Hur man hanterar manuella arbetstimmar på samma sätt som maskintimmar i SmartDok
Maskinentreprenörer vill ofta ha kontroll på de så kallade "spadgubbe"-timmarna, eller manuellt arbete, på samma sätt som de hanterar maskintimmar. Detta underlättar både fakturering och kalkylering på projekten. I SmartDok har många av våra kunder skapat en maskin, t.ex. "Anläggare", "Manuellt arbete" eller "Spadgubbe", för att hantera dessa timmar.
Varför registrera manuella timmar som maskintimmar?
Syftet med att skapa en maskin för manuellt arbete är att kunna rapportera timmar både för lön och för fakturering på ett smidigt sätt. Ofta skiljer sig dessa timmar åt, och genom att registrera dem som maskintimmar kan man hålla isär dessa och hantera dem korrekt.
Registrering av maskintimmar
Oavsett om du använder webben eller appen kan de anställda registrera maskintimmar i sin tidregistrering. Systemet föreslår som standard samma antal timmar och minuter som har rapporterats, men detta kan enkelt justeras om det behövs.
För att kunna registrera maskintimmar krävs att abonnemanget har Maskinmodulen aktiverad, och att inställningen för att rapportera maskintimmar är påslagen i Företagsinställningar → Företagsinformation → Modulinställningar → Maskintimmar.
Underlätta med obligatorisk maskintimme
För att säkerställa att alla timmar registreras korrekt kan du aktivera inställningen Obligatorisk maskintimme. När denna inställning är påslagen, läggs alternativet "Ingen maskin" till i maskinlistan. Detta gör att anställda kan välja att registrera timmar utan maskin, till exempel för administrativa uppgifter eller timmar som inte ska faktureras. På så sätt kan du säkerställa att det inte glöms bort att registrera maskintimmar, utan att det är ett aktivt val.
Godkännande av timmar och fakturaunderlag
Det blir också enklare att godkänna timmar tillsammans med maskintimmar, eftersom det oftast alltid ska finnas maskintimmar kopplade till tidsregistreringarna. Detta gör att du enkelt kan hämta ut maskintimmarna i exempelvis fakturaunderlaget.
En fördel är att du slipper att registreringar syns dubbelt i fakturaunderlaget, både som tidrapporterade timmar och som maskintimmar.
Rapporten Maskintimmar
Med hjälp av en "maskin" för manuellt arbete kan de anställda som inte arbetar i maskiner registrera sina timmar på denna maskin. När administratören hämtar ut maskintimmar för ett projekt kommer även de manuella timmarna att visas tillsammans med de ordinarie maskintimmarna.
Frågor?
Tveka inte att kontakta oss på:
- Telefon: 08-124 56 940
- E-post: support@smartdok.se