Verkstedordre - fra opprettelse til ferdig

Opprette en ny verkstedordre

Gå til Maskiner-modulen → Ny verkstedordre.
Fyll inn informasjon:

Obligatoriske felt: Ordrenummer, Maskin (eller navn ved ekstern maskin) og Utført dato (når status settes til Utført) må fylles ut. Øvrige felt er valgfrie.
Ordrenummer: Foreslås automatisk basert på forrige ordre (høyeste eksisterende nummer + 1), men kan endres manuelt.
Dato: Opprettelsesdato settes automatisk og vises låst når ordren åpnes.
Maskin: Velges fra maskinlisten. Hvis maskinen ikke finnes i registeret - for eksempel en kundes egen maskin - kan navnet skrives inn manuelt. Da må du først huke av for Ekstern maskin. Merk at en ordre knyttet til en ekstern maskin ikke kan kobles til feilmeldinger eller service
Oppdragsgiver: Hvem jobben gjøres for.
Komponent: Hva på maskinen det er jobbet på.
Arbeidstype: Hva slags arbeid det er.
Kilometerstand og timeteller: Fylles automatisk inn med maskinens nåværende verdier når du velger maskinen. Oppdaterer maskinen og vises i maskinens historikk når ordren lagres.
Planlagt ferdigdato: Når jobben forventes å være ferdig.
Merknad: Fritekst. Følger med til feilmeldingen når ordren lukkes, hvis det er tomt der.
Tildelt til og Godkjenner: Begge feltene er valgfrie og kun til informasjon. Systemet hindrer ikke andre enn godkjenneren fra å lukke ordren, men den vil normalt bli stående åpen til godkjenneren har behandlet den.
Utført av og Utført dato: Fylles inn med deg selv og dagens dato første gang du setter Utført. Kan endres.
Feilmeldinger og Servicer: Vises først etter at maskin er valgt, og bare åpne feilmeldinger og ikke-utførte servicer listes. Bytter du maskin, nullstilles valget. En feilmelding med status Sendt inn settes automatisk til Mottatt når den legges på en ordre.
Status: Åpen (standard ved opprettelse), Under arbeid, Utført og Lukket. Lukket kan ikke velges når du oppretter en ordre - ordren må lagres først.

Verkstedordre kan opprettes av både verkstedmester og den som utfører jobben, avhengig av situasjonen:

Planlagt arbeid: Verkstedmester tar imot en feilmelding, eller oppretter den selv, og lager en verkstedordre for jobben som skal fordeles. Du kan opprette ordren direkte fra feilmeldingen via menyen der. Er det allerede laget en verkstedordre for feilen, bruker du samme meny til å åpne den i stedet.

Arbeid som oppstår underveis: Den som står ved maskinen oppretter verkstedordre selv og fører jobben på den med én gang.

Har maskinen registrerte feilmeldinger eller servicer, kan du velge hvilke jobben skal dekke - flere kan samles på én verkstedordre. Feil og servicer som allerede ligger på en annen verkstedordre, kan ikke velges, siden de er under behandling der.

En verkstedordre trenger ikke være knyttet til en feilmelding eller service. Er det arbeid uten en feilmelding bak, opprettes den likevel.

Arbeidet fordeles (verkstedmester)

Verkstedordren tildeles den ansatte som skal gjøre jobben.

Hvis det er kjent hva jobben krever, kan deler og timer legges inn på forhånd som et estimat. Den som utfører jobben kan rette det etterpå hvis arbeidet tar lenger eller krever mer enn forventet.

Dersom utføreren selv opprettet verkstedordren for en jobb som gjøres med én gang, er dette steget ikke nødvendig.

Jobben gjøres (utfører)

Den ansatte åpner en verkstedordre - enten en som er tildelt, eller en de har opprettet selv - og utfører arbeidet.

Underveis eller etterpå føres delene som ble brukt og timene som gikk. Ligger det et estimat fra før, rettes det til det faktiske forbruket.

Fra verkstedordren kan du:

Sette feilmeldinger til ny status direkte - én for én eller alle samtidig. Når du setter en til Utbedret, fjernes samtidig markeringen «Kan ikke brukes» automatisk.
Huke av servicer som utført, med hvem som gjorde det og hvilken dato. Begge fylles ut på forhånd med deg selv og dagens dato, og kan settes for alle samtidig.
Oppdatere kilometerstand og timeteller, som automatisk oppdaterer maskinen.
Sende varslinger når du endrer status på en feilmelding. Varslingene går til innsender og maskinansvarlig 1 og 2, via SMS og e-post. Varslinger sendes også når verkstedordren lukkes. Seksjonen for varslinger vises først på en ny ordre etter at en feilmelding er koblet til den.

