Innsendt / mellomlagret skjema
      Tilbake til hjem
      1. Support
      2. HMS/KS
      3. Innsendt / mellomlagret skjema

      Innsendte skjemaer

      Hvordan se eller håndtere innsendte skjemaer i SmartDok?

      • Naviger til HMS/KS eller SmartMEF → Innsendte skjema.

      • Velg om du ønsker å se innsendte skjema på Prosjekt eller Maskiner.

         

      • Bruk filtreringsmulighetene for å finne spesifikke innsendte skjema:

        • Periode og Status: Velg en tidsperiode og spesifiser om du ønsker å vise innsendte eller mellomlagrede skjemaer. Det er ikke mulig å vise begge i samme visning.
        • Søk eller legg til filter:
          Søk etter spesifikke innsendte skjema eller legg til filter ved å klikke i søkeboksen. Det er mulig å filtrere på følgende kategorier: 
          • Prosjekt og underprosjekt. Multi-select er tilgjengelig.
          • Skjemakategori
          • Skjemamal 
          • Innsenders avdeling 
          • Gruppe 
          • Innsender
          • Emne (kun mulig å søke etter spesifikt emne) 

      Hovedvisning

      • Hovedvisningen viser skjemaer som samsvarer med filtreringsvalgene. 
      • Du kan se et sammendrag som viser antall innsendte, flaggede og behandlede skjemaer. Samt fordeling pr. skjema.

      • Klikk på et aktuelt skjema for å åpne et menyen på høyre side av skjermen. Her kan du velge å forhåndsvise skjemaet. Ved å trykke på Mer-knappen får du ulike valgmuligheter. Du kan blant annet: 
        • Velge å slette innsendt skjema
        • Flytte innsendt skjema til mellomlagret 
        • Eksportere skjema til PDF (med eller uten historikk) eller Excel
        • Flytte skjema til et annet prosjekt 
        • Sende skjema på mail til ønsket mottaker. 

      Kolonneforklaringer i hovedvisningen

      • Innsendt: Viser dato og klokkeslett for innsending.
      • Prosjekt/Underprosjekt: Viser prosjekt og eventuelt underprosjekt skjemaet er knyttet til.
      • Maskin: Vises i stedet for prosjekt dersom skjemaet er relatert til maskin.
      • Løpenummer/Hovedløpenummer: Unike numre som identifiserer skjemaet. Hovedløpenummer er unikt på tvers av alle prosjekter.
      • Skjemanavn: Navn på skjemaet.
      • Dok.nr: Dokumentnummer for skjemaet (definert i skjemamalen).
      • Emne: Tekst fra emnefeltet (valgfritt).
      • Innsendt av: Navnet på personen som sendte inn skjemaet.
      • Sist endret av: Viser siste person som endret skjemaet (gjelder kun mellomlagrede skjemaer).
      • Flagget: Viser om skjemaet er flagget for oppfølging.
      • Behandlet: Viser om skjemaet er behandlet.
      • Logg: Klikk på et aktuelt skjema og åpne fanen Logg i menyen på høyre side av skjermen for å få se skjemaets logg.

      Alternativer for innsendte skjemaer

      Klikk på Forhåndsvisning for å åpne et skjema i en egen pop-up. Øverst i visningen finner du en Mer-knapp med følgende muligheter:

      Flytt skjema til annet prosjekt: Flytt skjemaet til et annet prosjekt/underprosjekt.

      Flytt skjema til annen maskin: Flytt skjemaet til en annen maskin.

      Behandle skjema: Legg til overskrift og beskrivelse for behandlingen, og send kopi til valgt mottaker via e-post eller SMS. Du kan også fjerne flaggingen her.

      Endre status til mellomlagret: Gjør skjemaet redigerbart ved å endre status. En årsak til endringen må oppgis.

      Generer PDF eller Excel

      E-postkopi: Send skjemaet til én eller flere mottakere.

      Mellomlagrede skjemaer

      • Filtrering: Velg Mellomlagret i Status-boksen for å vise kun mellomlagrede skjemaer.
      • Funksjonalitet:
        • Forhåndsvisning: Åpner skjemaet for visning i en egen pop-up.
        • Rediger: Åpner skjemaet i redigerbar visning, hvor du kan endre felter og legge til/fjerne vedlegg.

      Når skjemaet er ferdig utfylt

      1. Klikk på Mellomlagre eller Send inn nederst.
      2. Merk: Som standard beholdes opprinnelig innsenders navn og dato. Dette kan justeres ved å fjerne avhukingen.

      Viktig informasjon

      • Alle handlinger, inkludert endringer og flagging, loggføres med navn og tidspunkt.

      Ofte stilte spørsmål (FAQ) 

      Kan man hente ut statistikk for innsendte skjemaer?
      Ja, det er mulig å hente ut et sammendrag som viser antall innsendte skjemaer basert på valgte skjemamaler og -kategorier. Du kan filtrere statistikken etter blant annet tidsperiode, prosjekt, avdeling, gruppe og ansatte.

      Hva betyr flagg-ikonet på skjemaer, og gir det varsling?
      Flagg-ikonet viser at et skjema er markert for oppfølging. Det brukes som en intern visuell påminnelse, men genererer ikke noe varsel eller varsling i systemet.

      Hvor kan jeg se innsendte skjema på avsluttede prosjekter?
      Du kan se innsendte skjema på avsluttede prosjekter ved å først spesifisere perioden skjemaene ble sendt inn. Når perioden er valgt, får du mulighet til å filtrere på prosjektet i søkefeltet. Da vil de innsendte skjemaene vises i oversikten.

      Kan jeg behandle flere skjemaer samtidig?
      Nei, det er ikke mulig å behandle flere skjemaer eller sjekklister samtidig i SmartDok. Hver sjekkliste må åpnes og behandles individuelt.

      Tilleggsressurser

      Kontakt for hjelp

      Support
      Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

      Salg
      Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

      Telefon
      Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.