Integration till Fortnox

Integrationen synkar automatiskt information mellan SmartDok och Fortnox i båda riktningarna:

Från SmartDok till Fortnox: fakturor, kunder, projekt och artiklar (varor/maskiner) förs över.
Från Fortnox till SmartDok: leverantörsfakturor förs över när det kopplats mot projekt i Fortnox och blir synliga och fakturerbara i SmartDok.

Synka fakturor

Fakturorna synkas när du färdigställer fakturaunderlaget och får status "Färdig" i SmartDok.
Synkningen går direkt, men ibland upp till några minuter.
Se till att projekt som faktureras är kopplade till rätt kund i SmartDok. Fakturor behöver ha en kund i SmartDok med samma namn och nummer som i Fortnox, för att synkas över till rätt kund i Fortnox.
Varje fakturaunderlag kan bara föras över en gång. En faktura som tas tillbaka till utkast och ändras kommer inte att uppdatera fakturan i Fortnox. Däremot kan du då makulera fakturan i Fortnox, radera fakturaunderlaget i SmartDok och göra det om från början.
Fakturorna skapas alltid som fakturautkast i Fortnox – de bokförs eller skickas inte automatiskt.
Var hittar jag fakturan i Fortnox? Gå till Meny → Fakturering → Kundfakturor och filtrera på "Ej bokförda". Där ligger alla fakturor som kommit över från SmartDok men ännu inte bokförts.
Moms hanteras inte av SmartDok, så det skickas ingen momsinformation till Fortnox. Vill kunden ha moms på fakturan ställs det in i Fortnox.
Fältet "Benämning" på fakturaraden är begränsat till max 50 tecken vid integrationer (även om Fortnox webbgränssnitt tillåter mer). Innehåller texten projektnamn, kundnummer, er referens, projektnummer och underprojektnummer kan den bli avkortad – vissa av dessa fält går att välja bort under inställningar i SmartDok om utrymmet inte räcker.

Synka kunder

Lägger ni till nya kunder i SmartDok eller uppdaterar en befintlig synkas det till Fortnox, i samband med att fakturan skapas.
Kunderna matchas baserat på kundnamn. Om organisationsnummer är angivet i SmartDok används även detta i matchningen.
⚠️ Viktigt: Om kundnamnet i SmartDok inte stämmer överens med kundnamnet i Fortnox (och inget organisationsnummer finns som säkerställer matchningen) finns risk att en ny kund skapas i Fortnox istället för att matchas mot den befintliga – eller i värsta fall att fel kund uppdateras. Exempel: Om det i Fortnox finns en kund som heter "Anna Bygg AB" och det i SmartDok läggs upp en kund med samma kundnummer men namnet "Erik Bygg AB" (utan matchande organisationsnummer), finns risk att uppgifterna blandas ihop vid synkning. Se därför till att kundnamn (och gärna organisationsnummer) stämmer överens i SmartDok och Fortnox innan fakturering.
Postadress i SmartDok mappas till fältet Ort i Fortnox.

Synka projekt

Synkas likt kunderna men på projektnummer.
Projektet behöver ett startdatum. Det är för att vi enligt Fortnox inte får föra över ett projekt utan startdatum.
Om projektets status är "Avslutat" i SmartDok sätts det till "Ej påbörjat" i Fortnox. Är statusen inte avslutad sätts den till "Påbörjat".

Synka artiklar (varor och maskiner) till Fortnox

Varunummer i varuförbrukning och varuproduktion används på Fortnox-fakturan som artikelnummer. Saknas artikeln i Fortnox i samband med att vi skickar över fakturan skapas den upp med samma namn och nummer som i SmartDok.
Viktigt att varunummer är unikt i SmartDok. Finns 2 st varor i varuförbrukningsregistret där båda har varunummer 1 kommer varunumret att ignoreras. Samma sak om varunummer används på en vara i förbrukning och en annan vara i produktion.
Maskinernas internnummer används som artikelnummer.

⚠️ Om samma nummer används på en artikel i SmartDok som redan finns på en annan artikel i Fortnox kommer den befintliga artikeln i Fortnox att uppdateras med SmartDoks namn. Exempel: Om grus har nr 1 i SmartDok och sand har nr 1 i Fortnox sedan tidigare, kommer en fakturering av grus göra att artikeln med nr 1 i Fortnox byter namn till grus. Se därför alltid till att artikelnummer inte krockar mellan systemen.

Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor kommer in i Fortnox och kopplas till en leverantör och projekt.
Integrationen skickar fakturainformation och en kopia av fakturan (pdf) till SmartDok.
I SmartDok syns alla fakturor i Rapporter – Leverantörsfaktura där de är kopplade till rätt leverantör och projekt.
Leverantörsfakturorna kan vidarefaktureras i fakturaunderlaget.
Leverantörsfakturor kan inte kopplas till underprojekt i Fortnox – det saknas stöd/fält för underprojekt där. Fakturor som kommer in via integrationen hamnar därför alltid utan underprojekt i SmartDok, och detta går inte att ändra manuellt i efterhand. Underprojekt går bara att ange på leverantörsfakturor som laddats upp eller skapats manuellt i SmartDok, inte på de som kommit via integrationen.

Leverantörskreditnotor stöds inte av integrationen.

Vanliga felkoder

"Kostnadsställe måste anges för konto 3231" – SmartDok skickar inte med kostnadsställe. Kunden har troligen ett krav i Fortnox på att kostnadsställe måste anges för det kontot. Lösning: kunden går in på kontot i Fortnox och tar bort kravet om kostnadsställe.

Hur kommer jag igång med integration till Fortnox?

För att starta en integration, kontakta oss på telefon: 08-124 569 40 eller via e-post: support@smartdok.se

Vilka förberedelser behöver jag göra i Fortnox och SmartDok?

Läs vår supportartikel om förberedelser HÄR

Support

Vid frågor, kontakta vår support på telefon: 08-124 569 40 eller via mail: support@smartdok.se

Frågor som rör själva Fortnox-kopplingen kan även riktas till vår integrationspartner Standout på support@standout.se