Verkstadsorder - från skapande till utfört

Skapa en ny verkstadsorder

Gå till modulen Maskiner → Ny verkstadsorder.

Fyll i information:

• Ordernummer: Föreslås automatiskt utifrån föregående order, och kan ändras.
• Datum: När arbetet utfördes.
• Maskin: Väljs från maskinlistan. Är det en maskin som inte finns i registret - till exempel en kunds egen - kan namnet skrivas in.
• Uppdragsgivare: Vem jobbet görs för.
• Komponent: Vad på maskinen det är arbetat på.
• Arbetstyp: Vilken typ av arbete det är.
• Kilometerställning och timräknare: Uppdaterar maskinen och visas i maskinens historik.
• Planerat slutdatum: När jobbet förväntas vara klart.
• Anmärkning: Fritext. Följer med till felmeddelandet när ordern stängs, om det är tomt där.
• Tilldelad till: Den som ska göra jobbet. Sätts när ordern skapas, och kan ändras.
• Utförd av: Vem som faktiskt gjorde jobbet. Kan vara flera.
• Godkännare: Vem som ska godkänna och stänga ordern.
• Felmeddelanden: Ett eller flera. Status kan ändras direkt från ordern.
• Servicer: En eller flera. Kan bockas av som utförda från ordern.

Verkstadsorder kan skapas av både verkstadsmästaren och den som utför jobbet, beroende på situationen:

• Planerat arbete: Verkstadsmästaren tar emot ett felmeddelande, eller skapar det själv, och skapar en verkstadsorder för jobbet som ska fördelas.
• Arbete som uppstår under tiden: Den som står vid maskinen skapar verkstadsordern själv och för in jobbet på den direkt.

Finns det registrerade felmeddelanden eller servicer på maskinen dyker de upp när verkstadsordern skapas. Du väljer vilka felmeddelanden och servicer jobbet ska täcka. Flera kan samlas på en verkstadsorder.

Viktigt: Fel och servicer som redan ligger på en annan verkstadsorder kan inte väljas - de behandlas redan.

En verkstadsorder behöver inte vara kopplad till ett felmeddelande eller en service. Är det arbete utan ett felmeddelande bakom skapas den ändå.

Arbetet fördelas (verkstadschef)

Verkstadsordern tilldelas den anställda som ska göra jobbet.

Är det känt vad jobbet kräver kan delar och timmar läggas in i förväg som en uppskattning. Den som utför jobbet kan rätta det efteråt om arbetet tar längre tid eller kräver mer än förväntat.

Om utföraren själv skapade verkstadsordern för ett jobb som görs direkt är detta steg inte nödvändigt.

Jobbet utförs (utförare)

Den anställda öppnar en verkstadsorder - antingen en som är tilldelad, eller en de har skapat själva - och utför arbetet.

Under tiden eller efteråt förs de delar som användes och timmarna som gick in. Finns det en uppskattning sedan tidigare rättas den till det faktiska förbrukningen.

Från verkstadsordern kan du:

• Sätta felmeddelanden till ny status direkt - ett i taget eller alla samtidigt. När du sätter en till Åtgärdad tas markeringen "Kan inte användas" automatiskt bort samtidigt.
• Bocka av servicer som utförda, med vem som gjorde det och vilket datum. Båda fylls i på förhand med dig själv och dagens datum, och kan sättas för alla samtidigt.
• Uppdatera kilometerställning och timräknare, vilket automatiskt uppdaterar maskinen.
• Skicka aviseringar när du ändrar status på ett felmeddelande, så att berörda personer får besked.

Arbetet avslutas (utförare)

När jobbet är klart finns det två vägar vidare, beroende på om någon annan ska se över arbetet:

• Ska någon godkänna: Sätt ordern till Utförd och välj vem som ska godkänna den. Ordern förblir öppen tills godkännaren behandlar den.
• Godkänner du själv: Stäng ordern direkt. Då behöver du inte gå via Utförd.

Ordern stängs (godkännare)

Om ordern är satt till Utförd med en godkännare är det godkännaren som stänger den när arbetet är godkänt.

När verkstadsordern stängs färdigställs alla felmeddelanden och servicer som låg på den. Felmeddelandena sätts till Åtgärdad och förlorar markeringen "Kan inte användas", och servicerna registreras som Utförda. Det är därmed inte nödvändigt att avsluta dem var för sig.

En stängd verkstadsorder kan öppnas igen, men observera att felmeddelanden inte uppdateras med nya kommentarer om du gör ändringar.

Viktigt: Stängningen skriver aldrig över data

När du stänger en order skriver systemet aldrig över något som redan är ifyllt. Det fyller bara i det som är tomt - åtgärdsdatum, vem som utförde jobbet, och kommentar. Samma gäller för servicer.

Det betyder att om du eller andra har fyllt i information manuellt på ett felmeddelande eller en service, förblir den informationen som den är. Stängningen lägger bara till det som saknas.

Är kommentarfältet på felmeddelandet tomt följer anmärkningen från verkstadsordern med dit - det du skriver på verkstadsordern blir förklaringen på felet.

Delar och timmar

Arbetet förs som rader på verkstadsordern. Varje rad är antingen arbete eller delar, med antal och pris. Systemet räknar ut summan för varje rad, så att verkstadsordern visar vad jobbet kostade.

Rader kan läggas in av verkstadsmästaren som en uppskattning, och rättas av den som utför jobbet. Det är samma rader - inte två uppsättningar.

Verkstadsorder kan laddas ner som PDF

En verkstadsorder kan laddas ner som PDF - användbart som dokumentation till kund eller som papperskopia ute i verkstaden.

1. Gå till Maskiner → Verkstadsordrar
2. Välj den aktuella verkstadsordern
3. Tryck Ladda ner som PDF

PDF:en innehåller all information som är registrerad på verkstadsordern.

Från översikten

Från verkstadsorder-översikten kan du göra ändringar på flera samtidigt - praktiskt när samma ändring gäller flera verkstadsordrar.

Historik

Varje verkstadsorder har sin egen historik, som visar vad som är ändrat, av vem och när - även ändringar systemet gör själv, till exempel när felmeddelanden och servicer färdigställs vid stängning. Ändrar du anmärkningen, en status eller ett kopplat jobb, står det i historiken.

Support:

Telefon: 08 - 12456940
E-post: support@smartdok.se