En beskrivelse av hvordan man kan fylle ut en SJA
Utfylling av SJA
Prosjekt: Obligatorisk valg blant tilgjengelige prosjekt.
Underprosjekt: Valgfritt (med mindre underprosjekt er påkrevd i ditt firma).
Tittel: Her legges en tittel for sikker jobb-analysen inn. Tekstbegrensning på 50 tegn. Obligatorisk felt.
Beskrivelse: Her legger man inn beskrivelse av jobben som skal analyseres. Tekstbegrensning på 2500 tegn. Obligatorisk felt.
Ansvarlig for aktiviteten (firma): Her skal ansvarlig firma for gjennomføring av jobben legges inn. Som standard vil navnet på ditt firma dukke opp her, men dette kan krysses bort og erstattes med egendefinert tekst. Tekstbegrensning er 50 tegn. Obligatorisk felt. SJA gjennomføres fordi: Her velges årsak(er) til at SJA gjennomføres. Man har seks predefinerte valg + et egendefinert valg (Annet). Obligatorisk felt.
Deltakere: Her legges deltakere inn. Utfyller blir automatisk definert som SJA-ansvarlig, og kan ikke fjernes fra listen. Dersom man ønsker å legge til eksterne deltakere, så gjøres det via feltet øverst. Da må navn og firmanavn legges inn. Obligatorisk felt.
Deloppgaver: Her skal jobben brytes opp i deloppgaver som skal analyseres for risiko (se egen illustrasjon på neste side).
Tittel: Tittel på deloppgaven. Tegnbegrensning 50 tegn. Obligatorisk felt.
Beskrivelse: Beskrivelse av deloppgaven. Tekstbegrensning 2500 tegn. Obligatorisk felt.
Potensielle farer: Her skal den potensielle faren forbundet med deloppgaven defineres. Det finnes 19 predefinerte valg + et egendefinert valg (Annet). Obligatorisk felt.
Har vi kontroll?: Her skal man sette risikovurderingen på denne deloppgaven. Valgene er Ja, Delvis og Nei. Dersom risikokontroll blir satt til Nei, så vil ikke SJA kunne fullføres. Obligatorisk valg.
Ansvarlig deltaker: Her skal man definere hvem som har ansvaret for denne deloppgaven, inkludert de preventive tiltakene som evt. skal gjøres. Standard valg her er SJA-ansvarlig, men her kan man endre til en hvilken som helst av de andre deltakerne (interne og eksterne). Obligatorisk felt.
Preventive tiltak: Her fyller man inn de preventive tiltakene som evt. skal gjøres for å holde risikoen forbundet med deloppgaven under kontroll. Tekstbegrensning 2500 tegn. Obligatorisk felt.
Når alle obligatoriske felter er fylt ut, og alle deloppgaver er satt til minimum delvis under kontroll, så kan man gå videre med signering av analysen. Først må man trykke på "Lagre" slik at knappen "Gjennomgå og signer" blir aktivert (gul).
Å trykke på "Gjennomgå og signer" starter en gjennomgang som viser generell informasjon om SJA på første side, og deretter informasjon tilknyttet hver deloppgave på de påfølgende sidene. Til slutt kommer man til signeringssiden, der samtlige deltakere kan signere.
Etter at alle har signert trykker man "Tilbake" for å komme tilbake til hovedsiden. Her vil nå "Fullfør" knappen være aktiv.
Man kan når som helst legge nye deltakere til en eksisterende SJA. Dette gjøres ved å hente opp SJA'en , og trykke på "Legg til deltaker". Når ønsket antall deltakere er lagt til så kan man trykke "Gjennomgå og signer" slik at de nye deltakerne får en gjennomgang før de signerer. Alle signaturer blir stemplet med dato og klokkeslett. Dette vil også fremkomme i loggen.
Dersom man ønsker å redigere på innholdet i en SJA, så er dette også mulig, men dette vil medføre at alle signaturer på denne SJA blir fjernet (alle deltakerne må dermed signere på nytt). En pop-up med advarsel om dette vil dukke opp når man henter opp en signert SJA og trykker på "Rediger".
Her finner du webinar om SJA.
For å kunne ta i bruk SJA i SmartDok må du sørge for at funksjonen er aktivert på ditt firma.
Har du ikke denne funksjonen/modulen?
Kontakt vår salgsavdeling eller ring 90 40 33 33 for mer informasjon.
For ytterlige spørsmål kan du sende inn sak til vår supportavdeling eller ringe 90 40 33 33.