Dela och importera formulärmallar mellan SmartDok-konton

Så delar du formulärmallar

Gå till KMA/Dokumentation → Formulär mallsbibliotek.
Markera ett eller flera formulär.
Klicka Mer → Dela valda formulärmallar.
Klicka Lägg till för att ange mottagarens e-postadress, avsluta med plus-knappen.
- Det går att ange flera e-postadresser.
- Det går att dela både projekt- och maskinformulär samtidigt.
Klicka Bekräfta.

Systemet genererar en hemlig delningsnyckel och skickar den till angivna e-postadresser.

När delningen är genomförd visas en grön bekräftelse längst ned på skärmen.

Hur importerar man formulärmallar från ett annat SmartDok-konto?

Mottagaren får ett e-postmeddelande med en delad nyckel. Nyckeln är giltig i 7 dagar.

Så importerar du formulärmallar med delad nyckel

Gå till KMA/Dokumentation → Formulär mallbibliotek.
Klicka på knappen med tre prickar.
Välj Importera formulärmallar med delad nyckel.
Klistra in nyckeln i fältet i dialogrutan.
Klicka Ladda formulärmallar.

Formulärmallarna visas nu i dialogen.

Viktig information

Förhandsvisning av formulär är inte möjlig.
Detta beror på att innehållet inte kan visas innan formuläret finns i företagets bibliotek.
Kryssrutor är inaktiverade tills en målkategori har valts.
Rullgardinsmenyn visar endast aktiva kategorier för Projekt och Maskin.
När målkategorin har valts blir formulären tillgängliga för import.

Slutför importen

Markera de formulär som ska importeras.
Klicka Importera formulärmallar.

Vid lyckad import markeras formulären med en kryssruta.
Importerade formulärmallar blir egendefinierade och får versionsnummer 1.0.

Vad kopieras till det andra företaget?

Alla inställningar för formuläret, inklusive:

stående eller liggande visning
synliga fält (ämne, skapad av, godkännandedatum, godkänd av osv.)
visa inskickade formulär för alla användare
inkludera dokumenthistorik i PDF
skicka kopia via e-post till projektledare och kund

Dessutom kopieras:

alla formulärkontroller och all tilläggsinformation (text, bilder, länkar)
alla taggar

Vad kopieras inte?

fasta e-postadresser som har lagts till i formuläret
företagslogotyp

Vanliga frågor (FAQ)

Hur länge är den delade nyckeln giltig?
Den delade nyckeln är giltig i 7 dagar från det att den genererades.

Vad händer om kategorin jag väljer vid import är fel?
Formulärmallen importeras till den valda kategorin. Du kan senare flytta formuläret till en annan kategori i ditt eget bibliotek.