Verkstedordre - fra opprettelse til ferdig

Opprette en ny verkstedordre

1. Gå til Maskiner-modulen → Ny verkstedordre.
2. Fyll inn informasjon:

• Ordrenummer: Foreslås automatisk ut fra forrige ordre, og kan endres.
• Dato: Når arbeidet ble utført.
• Maskin: Velges fra maskinlisten. Er det en maskin som ikke står i registeret - for eksempel en kundes egen - kan navnet skrives inn.
• Oppdragsgiver: Hvem jobben gjøres for.
• Komponent: Hva på maskinen det er jobbet på.
• Arbeidstype: Hva slags arbeid det er.
• Kilometerstand og timeteller: Oppdaterer maskinen og vises i maskinens historikk.
• Planlagt ferdigdato: Når jobben forventes å være ferdig.
• Merknad: Fritekst. Følger med til feilmeldingen når ordren lukkes, hvis det er tomt der.
• Tildelt til: Den som skal gjøre jobben. Settes når ordren opprettes, og kan endres.
• Utført av: Hvem som faktisk gjorde jobben. Kan være flere.
• Godkjenner: Hvem som skal godkjenne og lukke ordren.
• Feilmeldinger: Én eller flere. Status kan endres direkte fra ordren.
• Servicer: Én eller flere. Kan hukes av som utført fra ordren.

Ordren kan opprettes av både verkstedmester og den som utfører jobben, avhengig av situasjonen:

Planlagt arbeid: Verkstedmester tar imot en feilmelding, eller oppretter den selv, og lager en ordre for jobben som skal fordeles.

Arbeid som oppstår underveis: Den som står ved maskinen oppretter ordren selv og fører jobben på den med én gang.

Er det registrert feilmeldinger eller servicer på maskinen, dukker de opp når ordren opprettes. Du velger hvilke feilmeldinger og servicer jobben skal dekke. Flere kan samles på én ordre.

Viktig: Feil og servicer som allerede ligger på en annen verkstedordre, kan ikke velges - de er allerede under behandling.

En ordre trenger ikke være knyttet til en feilmelding eller service. Er det arbeid uten en feilmelding bak, opprettes ordren likevel.

Arbeidet fordeles (verkstedmester)

Ordren tildeles den ansatte som skal gjøre jobben.

Hvis det er kjent hva jobben krever, kan deler og timer legges inn på forhånd som et estimat. Den som utfører jobben kan rette det etterpå hvis arbeidet tar lenger eller krever mer enn forventet.

Dersom utføreren selv opprettet ordren for en jobb som gjøres med én gang, er dette steget ikke nødvendig.

Jobben gjøres (utfører)

Den ansatte åpner ordren - enten en som er tildelt, eller en de har opprettet selv - og utfører arbeidet.

Underveis eller etterpå føres delene som ble brukt og timene som gikk. Ligger det et estimat fra før, rettes det til det faktiske forbruket.

Fra ordren kan du:

• Sette feilmeldinger til ny status direkte - én for én eller alle samtidig. Når du setter en til Utbedret, fjernes samtidig markeringen «Kan ikke brukes» automatisk
• Huke av servicer som utført, med hvem som gjorde det og hvilken dato. Begge fylles ut på forhånd med deg selv og dagens dato, og kan settes for alle samtidig
• Oppdatere kilometerstand og timeteller, som automatisk oppdaterer maskinen
• Sende varslinger når du endrer status på en feilmelding, slik at relevante personer får beskjed

Arbeidet avsluttes (utfører)

Når jobben er gjort, er det to veier videre, avhengig av om noen andre skal se over arbeidet:

Skal noen godkjenne: Sett ordren til Utført og velg hvem som skal godkjenne den. Ordren blir stående åpen til godkjenneren behandler den.

Godkjenner du selv: Lukk ordren direkte. Da trenger du ikke gå via Utført.

Ordren lukkes (godkjenner)

Hvis ordren er satt til Utført med en godkjenner, er det godkjenneren som lukker den når arbeidet er godkjent.

Når ordren lukkes, ferdigstilles alle feilmeldinger og servicer som lå på den. Feilmeldingene settes til Utbedret og mister markeringen «Kan ikke brukes», og servicene registreres som Utført. Det er dermed ikke nødvendig å avslutte dem hver for seg.

En lukket ordre kan åpnes igjen, men vær oppmerksom på at feilmeldinger ikke vil bli oppdatert med nye kommentarer hvis du gjør endringer.

Viktig: Lukkingen overskriver aldri data

Når du lukker en ordre, overskriver systemet aldri noe som allerede er fylt ut. Den fyller bare inn det som står tomt - utbedringsdato, hvem som utførte jobben, og kommentar. Det samme gjelder for servicer.

Dette betyr at hvis du eller andre har satt inn informasjon manuelt på en feilmelding eller service, blir den informasjonen stående som den er. Lukkingen legger bare til det som mangler.

Er kommentarfeltet på feilmeldingen tomt, følger merknaden fra verkstedordren med dit - det du skriver på ordren blir forklaringen på feilen.

Deler og timer

Arbeidet føres som linjer på ordren. Hver linje er enten arbeid eller deler, med antall og pris. Systemet regner ut summen for hver linje, slik at ordren viser hva jobben kom på.

Linjer kan legges inn av verkstedmester som et estimat, og blir rettet av den som utfører jobben. Det er de samme linjene - ikke to sett.

Ordren kan lastes ned som PDF

En verkstedordre kan lastes ned som PDF - nyttig som dokumentasjon til kunde eller som papirkopi ut i verkstedet.

1. Gå til Maskiner → Maskiner → Verkstedordrer
2. Velg den aktuelle ordren
3. Trykk Last ned som PDF

PDF-en inneholder all informasjonen som er registrert på ordren.

Fra oversikten

Fra verkstedordre-oversikten kan du gjøre endringer på flere ordrer samtidig - praktisk når samme endring gjelder flere ordrer.

Historikk

Hver ordre har sin egen historikk, som viser hva som er endret, av hvem og når - også endringer systemet gjør selv, for eksempel når feilmeldinger og servicer ferdigstilles ved lukking. Endrer du merknaden, en status eller en tilknyttet jobb, står det i historikken.

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.