg Valg → Gjenåpne RUH for å åpne rapporten igjen.
    • Rapporten endrer status til "Åpen" og kan behandles videre.

Relaterte ressurser

  • Mer informasjon om RUH i SmartDok finnes i veiledningen "RUH i SmartDok".
  • Se også veiledningene for hvordan man sender inn RUH via app og web.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Er det mulig å slette en RUH i SmartDok?
Nei, det er ikke mulig å slette en RUH i SmartDok. Dette er en bevisst funksjon for å sikre sporbar historikk i henhold til HMS-krav og regelverk.

Hva kan gjøres hvis en RUH ikke lenger er relevant?
Hvis en RUH ikke er relevant, kan den avvises i SmartDok. Når en RUH avvises av saksbehandler, får innsenderen beskjed om dette.

Hvem behandler innsendt RUH dersom det ikke er angitt en HMS-ansvarlig på et prosjekt, og prosjektets HMS-ansvarlig er satt som saksbehandler i oppsettet?
Hvis det ikke er registrert en HMS-ansvarlig på prosjektet, vil saksbehandleransvaret automatisk overføres til bedriftens HMS-ansvarlig. 

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.