Innsendte skjemaer

Hvordan håndtere innsendte skjemaer i SmartDok?

  • Naviger til HMS/KS → Innsendte skjema.

  • Bruk filtreringsmulighetene for å finne ønsket skjema:

    • Periode: Velg en tidsperiode og spesifiser om du ønsker å vise innsendte eller mellomlagrede skjemaer. Det er ikke mulig å vise begge i samme visning.
    • Modul: Velg mellom Send inn skjema eller Skjema mot maskin (avhengig av om Maskin-modulen er aktivert).
    • Prosjekt: Filtrer på prosjekt og velg om deaktiverte prosjekter skal inkluderes. Multi-select er tilgjengelig. Du kan også velge å vise innsendte skjema på alle prosjekter ved å bruke alternativet "Alle prosjekter".
    • Kategori/skjema: Filtrer etter kategori og/eller spesifikt skjema. Du kan også vise skjemaer fra tidligere revisjoner.
    • Innsendt av: Filtrer basert på gruppe, avdeling eller ansatt som sendte inn skjemaet. Du kan også inkludere siste person som endret skjemaet.
    • Vis: Velg å vise skjemaer som er behandlet, flagget, inneholder bilder, og/eller er signert.
    • Klikk på Generer for å vise filtreringsresultatene.

lkngl

Hovedvisning

  • Hovedvisningen viser skjemaer som samsvarer med filtreringsvalgene.
  • Sammendraget kan eksporteres til PDF eller Excel.
  • Klikk på Vis for å åpne et skjema i en egen pop-up.

Skjermbilde 2021-10-26 113356

Kolonneforklaringer i hovedvisningen

  • Innsendt: Viser dato og klokkeslett for innsending.
  • Prosjekt/Underprosjekt: Viser prosjekt og eventuelt underprosjekt skjemaet er knyttet til.
  • Maskin: Vises i stedet for prosjekt dersom skjemaet er relatert til maskin.
  • Løpenummer/Hovedløpenummer: Unike numre som identifiserer skjemaet. Hovedløpenummer er unikt på tvers av alle prosjekter.
  • Skjemanavn: Navn på skjemaet.
  • Dok.nr: Dokumentnummer for skjemaet (definert i skjemamalen).
  • Emne: Tekst fra emnefeltet (valgfritt).
  • Innsendt av: Navnet på personen som sendte inn skjemaet.
  • Sist endret av: Viser siste person som endret skjemaet (gjelder kun mellomlagrede skjemaer).
  • Bilde: Indikerer antall bilder vedlagt i skjemaet.
  • Flagget: Viser om skjemaet er flagget for oppfølging.
  • Behandlet: Viser om skjemaet er behandlet.
  • Signert: Indikerer om skjemaet er signert i hovedsignaturfeltet.
  • Logg: Hold musepekeren over ikonet for å få opp en hurtigvisning av skjemaets logg.

rgefge

Alternativer for innsendte skjemaer

Klikk på Vis for å åpne et skjema i en egen pop-up. Øverst i visningen finner du en Valg-knapp med følgende muligheter:

Flytt skjema til annet prosjekt: Flytt skjemaet til et annet prosjekt/underprosjekt.

Flytt skjema til annen maskin: Flytt skjemaet til en annen maskin.

Behandle skjema: Legg til overskrift og beskrivelse for behandlingen, og send kopi til valgt mottaker via e-post eller SMS. Du kan også fjerne flaggingen her.

Endre status til mellomlagret: Gjør skjemaet redigerbart ved å endre status. En årsak til endringen må oppgis.

Generer PDF: Last ned skjemaet som en PDF.

E-postkopi: Send skjemaet til én eller flere mottakere.

Skriv ut skjema: Åpne utskriftsfunksjonen i nettleseren.

Eksport til Excel eller PDF: Eksporter sammendraget for videre bruk.

httrgv

Mellomlagrede skjemaer

  • Filtrering: Huk av for Vis mellomlagrede skjema i filteret for å vise kun mellomlagrede skjemaer.
  • Funksjonalitet:
    • Vis-knapp: Åpner skjemaet for visning i en egen pop-up.
    • Fullfør-knapp: Åpner skjemaet i redigerbar visning, hvor du kan endre felter og legge til/fjerne vedlegg.

Når skjemaet er ferdig utfylt

  1. Klikk på Mellomlagre eller Send inn skjema nederst.
  2. Merk: Som standard beholdes opprinnelig innsenders navn og dato. Dette kan justeres ved å fjerne avhukingen.

Viktig

  • Innsendte skjemaer kan kun redigeres etter at de er endret til mellomlagrede.
  • Alle handlinger, inkludert endringer og flagging, loggføres med navn og tidspunkt.
  • Her finner du en hjelpevideo for siden innsendte skjema.

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.