Informasjon om hvordan man kan se og behandle innsendt RUH i SmartDok.
Når en RUH sendes inn vil den alltid bli tildelt en saksbehandler. Dette styres av de tilhørende valgene gjort under firmaets RUH-oppsett. Saksbehandler varsles alltid om innsendt RUH via en e-post der saksnummer, prosjekt og innsendingstidspunkt framkommer.
Ved å logge seg inn på SmartDok på web vil man finne den innsendte RUH-rapporten under menypunktet
- HMS/KS --> RUH --> Oversikt
En innsendt RUH kan ha tre forskjellige statuser:
- Ubehandlet: Rapporten har ikke blitt endret på noen måte etter innsending
- Åpen: Rapporten er under behandling av en saksbehandler
- Lukket: Rapporten har blitt behandlet og avsluttet/lukket
Status endres automatisk fra Ubehandlet til Åpen når en saksbehandler trykker
på Valg --> Behandle RUH. Hvis man kun ønsker å se på RUH kan man velge Se på RUH
Behandle RUH
For å kunne behandle den innsendte RUH-rapporten så må du enten trykke på Valg --> Behandle RUH, eller på Behandle RUH i knappeboksen på høyre side når du er inne i se-modus på rapporten.
Du vil nå få tilgang til å redigere på samtlige felter i rapporten, bortsett fra innsendernavn og innsendingsdato/tidspunkt. Vær oppmerksom på at alle endringer som gjøres i rapporten vil logges, og framkommer i rapportens hendelseslogg.
Det er også mulig å endre saksbehandler for rapporten. Den nye saksbehandleren vil motta mail om dette så snart du lagrer disse endringene via lagre-knappen på høyre side.
I tillegg til å kunne se og redigere alle felter som innsender har fylt ut, så dukker det også opp en del felter som kun er tilgjengelige i behandlingsmodus. Disse omhandler evt. kostnader og fravær relatert til hendelsen, samt hvilke korrigerende tiltak som er iverksatt. Denne informasjonen vil du senere kunne finne igjen på de RUH-relaterte samlerapportene (HMS/KS --> RUH --> Rapporter)
Dersom det er hensiktsmessig så kan man legge inn en tidsfrist på RUH-rapporten. Denne defineres i behandlingsmodus via feltet "Tidfrist for lukking av RUH". Her velges dato og klokkeslett for når avviket senest skal være lukket og avsluttet. Deenne informasjonen vil gjenspeiles i kolonnen tidsfrist på oversiktssiden. Tallene er sorte helt frem til tidsfrist passeres, og deretter blir de røde for å indikere av fristen har utløpt.
Posisjon og bildevedlegg
Dersom innsender har definert posisjon for den rapporterte hendelsen via appen så vil det indikeres i et kartutsnitt i rapporten. Er posisjon utelatt av avsender så vil "Ikke tilgjengelig" vises i stedet for. En posisjon kan kun oppgis når rapporten sendes inn, og kan ikke legges til senere.
I bildefelter kan du se evt. bilder som er lagt inn av innsender for å dokumentere hendelsen. Her har du mulighet til å laste opp flere bilder ved behov, det er også mulighet for å inkludere PDF-vedlegg.
Innsender har mulighet til å legge til flere bilder etter at RUH er innsendt (helt frem til rapporten er avsluttet og lukket).
Dette kan innsender gjøre i appen under HMS/KS --> Innsendte avvik --> Gjeldende RUH --> Legg til bilder
Internkommunikasjon rundt innsendt RUH
Dersom saksbehandler har behov for å kontakte innsender for å be om ytterligere informasjon om den rapporterte hendelsen, så kan dette gjøres via feltet "Meldinger" nederst i behandlingsbilde. Her kan saksbehandler skrive en melding til innsender og sende den direkte til hans mobil via push-melding i SmartDok-appen. Du kan også velge å inkludere SMS-varsling av meldingen.
Innsender får da opp push-meldingen på son telefon, og kan svare direkte på henvendelsen via appen. Svaret blir umiddelbart synlig for saksbehandler i behandlingsvinduet.
NB! For at denne funksjonen skal virke så er det viktig at alle brukere av SmartDok-appen godtar at denne sender og mottar push-meldinger. Dette spørres det om når man laster ned appen og logger inn ved første gang, men kan også ordnes i ettertid under Innstillinger på telefonens menysystem.
PDF-eksport
Ved å trykke på knappen "Eksporter til PDF" i behandlingsvinduet oppretter du en PDF-kopi av den sist lagrede versjonen av rapporten. Via en dialogboks vil du få spørsmål om hendelsesloggen skal inkluderes eller ikke.
Det er også mulig å sende rapporten som e-postkopi til en eller flere mottakere.
Avslutte og lukke en RUH
Når behandlingen av en RUH er ferdig kan den lukkes via knappen "Avslutt og lukk RUH" i knappeboksen til høyre for behandlingsvinduet. Du finner samme mulighet via Valg-knappen ute i oversiktsbilde.
I det RUH-rapporten blir lukket så vil statuskolonnen i oversikten vise denne som "lukket", samtidig som antall dager mellom innsending og lukking vises i parantes.
Dersom en RUH må gjenåpnes for videre behandling, så kan dette gjøres ved å klikke på
Valg --> Gjenåpne RUH
Rapporten vil da skifte status til "åpen" igjen, og man kan fortsette å behandle den som før. Antall dager mellom innsending og lukking oppdateres på nytt når den igjen lukkes.
Mer informasjon om RUH i SmartDok finnes her
Informasjon om hvordan man sender inn RUH i app her og web her
Har du ikke denne funksjonen/modulen?
Kontakt vår salgsavdeling eller ring 90 40 33 33 for mer informasjon.
For ytterlige spørsmål ta kontakt med Support HER.