Se og behandle innsendt RUH

Hva skjer når en RUH sendes inn?

Tildeling av saksbehandler:

RUH blir automatisk tildelt en saksbehandler basert på firmaets RUH-oppsett.
Saksbehandler mottar e-postvarsling med informasjon som saksnummer, prosjekt og innsendingstidspunkt.

Finne innsendt RUH:

Gå til HMS/KS eller SmartMEF → RUH → Oversikt.

Statuser på RUH-rapporter

Ubehandlet: Ingen endringer er gjort etter innsending.
Åpen: Rapporten er under behandling av saksbehandler.
Lukket: Rapporten er ferdig behandlet og avsluttet.
Avvist: Rapporten er avvist av saksbehandler.

Endring av status

Status endres automatisk fra "Ubehandlet" til "Åpen" når saksbehandler velger Behandle rapport.

Behandle RUH

Tilgang til behandlingsmodus:

Klikk på aktuell rapport → Behandle rapport i menyen på høyre side av skjermen.

Redigering:

Alle felter kan redigeres unntatt innsendernavn og innsendingstidspunkt.
Endringer loggføres i rapportens hendelseslogg.

Endre saksbehandler:

Saksbehandler kan endres, og ny saksbehandler varsles via e-post

Ekstra felt i behandlingsmodus:

Angi kostnader, fravær, korrigerende tiltak og konklusjon.
Disse opplysningene finnes i RUH-relaterte samlerapporter under HMS/KS eller SmartMEF → RUH → Rapporter.
Velg om konklusjonen skal være synlig for innsender. Med denne aktivert, vil konklusjonsfeltet vises for innsender (både på web og i SmartDok-appen) når RUH-rapporten er ferdig behandlet.

Tidsfrist:

Legg inn en tidsfrist for lukking av RUH.
Tidsfrist vises i oversikten, der tallene blir røde etter utløpt frist.

Posisjon og bildevedlegg

Posisjon:

Hvis innsender har angitt posisjon, vises dette i et kart. Hvis ikke, står det "Ikke tilgjengelig".
Posisjon kan kun legges inn ved innsending.

Bilder:

Se og legg til flere bilder ved behov.
PDF-vedlegg kan også inkluderes.
Innsender kan legge til flere bilder via appen frem til rapporten er lukket.

Fjerning av vedlegg:

Det er ikke mulig å fjerne bilder eller vedlegg fra en innsendt RUH.

PDF-eksport

Eksportere rapport:

Klikk på Eksporter til PDF i behandlingsvinduet.
Velg om hendelsesloggen skal inkluderes.

Avslutte og lukke en RUH

Avslutte:

Klikk på Avslutt og lukk rapport i behandlingsvinduet, eller ved å klikke på aktuell rapport i oversikten og velge Avslutt og lukk rapport i menyen på høyre side av skjermen.
Status endres til "Lukket", og antall dager mellom innsending og lukking vises i parentes.
Du kan også velge Avslutt redigering dersom rapporten ikke er ferdig behandlet.

Gjenåpne RUH:

Klikk på aktuell rapport i oversikten og velg Gjenåpne rapport for å åpne rapporten igjen.
Rapporten endrer status til "Åpen" og kan behandles videre.

Tilleggsressurser

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Er det mulig å slette en RUH i SmartDok?
Nei, det er ikke mulig å slette en RUH i SmartDok. Dette er en bevisst funksjon for å sikre sporbar historikk i henhold til HMS-krav og regelverk.

Hva kan gjøres hvis en RUH ikke lenger er relevant?
Hvis en RUH ikke er relevant, kan den avvises i SmartDok. Når en RUH avvises av saksbehandler, får innsenderen beskjed om dette.

Hvem behandler innsendt RUH dersom det ikke er angitt en HMS-ansvarlig på et prosjekt, og prosjektets HMS-ansvarlig er satt som saksbehandler i oppsettet?
Hvis det ikke er registrert en HMS-ansvarlig på prosjektet, vil saksbehandleransvaret automatisk overføres til bedriftens HMS-ansvarlig.

Kan jeg se andres RUH i appen, slik som jeg gjør på web når jeg har fått tilgang til dette?
Nei, i app vil du kun se egne innsendte RUH. Å se andres innsendte dersom du har tilgang til dette i rollen Bas i tilgangskontrollen vil du fortsatt kunne se dette bare på web.

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.