Hvordan se eller håndtere innsendte skjemaer i SmartDok?
-
Naviger til HMS/KS eller SmartMEF → Innsendte skjema.
- Velg om du ønsker å se innsendte skjema på Prosjekt eller Maskiner.
-
Bruk filtreringsmulighetene for å finne spesifikke innsendte skjema:
- Periode og Status: Velg en tidsperiode og spesifiser om du ønsker å vise innsendte eller mellomlagrede skjemaer. Det er ikke mulig å vise begge i samme visning.
- Søk eller legg til filter:
Søk etter spesifikke innsendte skjema eller legg til filter ved å klikke i søkeboksen. Det er mulig å filtrere på følgende kategorier:- Prosjekt og underprosjekt. Multi-select er tilgjengelig.
- Skjemakategori
- Skjemamal
- Avdeling
- Gruppe
- Innsender
Hovedvisning
- Hovedvisningen viser skjemaer som samsvarer med filtreringsvalgene.
- Du kan se et sammendrag som viser antall innsendte, flaggede og behandlede skjemaer. Samt fordeling pr. skjema.
- Klikk på et aktuelt skjema for å åpne et menyen på høyre side av skjermen. Her kan du velge å forhåndsvise skjemaet. Ved å trykke på Mer-knappen får du ulike valgmuligheter. Du kan blant annet:
- Velge å slette innsendt skjema
- Flytte innsendt skjema til mellomlagret
- Eksportere skjema til PDF (med eller uten historikk) eller Excel
- Flytte skjema til et annet prosjekt
- Sende skjema på mail til ønsket mottaker.
Kolonneforklaringer i hovedvisningen
- Innsendt: Viser dato og klokkeslett for innsending.
- Prosjekt/Underprosjekt: Viser prosjekt og eventuelt underprosjekt skjemaet er knyttet til.
- Maskin: Vises i stedet for prosjekt dersom skjemaet er relatert til maskin.
- Løpenummer/Hovedløpenummer: Unike numre som identifiserer skjemaet. Hovedløpenummer er unikt på tvers av alle prosjekter.
- Skjemanavn: Navn på skjemaet.
- Dok.nr: Dokumentnummer for skjemaet (definert i skjemamalen).
- Emne: Tekst fra emnefeltet (valgfritt).
- Innsendt av: Navnet på personen som sendte inn skjemaet.
- Sist endret av: Viser siste person som endret skjemaet (gjelder kun mellomlagrede skjemaer).
- Flagget: Viser om skjemaet er flagget for oppfølging.
- Behandlet: Viser om skjemaet er behandlet.
- Logg: Klikk på et aktuelt skjema og åpne fanen Logg i menyen på høyre side av skjermen for å få se skjemaets logg.
Alternativer for innsendte skjemaer
Klikk på Forhåndsvisning for å åpne et skjema i en egen pop-up. Øverst i visningen finner du en Mer-knapp med følgende muligheter:
Flytt skjema til annet prosjekt: Flytt skjemaet til et annet prosjekt/underprosjekt.
Flytt skjema til annen maskin: Flytt skjemaet til en annen maskin.
Behandle skjema: Legg til overskrift og beskrivelse for behandlingen, og send kopi til valgt mottaker via e-post eller SMS. Du kan også fjerne flaggingen her.
Endre status til mellomlagret: Gjør skjemaet redigerbart ved å endre status. En årsak til endringen må oppgis.
Generer PDF eller Excel
E-postkopi: Send skjemaet til én eller flere mottakere.
Mellomlagrede skjemaer
- Filtrering: Velg Mellomlagret i Status-boksen for å vise kun mellomlagrede skjemaer.
- Funksjonalitet:
- Forhåndsvisning: Åpner skjemaet for visning i en egen pop-up.
- Rediger: Åpner skjemaet i redigerbar visning, hvor du kan endre felter og legge til/fjerne vedlegg.
Når skjemaet er ferdig utfylt
- Klikk på Mellomlagre eller Send inn nederst.
- Merk: Som standard beholdes opprinnelig innsenders navn og dato. Dette kan justeres ved å fjerne avhukingen.
Viktig informasjon
- Innsendte skjemaer kan kun redigeres etter at de er endret til mellomlagrede.
- Alle handlinger, inkludert endringer og flagging, loggføres med navn og tidspunkt.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Kan man hente ut statistikk for innsendte skjemaer?
Ja, det er mulig å hente ut et sammendrag som viser antall innsendte skjemaer basert på valgte skjemamaler og -kategorier. Du kan filtrere statistikken etter blant annet tidsperiode, prosjekt, avdeling, gruppe og ansatte.
Hva betyr flagg-ikonet på skjemaer, og gir det varsling?
Flagg-ikonet viser at et skjema er markert for oppfølging. Det brukes som en intern visuell påminnelse, men genererer ikke noe varsel eller varsling i systemet.
Tilleggsressurser
Kontakt for hjelp
Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.
Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.
Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.