Informasjon om opprettelse, behandling og lagring av innsendte skjema.
- Gå til HMS/KS --> Innsendte skjema
- Periode: Velg periode, og velg mellom å vise innsendte eller mellomlagrede skjemaer. Det er ikke mulig å vise både permanent innsendte og mellomlagrede skjema i samme visning.
- Modul: Her kan man velge mellom Send inn skjema eller Skjema mot maskin (avhenger av om Maskin-modulen er aktivert).
I tillegg kan man filtrere på prosjekt, samt vise deaktiverte prosjekter om ønskelig. I alle nedtrekkslister er at det er åpnet for multi-select. Dvs. at du kan velge flere prosjekter/underprosjekter/maskiner i samme utvalg. - Kategori/skjema: Filtrer på kategori og/eller hvilket skjema. Her kan man også vise innsendte skjemaer på tidligere revisjoner av skjemaet.
- Innsendt av: Filtrer etter hvilken gruppe, avdeling eller ansatt skjemaene er innsendt av. I tillegg kan man inkludere sist endret av.
- Vis: Velg å vise skjemaer som er behandlet, flagget, har bilder inkludert og/eller er signert.
- Trykk Generer for å søke etter ønsket filtrering
- Vis/Skjul Sammendrag fra perioden/filtreringen som er hentet ut. Oversikten kan eksporteres til PDF og Excel
Hovedvisningen viser innhold som samsvarer med filtreringen gjort øverst på siden.
Vis: Knapp som åpner en visning av innsendt skjema i egen pop-up.Innsendt: Dato og klokkeslett for innsending av skjema
Prosjekt: Dersom skjema er sendt inn mot prosjekt så vises valgt prosjekt her
Underprosjekt: Kolonnen vises kun dersom innsendt skjema er knyttet mot underprosjekt.
Maskin: Vises istedet for kolonnen Prosjekt dersom skjema mot maskin er valgt i filtreringen.
Løpenummer: Genereres pr. skjemamal pr. prosjekt og skal være unikt utfra dette.
Hovedløpenr: Dette tallet er unikt på tvers av alle prosjekter, og kan derfor brukes til å enkelt identifisere innsendte skjemaer på tvers av firmaet.
Skjemanavn: Viser navnet på innsendt skjema
Dok.nr: Det innsendte skjemaets dokumentnummer (er bestemt i skjemamalen)
Emne: Visning av tekst som er lagt inn i emnefeltet i innsendt skjema (valgfritt, kan være tomt)
Innsendt av: Viser navnet på innsender av skjema
Sist endret av: Vises kun dersom tilhørende avhuking er aktivert i filteret øverst. Her vises navnet på den siste som endret på skjema (ved mellomlagring).
Bilde: Dersom det ligger bilder vedlagt i innsendt skjema så dukker et bildeikon opp her. Tallet ved siden av ikonet indikerer hvor mange bilder som er vedlagt.
Flagget: Ikon dukker opp i denne kolonnen dersom det innsendte skjemaet er flagget (følg opp)
Behandlet: En avhuking dukker opp i kolonnen her dersom skjemaet er behandlet etter innsending.
Signert: En avhuking dukker opp i kolonnen her dersom det innsendte skjemaet er signert (gjelder kun hovedfeltet for signatur nederst på skjemaet, ikke evt. signaturer gjort i andre custom signaturfelt i skjemaet.)
Logg: Dersom man holder musepekeren over ikonet i denne kolonnen så får man opp en pop-up som viser en hurtigvisning av loggen til dette skjemaet.
- Trykk på Vis på et innsendt skjema så åpnes dette skjemaet i en egen pop-up. Øverst i visningen finner man en valg-knapp med følgende muligheter:
- Flytt skjema til annet prosjekt - Gir deg mulighet til å flytte skjemaet til et annet prosjekt/underprosjekt (dersom skjema er sendt inn mot prosjekt)
- Flytt skjema til annen maskin - Gir deg mulighet til å flytte skjemaet til en annen maskin (dersom skjema er sendt inn mot maskin)
- Behandle skjema - Åpner kontrolleren for behandling av skjema. Her kan man lage en overskrift og beskrivelse av behandlingen før man sender kopi til valgt mottaker på e-post/SMS. Man kan også fjerne flaggingen på et innsendt skjema herfra. Dersom du behandler skjema her så vil dette bli markert i tilhørende kolonne i hovedvisningen.
- Endre status fra innsendt til mellomlagret - Dersom det er behov for å gjøre endringer på et innsendt skjema så må dette først gjøres om til mellomlagret, og deretter endres og fullføres på nytt. For å få endret status på skjemaet er det obligatorisk å legge inn en årsak til endringen.
- Generer PDF av skjema - Trykk her for å generere en PDF av det valgte skjemaet. PDF lastes da ned på vanlig måte.
- E-postkopi av skjema til mottaker - Trykk her for å sende kopi av innsendt skjema til egenvalgt e-postmottaker(e).
- Skriv ut skjema - Hurtigvalg for å åpne utskriftsfunksjonen i nettleseren
- Via Valg-knappen får man også tilgang til å eksportere sammendraget til Excel eller PDF.
Mellomlagrede skjema
Dersom man huker av for “Vis mellomlagrede skjema” i filteret øverst, så vil resutatet i hovedvisningen kun være mellomlagrede skjemaer som matcher filtervalgene gjort øverst. Disse skjemaene har både en Vis-knapp og en Fullfør-knapp tilknyttet seg.
Vis-knappen fungerer på samme måte som på ferdig innsendte skjemaer, mens Fullfør-knappen åpner det mellomlagrede skjemaet i en redigerbar visning. Her kan man fylle ut og endre på alle felter, samt legge til og fjerne vedlagte bilder.
Når alle nødvendige utfyllinger/endringer er gjort kan man finne knapper for ny mellomlagring og innsending av skjema nederst i visningen. Merk at vi har implementert en ny funksjon her for å beholde opprinnelig innsenders navn og innsendingsdato (egen cavhukingsboks som er avhuket som standard). Dersom denne forblir avhuket ved innsending så vil skjemaet merkes med opprinnelig innsender samt dato/klokkeslett for når denne personen mellomlagret skjemaet. Dersom man fjerner denne avhukingen så vil skjemaet merkes med navnet til vedkommende som endret det sist, samt dato/klokkeslett for når dette ble gjort.
Her finner du en hjelpevideo for siden innsendte skjema.
For ytterlige spørsmål kan du sende inn sak til vår supportavdeling eller ringe 90 40 33 33.
Har du ikke denne funksjonen/modulen?
Kontakt vår salgsavdeling eller ring 90 40 33 33 for mer informasjon.