Innsendt / mellomlagret skjema
      Tilbake til hjem
      1. Support
      2. HMS/KS
      3. Innsendt / mellomlagret skjema

      Innsendte skjemaer

      Hvordan se eller håndtere innsendte skjemaer i SmartDok?

      • Naviger til HMS/KS eller SmartMEF → Innsendte skjema.

      • Velg om du ønsker å se innsendte skjema på Prosjekt eller Maskiner.

         

      • Bruk filtreringsmulighetene for å finne spesifikke innsendte skjema:

        • Periode og Status: Velg en tidsperiode og spesifiser om du ønsker å vise innsendte eller mellomlagrede skjemaer. Det er ikke mulig å vise begge i samme visning.
        • Søk eller legg til filter:
          Søk etter spesifikke innsendte skjema eller legg til filter ved å klikke i søkeboksen. Det er mulig å filtrere på følgende kategorier: 
          • Prosjekt og underprosjekt. Multi-select er tilgjengelig.
          • Skjemakategori
          • Skjemamal 
          • Avdeling 
          • Gruppe 
          • Innsender

      Hovedvisning

      • Hovedvisningen viser skjemaer som samsvarer med filtreringsvalgene. 
      • Du kan se et sammendrag som viser antall innsendte, flaggede og behandlede skjemaer. Samt fordeling pr. skjema.

      • Klikk på et aktuelt skjema for å åpne et menyen på høyre side av skjermen. Her kan du velge å forhåndsvise skjemaet. Ved å trykke på Mer-knappen får du ulike valgmuligheter. Du kan blant annet: 
        • Velge å slette innsendt skjema
        • Flytte innsendt skjema til mellomlagret 
        • Eksportere skjema til PDF (med eller uten historikk) eller Excel
        • Flytte skjema til et annet prosjekt 
        • Sende skjema på mail til ønsket mottaker. 

      Kolonneforklaringer i hovedvisningen

      • Innsendt: Viser dato og klokkeslett for innsending.
      • Prosjekt/Underprosjekt: Viser prosjekt og eventuelt underprosjekt skjemaet er knyttet til.
      • Maskin: Vises i stedet for prosjekt dersom skjemaet er relatert til maskin.
      • Løpenummer/Hovedløpenummer: Unike numre som identifiserer skjemaet. Hovedløpenummer er unikt på tvers av alle prosjekter.
      • Skjemanavn: Navn på skjemaet.
      • Dok.nr: Dokumentnummer for skjemaet (definert i skjemamalen).
      • Emne: Tekst fra emnefeltet (valgfritt).
      • Innsendt av: Navnet på personen som sendte inn skjemaet.
      • Sist endret av: Viser siste person som endret skjemaet (gjelder kun mellomlagrede skjemaer).
      • Flagget: Viser om skjemaet er flagget for oppfølging.
      • Behandlet: Viser om skjemaet er behandlet.
      • Logg: Klikk på et aktuelt skjema og åpne fanen Logg i menyen på høyre side av skjermen for å få se skjemaets logg.

      Alternativer for innsendte skjemaer

      Klikk på Forhåndsvisning for å åpne et skjema i en egen pop-up. Øverst i visningen finner du en Mer-knapp med følgende muligheter:

      Flytt skjema til annet prosjekt: Flytt skjemaet til et annet prosjekt/underprosjekt.

      Flytt skjema til annen maskin: Flytt skjemaet til en annen maskin.

      Behandle skjema: Legg til overskrift og beskrivelse for behandlingen, og send kopi til valgt mottaker via e-post eller SMS. Du kan også fjerne flaggingen her.

      Endre status til mellomlagret: Gjør skjemaet redigerbart ved å endre status. En årsak til endringen må oppgis.

      Generer PDF eller Excel

      E-postkopi: Send skjemaet til én eller flere mottakere.

      Mellomlagrede skjemaer

      • Filtrering: Velg Mellomlagret i Status-boksen for å vise kun mellomlagrede skjemaer.
      • Funksjonalitet:
        • Forhåndsvisning: Åpner skjemaet for visning i en egen pop-up.
        • Rediger: Åpner skjemaet i redigerbar visning, hvor du kan endre felter og legge til/fjerne vedlegg.

      Når skjemaet er ferdig utfylt

      1. Klikk på Mellomlagre eller Send inn nederst.
      2. Merk: Som standard beholdes opprinnelig innsenders navn og dato. Dette kan justeres ved å fjerne avhukingen.

      Viktig informasjon

      • Innsendte skjemaer kan kun redigeres etter at de er endret til mellomlagrede.
      • Alle handlinger, inkludert endringer og flagging, loggføres med navn og tidspunkt.

      Ofte stilte spørsmål (FAQ) 

      Kan man hente ut statistikk for innsendte skjemaer?
      Ja, det er mulig å hente ut et sammendrag som viser antall innsendte skjemaer basert på valgte skjemamaler og -kategorier. Du kan filtrere statistikken etter blant annet tidsperiode, prosjekt, avdeling, gruppe og ansatte.

      Hva betyr flagg-ikonet på skjemaer, og gir det varsling?
      Flagg-ikonet viser at et skjema er markert for oppfølging. Det brukes som en intern visuell påminnelse, men genererer ikke noe varsel eller varsling i systemet.

      Tilleggsressurser

      Kontakt for hjelp

      Support
      Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

      Salg
      Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

      Telefon
      Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.