Informasjon om opprettelse, behandling og lagring av innsendte skjema.
- Gå til HMS/KS --> Innsendte skjema
- Periode: Velg periode, og velg mellom å vise innsendte eller mellomlagrede skjemaer. Det er ikke mulig å vise både permanent innsendte og mellomlagrede skjema i samme visning.
- Modul: Her kan man velge mellom Send inn skjema eller Skjema mot maskin (avhenger av om Maskin-modulen er aktivert).
I tillegg kan man filtrere på prosjekt, samt vise deaktiverte prosjekter om ønskelig. I alle nedtrekkslister er at det er åpnet for multi-select. Dvs. at du kan velge flere prosjekter/underprosjekter/maskiner i samme utvalg. - Kategori/skjema: Filtrer på kategori og/eller hvilket skjema. Her kan man også vise innsendte skjemaer på tidligere revisjoner av skjemaet.
- Innsendt av: Filtrer etter hvilken gruppe, avdeling eller ansatt skjemaene er innsendt av. I tillegg kan man inkludere sist endret av.
- Vis: Velg å vise skjemaer som er behandlet, flagget, har bilder inkludert og/eller er signert.
- Trykk Generer for å søke etter ønsket filtrering
- Vis/Skjul Sammendrag fra perioden/filtreringen som er hentet ut. Oversikten kan eksporteres til PDF og Excel
Hovedvisningen viser innhold som samsvarer med filtreringen gjort øverst på siden.
Vis: Knapp som åpner en visning av innsendt skjema i egen pop-up.Innsendt: Dato og klokkeslett for innsending av skjema
Prosjekt: Dersom skjema er sendt inn mot prosjekt så vises valgt prosjekt her
Underprosjekt: Kolonnen vises kun dersom innsendt skjema er knyttet mot underprosjekt.
Maskin: Vises istedet for kolonnen Prosjekt dersom skjema mot maskin er valgt i filtreringen.
Løpenummer: Genereres pr. skjemamal pr. prosjekt og skal være unikt utfra dette.
Hovedløpenr: Dette tallet er unikt på tvers av alle prosjekter, og kan derfor brukes til å enkelt identifisere innsendte skjemaer på tvers av firmaet.
Skjemanavn: Viser navnet på innsendt skjema
Dok.nr: Det innsendte skjemaets dokumentnummer (er bestemt i skjemamalen)
Emne: Visning av tekst som er lagt inn i emnefeltet i innsendt skjema (valgfritt, kan være tomt)
Innsendt av: Viser navnet på innsender av skjema
Sist endret av: Vises kun dersom tilhørende avhuking er aktivert i filteret øverst. Her vises navnet på den siste som endret på skjema (ved mellomlagring).
Bilde: Dersom det ligger bilder vedlagt i innsendt skjema så dukker et bildeikon opp her. Tallet ved siden av ikonet indikerer hvor mange bilder som er vedlagt.
Flagget: Ikon dukker opp i denne kolonnen dersom det innsendte skjemaet er flagget (følg opp)
Behandlet: En avhuking dukker opp i kolonnen her dersom skjemaet er behandlet etter innsending.
Signert: En avhuking dukker opp i kolonnen her dersom det innsendte skjemaet er signert (gjelder kun hovedfeltet for signatur nederst på skjemaet, ikke evt. signaturer gjort i andre custom signaturfelt i skjemaet.)
Logg: Dersom man holder musepekeren over ikonet i denne kolonnen så får man opp en pop-up som viser en hurtigvisning av loggen til dette skjemaet.
- Trykk på Vis på et innsendt skjema så åpnes dette skjemaet i en egen pop-up. Øverst i visningen finner man en valg-knapp med følgende muligheter:
- Flytt skjema til annet prosjekt - Gir deg mulighet til å flytte skjemaet til et annet prosjekt/underprosjekt (dersom skjema er sendt inn mot prosjekt)
- Flytt skjema til annen maskin - Gir deg mulighet til å flytte skjemaet til en annen maskin (dersom skjema er sendt inn mot maskin)
- Behandle skjema - Åpner kontrolleren for behandling av skjema. Her kan man lage en overskrift og beskrivelse av behandlingen før man sender kopi til valgt mottaker på e-post/SMS. Man kan også fjerne flaggingen på et innsendt skjema herfra. Dersom du behandler skjema her så vil dette bli markert i tilhørende kolonne i hovedvisningen.
- Endre status fra innsendt til mellomlagret - Dersom det er behov for å gjøre endringer på et innsendt skjema så må dette først gjøres om til mellomlagret, og deretter endres og fullføres på nytt. For å få endret status på skjemaet er det obligatorisk å legge inn en årsak til endringen.
- Generer PDF av skjema - Trykk her for å generere en PDF av det valgte skjemaet. PDF lastes da ned på vanlig måte.
- E-postkopi av skjema til mottaker - Trykk her for å sende kopi av innsendt skjema til egenvalgt e-postmottaker(e).
- Skriv ut skjema - Hurtigvalg for å åpne utskriftsfunksjonen i nettleseren
- Via Valg-knappen får man også tilgang til å eksportere sammendraget til Excel eller PDF.
Mellomlagrede skjema
Dersom man huker av for “Vis mellomlagrede skjema” i filteret øverst, så vil resutatet i hovedvisningen kun være mellomlagrede skjemaer som matcher filtervalgene gjort øverst. Disse skjemaene har både en Vis-knapp og en Fullfør-knapp tilknyttet seg.
Vis-knappen fungerer på samme måte som på ferdig innsendte skjemaer, mens Fullfør-knappen åpner det mellomlagrede skjemaet i en redigerbar visning. Her kan man fylle ut og endre på alle felter, samt legge til og fjerne vedlagte bilder.
Når alle nødvendige utfyllinger/endringer er gjort kan man finne knapper for ny mellomlagring og innsending av skjema nederst i visningen. Merk at vi har implementert en ny funksjon her for å beholde opprinnelig innsenders navn og innsendingsdato (egen cavhukingsboks som er avhuket som standard). Dersom denne forblir avhuket ved innsending så vil skjemaet merkes med opprinnelig innsender samt dato/klokkeslett for når denne personen mellomlagret skjemaet. Dersom man fjerner denne avhukingen så vil skjemaet merkes med navnet til vedkommende som endret det sist, samt dato/klokkeslett for når dette ble gjort.
Her finner du en hjelpevideo for siden innsendte skjema.
Har du ikke denne funksjonen/modulen?
Kontakt vår salgsavdeling eller ring 90 40 33 33 for mer informasjon.
For ytterlige spørsmål ta kontakt med Support HER.