Regler kan settes opp på mange ulike måter slik at de ansatte automatisk får opp forslag i timeregistreringen basert på arbeidstidsordning i firma.
Oppsett av regler finnes under Firmainnstillinger - Lønnsarter - Regler
For å opprette ny regel klikk på +Ny regel
For å redigere en allerede opprettet regel klikk på regelen i liste
Regler som lages kan knyttes opp mot ulike felter i SmartDok
- Lønnsart
- Tillegg
- Enhetstillegg
- Timekonto
- Prosjekt
- Gruppe
- Ansatt
- Tidspunkt på døgnet
- Ukedag
Det er i tillegg mulighet å sette begrensninger på regel, eks. at overtid 50% foreslås ikke før minimum 37,5 ordinære timer er arbeidet
Om en lager regler som mulig overlapper hverandre er det i slike tilfeller mulighet å sette en prioritet ok rekkefølge på overlappende regler.
Opprette Regler
Gå til Firmainnstillinger -> Lønnsart og velg så regler.
- Trykk på “+Ny regel” til høyre over tabellen. Skriv inn et navn på regelen i feltet for tittel. Status skal være aktiv dersom du vil at denne skal begynne å gjelde fra nå. Velg type, altså om regel gjelder et tillegg, enhetstillegg, lønnsart eller Timekonto, og deretter velger du hvilket tillegg, enhetstillegg, lønnsart eller Timekonto det skal gjelde for i nedtrekkslisten
- Dersom du fyller ut noe i feltet “Antall” så er det dette antallet som alltid blir fylt i timeregistreringen, og ikke et antall basert på antall timer/minutter i registreringen hvor regelen gjelder. “Antall” kan brukes i de tilfellene hvor et prosjekt krever at de ansatte kjører gjennom en veibom, og de skal få refundert kostnaden for dette hver dag. Feltet “Antall” vises kun dersom du har valgt “enhetstillegg” i nedtrekkslisten
- Prosjekter: Som standard gjelder regelen for alle prosjekter, dersom du bare ønsker at det skal gjelde for et utvalg prosjekter så velger du dette i nedtrekkslisten. En regel kan gjelde for ett, flere eller alle prosjekter
- Gruppe: Standard er “Ingen gruppe”, det vil si at regelen ikke tar hensyn til om en ansatt tilhører en gruppe eller ikke. Regelen vil altså gjelde alle brukere. Dersom du vil at regelen bare skal gjelde for en gruppe ansatte, så velger du dette i nedtrekkslisten. En regel kan gjelde for alle ansatte, eller én gruppe
- Alle brukere: Her kan en velge om regel skal gjelde på ansattnivå, her kan en velge en eller flere ansatte
- Tid fra/Tid til: Her skriver du når regelen gjelder fra og gjelder til
- Dager i uken: Her velger en hvilke ukedager regel skal gjelde for
- Gjelder etter totalt arbeidede timer: Her kan en legge inn sperre på at et minimums antall av timer må være registrert før regels skal foreslå. Eks. her kan være at en må minimum ha arbeidet 37.5 timer for at overtid skal foreslås av regel. Regel kan settes med summering pr dag, pr uke eller pr mnd.
- Gjelder før totalt arbeidede timer: Dette felt er motsatt av overnevnt felt, eks. her skal en ha utbetalt tillegg før en har opparbeidet x antall timer.
- Velg regler for summering av timer: Her kan en sette opp hvilke lønnsarter som skal ligge til grunn for summeringen som skissert i punkt 8 og 9. Om eks. fravær ikke skal telle med i daglig, ukentlige evt. mnd. timer så huker en ikke av på fraværs lønnsarter
- Rediger rekkefølge på regler: Om det er slik at noen regler vil på en eller annen måte overlappe hverandre er det mulighet å sette prioritet på disse. Eks. om en ønsker at ansatte skal jobbe minimum 37,5 timer pr dag før de har krav på overtid, men samtidig skal de ha overtid om arbeidstiden overstiger mer enn 10 timer pr dag, dette kan løses med å lage 2 regler. For at dette skal fungere sammen må en sette regel 10 timer over i prioritet på 37,5 timer, dermed vil begge regler virke som tenkt
Regler som går over midnatt:
Dersom du ønsker å ha en regel som går over midnatt, så anbefaler vi at du deler denne opp i 2 regler.
F.eks: Nattarbeid-tillegg skal legges til for arbeid utført mellom 21:00 – 07:00. Lag en regel som gjelder for tidsrommet 21:00-00:00, og en regel for tidsrommet 00:00-07:00. Dette er spesielt viktig i de tilfellene der regelen ikke skal gjelde alle dager i uken.
Pauser:
Dersom en regel overlapper med pausen som er satt opp i brukerens eller firmaets timeregistreringsforslag, så vil pausen trekkes fra antallet som foreslåes av regel.
Se hjelpevideo om Timeregistrering- Automatisere tillegg her
For ytterlige spørsmål ta kontakt med Support HER.