Hvordan se og behandle en innsendt RUH i SmartDok?
Hva skjer når en RUH sendes inn?
- Tildeling av saksbehandler:
- RUH blir automatisk tildelt en saksbehandler basert på firmaets RUH-oppsett.
- Saksbehandler mottar e-postvarsling med informasjon som saksnummer, prosjekt og innsendingstidspunkt.
- Finne innsendt RUH:
- Gå til HMS/KS eller SmartMEF → RUH → Oversikt.
Statuser på RUH-rapporter
- Ubehandlet: Ingen endringer er gjort etter innsending.
- Åpen: Rapporten er under behandling av saksbehandler.
- Lukket: Rapporten er ferdig behandlet og avsluttet.
- Avvist: Rapporten er avvist av saksbehandler.
Endring av status:
- Status endres automatisk fra "Ubehandlet" til "Åpen" når saksbehandler velger Valg → Behandle RUH.
- Velg Se på RUH hvis du kun ønsker å se rapporten uten å gjøre endringer.
Behandle RUH
- Tilgang til behandlingsmodus:
- Klikk på Valg → Behandle RUH.
- Redigering:
- Alle felter kan redigeres unntatt innsendernavn og innsendingstidspunkt.
- Endringer loggføres i rapportens hendelseslogg.
- Endre saksbehandler:
- Saksbehandler kan endres, og ny saksbehandler varsles via e-post.
- Ekstra felt i behandlingsmodus:
- Angi kostnader, fravær og korrigerende tiltak.
- Disse opplysningene finnes i RUH-relaterte samlerapporter under HMS/KS eller SmartMEF → RUH → Rapporter.
- Tidsfrist:
- Legg inn en tidsfrist for lukking av RUH.
- Tidsfrist vises i oversikten, der tallene blir røde etter utløpt frist.
Posisjon og bildevedlegg
- Posisjon:
- Hvis innsender har angitt posisjon, vises dette i et kart. Hvis ikke, står det "Ikke tilgjengelig".
- Posisjon kan kun legges inn ved innsending.
- Bilder:
- Se og legg til flere bilder ved behov.
- PDF-vedlegg kan også inkluderes.
- Innsender kan legge til flere bilder via appen frem til rapporten er lukket.
- Fjerning av vedlegg:
- Det er ikke mulig å fjerne bilder eller vedlegg fra en innsendt RUH.
Internkommunikasjon
- Meldinger:
- Saksbehandler kan kontakte innsender via meldingsfeltet nederst i behandlingsbildet.
- Melding sendes som push-varsling i appen og kan suppleres med SMS-varsling.
- Innsender kan svare direkte i appen, og svaret blir synlig for saksbehandler.
- Viktig:
- Push-varsler krever at brukeren har godtatt appens varslinger. Dette kan aktiveres i telefonens innstillinger.
PDF-eksport
- Eksportere rapport:
- Klikk på Eksporter til PDF i behandlingsvinduet.
- Velg om hendelsesloggen skal inkluderes.
- Rapporten kan også sendes som e-post til én eller flere mottakere.
Avslutte og lukke en RUH
- Avslutte:
- Klikk på Avslutt og lukk RUH i behandlingsvinduet eller via Valg i oversiktsbildet.
- Status endres til "Lukket", og antall dager mellom innsending og lukking vises i parentes.
- Gjenåpne RUH:
- Velg Valg → Gjenåpne RUH for å åpne rapporten igjen.
- Rapporten endrer status til "Åpen" og kan behandles videre.
Relaterte ressurser
- Mer informasjon om RUH i SmartDok finnes i veiledningen "RUH i SmartDok".
- Se også veiledningene for hvordan man sender inn RUH via app og web.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Er det mulig å slette en RUH i SmartDok?
Nei, det er ikke mulig å slette en RUH i SmartDok. Dette er en bevisst funksjon for å sikre sporbar historikk i henhold til HMS-krav og regelverk.
Hva kan gjøres hvis en RUH ikke lenger er relevant?
Hvis en RUH ikke er relevant, kan den avvises i SmartDok. Når en RUH avvises av saksbehandler, får innsenderen beskjed om dette.
Kontakt for hjelp
Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.
Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.
Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.