Inställningar för avvikelse i SmartDok

Avvikelse är en central del av KMA-arbetet i SmartDok. Som administratör kan du anpassa vilka fält och vilket innehåll som ska ingå i avvikelse-rapporterna, konfigurera e-postaviseringar och tilldela ansvariga roller.

Behöver du hantera ÄTA-arbeten? SmartDok har även en separat funktion för det – Ändring/tillägg – som är särskilt utformad för att hantera ÄTA-ärenden.

Navigera till inställningarna för Avvikelse

Gå till KMA / Dokumentation.
Välj Avvikelse.
Klicka på Inställningar.

1. Roller och aviseringar

Tilldela ansvariga roller

För att säkerställa korrekt uppföljning av avvikelse-rapporter måste följande roller definieras:

Företagets KMA-ansvariga – Välj vem som har det övergripande ansvaret för KMA i företaget.
Huvudskyddsombud – Välj vem som är huvudskyddsombud på företaget.

Ansvarig för inkomna avvikelse-rapporter

Välj vem som automatiskt ska tilldelas ansvar för att följa upp inkomna rapporter:

Projektets KMA-ansvariga
Företagets KMA-ansvariga

Inställningar för e-postaviseringar

Konfigurera e-postaviseringar så att rätt personer informeras när en avvikelse blir:

Inskickad – när en ny avvikelse-rapport registreras i systemet.
Stängd – när ärendet har behandlats och avslutats.

Följande roller kan inkluderas i aviseringarna:

Företagets KMA-ansvariga
Huvudskyddsombud
Projektledare
Projektets KMA-ansvariga
Underprojektets KMA-ansvariga
Beställare

Du kan även lägga till ytterligare mottagare under Ytterligare e-postaviseringar.

Så här aktiverar du aviseringar:

Gå till KMA / Dokumentation → Avvikelse → Inställningar.
Gå till avsnittet Inställningar för e-postaviseringar.
Markera vilka roller som ska få aviseringar.
Lägg till eventuella extra mottagare under Ytterligare e-postaviseringar.
Klicka på Spara.

2. Övriga inställningar

Anonym avsändare

Aktivera det här alternativet om företaget vill tillåta anonyma avvikelse-rapporter.

Anpassa filnamn för PDF-rapport

Administratören kan anpassa filnamnet på exporterade PDF-rapporter genom att välja element från en lista:

Avvikelse-ID
Projekt
Underprojekt
Titel
Datum
Oönskad händelse

3. Innehåll i avvikelse-rapporten

Här definierar du vilka fält som ska ingå i rapporten, om de ska visas vid registrering och/eller behandling, samt om de ska vara obligatoriska.

Typ av händelse – Fördefinierade val som kan läggas till och anpassas efter företagets behov.

Händelsen omfattade – Lista över fördefinierade val som kan anpassas.

Orsak till händelsen – Kan anpassas med egna val.

Arbetsoperation – Kan anpassas med egna val.

Omedelbara åtgärder – Ett fritextfält där insändaren beskriver åtgärder som vidtagits för att minimera konsekvenserna. Rekommenderas att aktivera och göra obligatoriskt.

Allvarlighetsgrad – Möjlighet att välja mellan två skalor:

Tre steg: Låg – Medel – Hög
Fem steg: 1–5

Hantera ÄTA-arbeten? Använd Ändring/tillägg

För ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) finns en separat funktion i SmartDok: Ändring/tillägg. Den är särskilt utformad för att dokumentera och följa upp ÄTA-ärenden och hålls åtskild från avvikelsehanteringen. Kontakta support om du vill veta mer om hur Ändring/tillägg fungerar eller hur du kommer igång.

Behöver du hjälp?

Kontakta SmartDok support:

E-post: support@smartdok.se
Telefon: 08-124 569 40