Inställningar för Avvikelse i SmartDok

Avvikelse är en viktig del av KMA-arbetet i SmartDok. Administratören kan anpassa vilka fält och vilket innehåll som ska ingå i avvikelse-rapporterna, baserat på systemets fördefinierade inställningar.

Navigering till inställningar för Avvikelse

För att komma till inställningarna för avvikelse, följ dessa steg:

Gå till KMA / Dokumentation.
Välj Avvikelse.
Klicka på Inställningar.

1. Roller och aviseringar

Tilldela ansvariga roller

För att säkerställa korrekt uppföljning av avvikelse-rapporter måste följande roller definieras:

Företagets KMA-ansvariga – Välj vem som har det övergripande ansvaret för KMA i företaget.
Huvudskyddsombud – Välj vem som är huvudskyddsombud på företaget.

Ansvarig för inkomna avvikelse-rapporter

Det går att välja vem som automatiskt ska få ansvaret för att följa upp inkomna rapporter:

Projektets KMA-ansvariga
Företagets KMA-ansvariga

Inställningar för e-postaviseringar

Administratören kan konfigurera e-postaviseringar för avvikelse så att relevanta personer blir informerade. Aviseringarna kan skickas ut när en avvikelse blir:

Inskickad – När en ny avvikelse-rapport registreras i systemet.
Stängd – När ärendet har behandlats och avslutats.

Följande roller kan inkluderas i aviseringarna:

Företagets KMA-ansvariga
Huvudskyddsombud
Projektledare
Projektets KMA-ansvariga
Underprojektets KMA-ansvariga
Beställare – Kan varnas om det är relevant.

Administratören kan även lägga till ytterligare mottagare under Ytterligare e-postaviseringar för att säkerställa att specifika personer får information.

För att aktivera aviseringar:

Gå till KMA / Dokumentation → Avvikelse → Inställningar.
Gå till avsnittet Inställningar för e-postaviseringar.
Markera vilka roller som ska få aviseringar.
Lägg till eventuella extra mottagare under Ytterligare e-postaviseringar.
Klicka på Spara.

2. Övriga inställningar

Anonym avsändare

Om företaget vill tillåta anonyma avvikelse-rapporter kan detta aktiveras.

Anpassa filnamn för PDF-rapport

Administratören kan anpassa filnamnet på PDF-rapporter genom att välja element från en lista:

Avvikelse-ID
Projekt
Underprojekt
Titel
Datum
Oönskad händelse

3. Innehåll i Avvikelse-rapporten

För att säkerställa att nödvändiga uppgifter registreras kan följande fält inkluderas i rapporten:

Typ av händelse

Ange om detta fält ska ingå i både registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
Fördefinierade val kan läggas till och anpassas efter företagets behov.

Händelsen omfattade

Definiera om detta fält ska ingå i registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
Lista över fördefinierade val kan anpassas.

Orsak till händelsen

Ange om detta fält ska vara med vid registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
Kan anpassas med egna val.

Arbetsoperation

Definiera om detta fält ska ingå i registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
Kan anpassas med egna val.

Omedelbara åtgärder

Ett fritextfält där insändaren beskriver åtgärder som vidtagits för att minimera konsekvenserna.
Rekommenderas att aktivera och göra obligatoriskt.

Allvarlighetsgrad

Definiera om detta fält ska ingå i registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
Möjlighet att välja mellan två skalor:
- Tre steg (Låg – Medel – Hög)
- Fem steg (1 – 5)

Sammanfattning

Genom att anpassa Avvikelse-inställningarna i SmartDok kan företaget säkerställa en effektiv hantering av oönskade händelser och bättre uppföljning av KMA-arbetet. Administratören har full kontroll över aviseringar, hantering och innehåll i rapporterna.