Integration: SmartDok - Fortnox

Översikt

När ett fakturaunderlag färdigställs i SmartDok skapas automatiskt en motsvarande faktura i Fortnox. Integrationens syfte är att förenkla faktureringen genom att synkronisera fakturor, kunder och projekt mellan systemen.

Det finns även stöd för att synkronisera leverantörsfakturor från Fortnox till SmartDok.

Synkronisering av fakturor

Fakturor skapas i Fortnox när du färdigställer ett fakturautkast i SmartDok. Synkroniseringen tar vanligtvis några minuter.

• Projekt som används på fakturan synkas till Fortnox. Om projektet inte finns där sedan tidigare skapas det automatiskt.

  • Projektet måste ha ett startdatum i SmartDok för att räknas som aktivt i integrationen.

• Projektet måste vara kopplad till en kund i SmartDok för att kundinformationen ska följa med till fakturaunderlaget och därmed kunna synkas till rätt kund i Fortnox.

• Kunder synkas till kundregistret i Fortnox. Om kunden saknas skapas den automatiskt.

  • Se till att kundnummer, namn och organisationsnummer överensstämmer mellan systemen.

• Varje faktura kan endast överföras en gång. Det går alltså inte att dra tillbaka och uppdatera samma faktura i SmartDok efter att den har skickats. Behöver du uppdatera den? Makulera fakturan i Fortnox, radera fakturaunderlaget i SmartDok och gör om den från början. 

• Artiklar som används på fakturaunderlaget kan synkas till Fortnox. Om artikeln saknas skapas den automatiskt.

  • Denna funktion är inte aktiverad som standard, men kan aktiveras utan extra kostnad.

• Fakturan hamnar i Fortnox som ej bokförd, vilket gör att du kan arbeta vidare med den där.

• Det går även att synka SmartDoks PDF-bilaga av fakturan till Fortnox, om funktionen är aktiverad.

Synkronisering av kunder

När du lägger till en ny kund eller uppdaterar en befintlig kund i SmartDok synkas informationen till Fortnox.

Synkroniseringen baseras på:

• kundnummer

• namn

• organisationsnummer

Det är därför viktigt att dessa uppgifter stämmer överens mellan systemen.

Synkronisering av projekt

När du skapar eller uppdaterar ett projekt i SmartDok synkas det till Fortnox. Om projektet inte redan finns där skapas det automatiskt.

Tänk på att:

• Synkroniseringen baseras på projektnummer, så projektnumret måste vara samma i båda systemen.

• Projektet måste ha ett startdatum i SmartDok.

• Projektmodulen måste vara aktiverad i Fortnox.

Synkronisering av artiklar

Artiklar kan skapas automatiskt i Fortnox baserat på information från SmartDok.

• Varunummer i varuförbrukning och varuproduktion används som artikelnummer i Fortnox.

• Om artikeln saknas i Fortnox skapas den automatiskt med samma namn och nummer som i SmartDok.

• Varunumren måste vara unika i SmartDok.

• Maskiners internnummer används också som artikelnummer i Fortnox.

Support

Har du frågor om integrationen?
Kontakta supporten på 08-124 569 40 eller support@smartdok.se.