Rapport for uønsket hendelse (RUH)
      Tilbake til hjem
      1. Support
      2. HMS/KS
      3. Rapport for uønsket hendelse (RUH)

      Oppsett av RUH i SmartDok

      RUH (Rapportering av uønskede hendelser) er en viktig del av HMS-arbeidet i SmartDok. Administrator kan tilpasse hvilke felter og innhold som skal være med i RUH-rapportene, basert på det som allerede er forhåndsdefinert i systemet.

      Navigering til Oppsett av RUH

      For å komme til Oppsett av RUH, følg denne fremgangsmåten:

      1. Gå til HMS/KS eller SmartMEF
      2. Velg RUH
      3. Klikk på Oppsett

      1. Roller og varslinger

      Tildele ansvarlige roller

      For å sikre riktig oppfølging av RUH-rapporter, må følgende roller defineres:

      • Bedriftens HMS-ansvarlige – Velg hvem som skal ha overordnet ansvar for HMS i bedriften.
      • Hovedverneombud – Velg hvem som skal være hovedverneombud for bedriften.

      Saksbehandleransvar for innsendte RUH-rapporter

      Det er mulig å velge hvem som automatisk skal få ansvar for oppfølging av innsendte rapporter:

      • Prosjektets HMS-ansvarlige
      • Bedriftens HMS-ansvarlige

      Oppsett for e-postvarsling

      Administrator kan konfigurere e-postvarslinger for RUH (Rapport om uønsket hendelse) for å sikre at relevante personer blir informert. Varslingene kan sendes ut når en RUH blir:

      • Innsendt – Når en ny RUH-rapport registreres i systemet.
      • Lukket – Når saken er behandlet og avsluttet.

      For å opprette varslinger, må administrator velge hvilke roller som skal motta e-postvarsler. Følgende roller kan inkluderes:

      • Bedriftens HMS-ansvarlige – Ansvarlig for HMS-arbeidet i bedriften.
      • Hovedverneombud – Representant for de ansatte med fokus på helse, miljø og sikkerhet.
      • Prosjektleder – Overordnet ansvarlig for prosjektets gjennomføring.
      • Prosjektets HMS-ansvarlige – Har spesifikt HMS-ansvar for prosjektet.
      • Underprosjektets HMS-ansvarlige – HMS-ansvarlig på et underprosjekt.
      • Oppdragsgiver – Kan varsles dersom dette er relevant for samarbeidet.

      I tillegg kan administrator legge til ekstra mottakere under "Ytterligere e-postvarslinger". Dette sikrer at spesifikke personer, som ikke er en del av de forhåndsdefinerte rollene, også blir varslet ved innsendelse eller lukking av en RUH.

      For å aktivere varslinger:

      1. Gå til HMS/KS → RUH → Oppsett.
      2. Finn seksjonen Oppsett for e-postvarsling.
      3. Huk av for hvilke roller som skal motta varslinger.
      4. Legg til eventuelle ekstra mottakere under Ytterligere e-postvarslinger.
      5. Trykk Lagre for å aktivere innstillingene.

      Dette oppsettet sikrer at nødvendige personer blir informert om RUH-er og kan følge opp i henhold til bedriftens rutiner.

      Standard tidsfrist for lukking

      Det kan settes en automatisk tidsfrist (i antall arbeidsdager) for lukking av RUH-saker.

      2. Andre innstillinger

      Anonym avsender

      Dersom bedriften ønsker å tillate anonyme RUH-rapporter, kan dette aktiveres.

      Definere strukturen til filnavn for PDF-rapport

      Administrator kan tilpasse strukturen på filnavnet til PDF-rapportene ved å velge elementer fra en liste.

      • RUH-ID
      • Prosjekt
      • Underprosjekt
      • Tittel
      • Dato
      • Uønsket hendelse

      3. Innhold i RUH-rapporten

      For å sikre at nødvendige opplysninger blir registrert, kan følgende felter inkluderes i rapporten:

      • Type hendelse – Velg om dette feltet skal inkluderes både i registrering og behandling, samt om det skal være obligatorisk.

        • Her finner du en liste med forhåndsdefinerte valg som gjør at en innsender eller saksbehandler kan kategorisere en rapportert hendelse. Velg de alternativene som er relevante for din bedrift, og legg til egendefinerte valg ved behov. Du kan også gjøre det obligatorisk å fylle ut dette feltet når rapporten fylles ut.

      • Hendelsen omfattet – Definer om dette feltet skal inkluderes i registrering og behandling og om det skal være obligatorisk.

        • Inneholder en liste med forhåndsdefinerte valg for å kategorisere hva hendelsen har påvirket. Bedriften kan velge relevante alternativer og legge til egendefinerte valg. Dette kan også gjøres obligatorisk.

      • Årsak til hendelsen – Velg om dette feltet skal være en del av både registrering og behandling, samt om det skal være obligatorisk.

        • Dette feltet lar brukeren velge blant forhåndsdefinerte årsaker til hendelsen. Det kan tilpasses ved å legge til egne alternativer og settes som obligatorisk ved registrering.

      • Arbeidsoperasjon – Bestem om dette feltet skal inkluderes i registrering og behandling og om det skal være obligatorisk.

        • Feltet inneholder forhåndsdefinerte arbeidsoperasjoner som kan knyttes til hendelsen. Det er mulig å tilpasse listen med egne valg og sette feltet som obligatorisk.

      • Strakstiltak – Dette er et fritekstfelt hvor innsender kan beskrive hvilke tiltak som er gjort for å eliminere eller begrense konsekvensene av den rapporterte hendelsen.

        • Vi anbefaler å aktivere dette feltet og gjøre det obligatorisk når man skriver en avviksrapport.

      • Alvorlighetsgrad – Her kan du velge om dette feltet skal inkluderes både i registrering og behandling, samt om det skal være obligatorisk.

        • Det er mulig å velge mellom to indikatorer:
          • Tre steg (Lav – Middels – Høy)
          • Fem steg (1 – 5)

      Oppsummering

      Ved å tilpasse RUH-oppsettet i SmartDok, kan bedriften sikre en god håndtering av uønskede hendelser og bedre oppfølging av HMS-arbeidet, noe som bidrar til en mer strukturert og effektiv håndtering av RUH-rapporter. Administrator har full kontroll over hvem som skal varsles, hvordan saker behandles og hva som skal inkluderes i rapportene.

       

      Kontakt for hjelp

      Support
      Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

      Salg
      Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

      Telefon
      Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.