Hvordan se eller håndtere innsendte skjemaer i SmartDok?
-
Naviger til HMS/KS → Innsendte skjema.
-
Bruk filtreringsmulighetene for å finne ønsket skjema:
- Periode: Velg en tidsperiode og spesifiser om du ønsker å vise innsendte eller mellomlagrede skjemaer. Det er ikke mulig å vise begge i samme visning.
- Modul: Velg mellom Send inn skjema eller Skjema mot maskin (avhengig av om Maskin-modulen er aktivert).
- Prosjekt: Filtrer på prosjekt og velg om deaktiverte prosjekter skal inkluderes. Multi-select er tilgjengelig. Du kan også velge å vise innsendte skjema på alle prosjekter ved å bruke alternativet "Alle prosjekter".
- Kategori/skjema: Filtrer etter kategori og/eller spesifikt skjema. Du kan også vise skjemaer fra tidligere revisjoner.
- Innsendt av: Filtrer basert på gruppe, avdeling eller ansatt som sendte inn skjemaet. Du kan også inkludere siste person som endret skjemaet.
- Vis: Velg å vise skjemaer som er behandlet, flagget, inneholder bilder, og/eller er signert.
- Klikk på Generer for å vise filtreringsresultatene.
Hovedvisning
- Hovedvisningen viser skjemaer som samsvarer med filtreringsvalgene.
- Sammendraget kan eksporteres til PDF eller Excel.
- Klikk på Vis for å åpne et skjema i en egen pop-up.
Kolonneforklaringer i hovedvisningen
- Innsendt: Viser dato og klokkeslett for innsending.
- Prosjekt/Underprosjekt: Viser prosjekt og eventuelt underprosjekt skjemaet er knyttet til.
- Maskin: Vises i stedet for prosjekt dersom skjemaet er relatert til maskin.
- Løpenummer/Hovedløpenummer: Unike numre som identifiserer skjemaet. Hovedløpenummer er unikt på tvers av alle prosjekter.
- Skjemanavn: Navn på skjemaet.
- Dok.nr: Dokumentnummer for skjemaet (definert i skjemamalen).
- Emne: Tekst fra emnefeltet (valgfritt).
- Innsendt av: Navnet på personen som sendte inn skjemaet.
- Sist endret av: Viser siste person som endret skjemaet (gjelder kun mellomlagrede skjemaer).
- Bilde: Indikerer antall bilder vedlagt i skjemaet.
- Flagget: Viser om skjemaet er flagget for oppfølging.
- Behandlet: Viser om skjemaet er behandlet.
- Signert: Indikerer om skjemaet er signert i hovedsignaturfeltet.
- Logg: Hold musepekeren over ikonet for å få opp en hurtigvisning av skjemaets logg.
Alternativer for innsendte skjemaer
Klikk på Vis for å åpne et skjema i en egen pop-up. Øverst i visningen finner du en Valg-knapp med følgende muligheter:
Flytt skjema til annet prosjekt: Flytt skjemaet til et annet prosjekt/underprosjekt.
Flytt skjema til annen maskin: Flytt skjemaet til en annen maskin.
Behandle skjema: Legg til overskrift og beskrivelse for behandlingen, og send kopi til valgt mottaker via e-post eller SMS. Du kan også fjerne flaggingen her.
Endre status til mellomlagret: Gjør skjemaet redigerbart ved å endre status. En årsak til endringen må oppgis.
Generer PDF: Last ned skjemaet som en PDF.
E-postkopi: Send skjemaet til én eller flere mottakere.
Skriv ut skjema: Åpne utskriftsfunksjonen i nettleseren.
Eksport til Excel eller PDF: Eksporter sammendraget for videre bruk.
Mellomlagrede skjemaer
- Filtrering: Huk av for Vis mellomlagrede skjema i filteret for å vise kun mellomlagrede skjemaer.
- Funksjonalitet:
- Vis-knapp: Åpner skjemaet for visning i en egen pop-up.
- Fullfør-knapp: Åpner skjemaet i redigerbar visning, hvor du kan endre felter og legge til/fjerne vedlegg.
Når skjemaet er ferdig utfylt
- Klikk på Mellomlagre eller Send inn skjema nederst.
- Merk: Som standard beholdes opprinnelig innsenders navn og dato. Dette kan justeres ved å fjerne avhukingen.
Viktig
- Innsendte skjemaer kan kun redigeres etter at de er endret til mellomlagrede.
- Alle handlinger, inkludert endringer og flagging, loggføres med navn og tidspunkt.
- Her finner du en hjelpevideo for siden innsendte skjema.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Kan man hente ut statistikk for innsendte skjemaer?
Ja, det er mulig å hente ut et sammendrag som viser antall innsendte skjemaer basert på valgte skjemamaler og -kategorier. Du kan filtrere statistikken etter blant annet tidsperiode, prosjekt, avdeling, gruppe og ansatte.
Hva betyr flagg-ikonet på skjemaer, og gir det varsling?
Flagg-ikonet viser at et skjema er markert for oppfølging. Det brukes som en intern visuell påminnelse, men genererer ikke noe varsel eller varsling i systemet.
Kontakt for hjelp
Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.
Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.
Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.