Arbeidet avsluttes (utfører)

Når jobben er gjort, er det to veier videre, avhengig av om noen andre skal se over arbeidet:

Skal noen godkjenne: Sett ordren til Utført og velg hvem som skal godkjenne den. Ordren blir stående åpen til godkjenneren behandler den.

Godkjenner du selv: Lukk ordren direkte. Da trenger du ikke gå via Utført.

Ordren lukkes (godkjenner)

Hvis ordren er satt til Utført med en godkjenner, er det godkjenneren som lukker den når arbeidet er godkjent.

Når verkstedordren lukkes, ferdigstilles alle feilmeldinger og servicer som lå på den. Feilmeldingene settes til Utbedret og mister markeringen «Kan ikke brukes», og servicene registreres som Utført. Det er dermed ikke nødvendig å avslutte dem hver for seg.

En lukket verkstedordre er låst for redigering, og vises med en informasjonsboks om at den må gjenåpnes for å endres. Gjenåpning gjøres i status-nedtrekket på ordren.

Feilmeldinger og servicer som allerede var ferdige da ordren ble lukket, rører vi ikke igjen ved gjenåpning - det er dette som menes med at de ikke oppdateres.

Viktig: Lukkingen overskriver aldri data

Når du lukker en ordre, overskriver systemet aldri noe som allerede er fylt ut. Den fyller bare inn det som står tomt - utbedringsdato, hvem som utførte jobben, og kommentar. Det samme gjelder for servicer.

Dette betyr at hvis du eller andre har satt inn informasjon manuelt på en feilmelding eller service, blir den informasjonen stående som den er. Lukkingen legger bare til det som mangler.

Er kommentarfeltet på feilmeldingen tomt, følger merknaden fra verkstedordren med dit - det du skriver på verkstedordren blir forklaringen på feilen.

Deler og timer

Arbeidet føres som linjer på verkstedordren. Hver linje har type (Arbeid eller Deler), beskrivelse, antall og pris per enhet. Systemet regner ut summen per linje, og legger sammen til en totalsum, slik at verkstedordren viser hva jobben kom på.

I et smalt sidepanel vises bare type, beskrivelse og sum per linje, og beskrivelsen kortes ned. Utvid panelet for å se alt.

Linjer kan legges inn av verkstedmester som et estimat, og blir rettet av den som utfører jobben. Det er de samme linjene - ikke to sett.

Verkstedordre kan lastes ned som PDF

En verkstedordre kan lastes ned som PDF - nyttig som dokumentasjon til kunde eller som papirkopi ut i verkstedet.

Gå til Maskiner → Verkstedordrer
Velg den aktuelle verkstedordren
Trykk Mer → Last ned som PDF

PDF-en inneholder all informasjonen som er registrert på verkstedordren.

Fra oversikten

Fra verkstedordre-oversikten kan du gjøre endringer på flere valgte ordrer samtidig: Status, Utført dato, Utført av og Godkjenner. I menyen finner du også Gjenåpne og Slett. Har du utvalgte lukkede ordre, kan du bare gjenåpne dem.

Oversikten har som standard et periodefilter på siste tre måneder, og et statusfilter som skjuler Lukket. Du kan filtrere på maskin, kategori, utført av, godkjenner, innsender, tildelt, arbeidstype og komponent, lagre egne filteroppsett, velge hvilke kolonner som vises, og eksportere listen til Excel.

Ordre på deaktiverte maskiner vises ikke i oversikten, og du kan ikke opprette en ny ordre på en deaktivert maskin. Åpner du oversikten fra en maskin, brukes ikke tremånedersfilteret.

Historikk

Hver verkstedordre har sin egen historikk, som viser hva som er endret, av hvem og når - også endringer systemet gjør selv, for eksempel når feilmeldinger og servicer ferdigstilles ved lukking. Endrer du merknaden, en status eller en tilknyttet jobb, står det i historikken. Historikken logger også varslinger som er sendt, med kanal og mottakere, og endringer i linjene.

Bryteren Vis historiske logger viser i tillegg oppføringer fra den gamle verkstedordre-siden.

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.