Generell informasjon om hvordan SmartDoks SMS-tjeneste fungerer.
Gå til Meldinger/info --> SMS --> Send SMS
Her kan man:
- sende SMS til én eller flere brukere, mottakerlister eller eksterne kontakter (se avsnitt under for ytterligere informasjon om disse).
- filtrere ut de mottakerne du ønsker ved å bruke filtrene for Gruppe, Avdeling og Rolle.
- søke direkte etter en bruker via søkefeltet. Når du har filtrert ut en hensiktsmessig brukerliste til venstre så flytter du ønskede personer over til mottakerfeltet til høyre. Dette kan gjentas gjennom flere sett med filtreringer, da personer flyttet over til mottaker vil forbli der til de eventuelt fjernes.
- under feltet for meldingstekst har du mulighet til å lagre innlagt tekst som mal for senere bruk, samt hente tidligere opprettet mal. Du kan også krysse av for å skjule innholdet i SMS-en i meldingsloggen.
- Nederst i bildet kan du velge hvem som skal stå som avsender av SMS hos mottakeren. Her kan du velge mellom ditt eget telefonnummer (standard), firmanavn (maks. 10 tegn) eller SmartDok. De to siste kan ikke besvares av mottaker.
Merk: SmartDoks SMS-tjeneste bør ikke benyttes for kommunisering av personsensitivt innhold.
Ferdigdefinerte mottakerlister
Her kan du ferdigdefinere lister med mottakere som du kommer til benytte ved gjentatte utsendinger av SMS.
Trykk på "Ny" og start med å gi listen et navn, f.eks. "Administrasjon" eller "Maskinansvarlige".
Velg deretter hvem som skal tilhøre denne mottakerlisten fra utvalget under. Avslutt med å lagre.
En person kan gjerne tilhøre flere mottakerlister.
Eksterne kontakter
Dersom du har behov for å sende SMS til personer som ikke er registrert som bruker i din SmartDok-konto, så kan du opprette dem som eksterne kontakter her. Dette kan f.eks. være en bra måte å få sendt ut SMS til underentreprenører om viktig prosjektinformasjon. Trykk på "Ny" og legg inn navn på bruker og firma, samt personens mobilnummer (husk riktig prefiks).
I tillegg til å kunde sende SMS direkte til en ekstern kontakt, så kan de også inkluderes i faste mottakerlister.
Meldingsmaler
Dersom du ofte sender ut SMS med tilnærmet samme innhold, så kan det være lurt å opprette disse som meldingsmaler.
Dermed slipper du å skrive inn all informasjonen på nytt hver gang, og kan heller evt. bare gjøre små endringer på malen før den sendes.
Trykk på "Ny" og start med å legge inn et navn på malen. Legg deretter inn ønsket tekst, og avslutt med å lagre.
Malen vil da umiddelbart bli tilgjengelig fra Send SMS-siden.
Du kan også lagre en mal direkte i Send SMS-siden ved å trykke på "Lagre som mal" etter at du har lagt tekst inn i feltet for meldingstekst.
Logg
Her får du oversikt over alle SMS som er sendt ut i en definert tidsperiode.
Du kan søke opp et spesifikt mottakertelefonnummer via søkefeltet under datovalget.
Ved å huke av "Vis systemgenererte meldinger" så kan du se alle SMS som er sendt via diverse funksjoner i SmartDok i denne perioden.
Statusene Mottatt, På vent og Mislyktes indikerer om en SMS har blitt levert, er i ferd med å leveres eller av en eller annen grunn ikke kunne sendes.
Ved å holde musepekeren over tallet i de respektive kolonnene så vil du kunne se hvilke telefonnummer dette gjelder.
Meldingsteksten vises i kolonnen lengst til høyre, så fremt ikke avsender har huket av for at meldingsinnhold skal være skjult i loggen.
I så fall vil bare antall tegn i meldingsteksten bli oppgitt.
For ytterlige spørsmål kan du sende inn sak til vår supportavdeling eller ringe 90 40 33 33.