Insända/ temporärt sparade formulär
      Tillbaka till startsidan
      1. Support
      2. KMA/Dokumentation
      3. Insända/ temporärt sparade formulär

      Inskickade formulär

      Hur ser man eller hanterar inskickade formulär i SmartDok?

      • Navigera till KMA/Dokumentation → Inskickade formulär.
      • Välj om du vill se inskickade formulär per projekt eller maskiner.

      • Använd filtreringsalternativen för att hitta specifika inskickade formulär:



        - Period och status: Välj en tidsperiod och specificera om du vill visa inskickade eller temporärt sparade utkast. Det går inte att visa båda samtidigt.

        - Sök         eller lägg till filter: Sök efter specifika inskickade formulär eller lägg till filter genom att klicka i sökfältet. Du kan filtrera på flera olika kategorier; Projekt och underprojekt (flera val möjliga), Formulärkategori, Formulär, Avdelning, Grupp, Insändare

        Huvudvy

        • Huvudvyn visar formulär som matchar dina filterval.
        • Du får ett sammandrag med antal inskickade, flaggade och bearbetade formulär, samt fördelning per formulär.



        • Klicka på ett relevant formulär för att öppna menyn till höger på skärmen. Här kan du välja att förhandsgranska formuläret. Genom att trycka på Mer-knappen får du följande alternativ:
          • Ta bort inskickat formulär
          • Flytta inskickat formulär till sparat utkast
          • Exportera formulär till PDF (med eller utan historik) eller Excel
          • Flytta formulär till ett annat projekt
          • Behandla/ bearbeta formulär
          • Skicka formuläret via e-post till önskad mottagare

        Förklaring av kolumner i huvudvyn:

        • Inskickat: Datum och tidpunkt för insändning.

        • Projekt/Underprojekt: Visar vilket projekt/underprojekt formuläret är kopplat till.

        • Maskin: Visas istället för projekt om formuläret är kopplat till en maskin.

        • Löpnr/Huvudlöpnr: Unika ID:n som identifierar formuläret. Huvudlöpnummer är unikt över alla projekt.

        • Formulärnamn: Namnet på formuläret.

        • Dok.nr: Dokumentnummer (definierat i formulärmallen).

        • Ämne: Text från ämnesfältet (valfritt).

        • Inskickat av: Namnet på personen som skickade in formuläret.

        • Senast redigerad av: Visar senaste personen som redigerade formuläret (endast för utkast).

        • Flaggad: Visar om formuläret är flaggat för uppföljning.

        • Bearbetat: Visar om formuläret har bearbetats. Detta görs vanligtvis ifall formuläret har flaggats för uppföljning, eller om man vill lägga till anteckningar kopplat till den inskickade formuläret, eller skicka det till personer med bilagor. 

        • Logg: Klicka på formuläret och öppna fliken Logg i menyn till höger för att se formulärlogg.

        Alternativ för inskickade formulär

        Klicka på Förhandsvisning för att öppna ett formulär i ett popup-fönster.

        Högst upp finns en Mer-knapp  med följande möjligheter:

        • Radera:  Om du raderar formuläret, är det permanent raderat och kan det inte återskapas

        • Flytta formulär till annat projekt: Flytta till annat projekt/underprojekt.

        • Flytta formulär till annan maskin

        • Behandla formulär: Lägg till rubrik och beskrivning för behandlingen. Skicka kopia via e-post eller SMS till vald mottagare. Detta görs vanligtvis ifall formuläret har flaggats för uppföljning. Du kan också ta bort flaggan här., samt lägga till bilagor. 

        • Ändra status till temporärt sparad: Gör formuläret redigerbart. En anledning till ändringen måste anges.

        • Generera PDF eller Excel med eller utan historik (ändringslogg).

        • Maila till mottagare: Skicka formuläret till en eller flera mottagare.

        Temporärt sparade formulär

        • Filtrering: Välj Temporärt sparat i statusrutan för att endast visa sparade formulär.

        • Funktionalitet:

          • Förhandsvisning: Öppnar formuläret i popup-fönster.
          • Redigera: Öppnar formuläret för redigering – ändra fält och bifoga eller ta bort filer.

         

        När formuläret är färdigifyllt:

        1. Klicka på Spara utkast eller Skicka in längst ned.
        2. Observera: Som standard behålls den ursprungliga insändarens namn och datum. Detta kan justeras genom att ta bort bocken.

        Viktig information

        • Inskickade formulär kan endast redigeras om de först ändras till temporärt sparat.

        • Alla åtgärder, inklusive ändringar och flaggning, loggförs med namn och tidpunkt.

        Vanliga frågor (FAQ)


        Kan man ta ut statistik för inskickade formulär?

        Ja, det går att ta ut en sammanställning över antal inskickade formulär baserat på valda formulär och kategorier. Du kan filtrera statistiken efter tidsperiod, projekt, avdelning, grupp och anställda.


        Vad betyder flaggikonen på formulär, och skapar den en avisering?

        Flaggikonen visar att formuläret är markerat för uppföljning. Det är en intern visuell markering men genererar ingen notifiering i systemet.

        Ytterligare resurser

        Support

        Tel. 08-124 569 40

        E-post: support@smartdok.com