Informasjon om RUH i SmartDok.
RUH er en del av våre standardiserte avvikshåndteringssystem. Her er det mulighet til å ta i bruk en avviksrapportering hvor innholdet i stor grad er ferdigdefinert av SmartDok, men overlater store muligheter for bedriften til å velge hvilke standardelementer og svaralternativer som skal benyttes.
RUH-løsningen består av tre forskjellige sider:
- Oversikt (Synlig for bas, prosjektleder og administrator)
- Rapporter (Synlig for bas, prosjektleder og administrator)
- Oppsett (Kun tilgjengelig for administrator)
På web og app vil man i tillegg ha tilgang til å sende inn ny RUH, samt se en oversikt over sine egne innsendte avviksrapporter.
I tillegg til disse sidene er det også tre nye definisjoner i Smartdok:
- Bedriftens HMS-leder
- Bedriftens hovedverneombud
- Prosjektets HMS-ansvarlige
Bedriftens HMS-leder og hovedverneombud defineres i oppsettguiden til RUH, mens prosjektets HMS-ansvarlige defineres via nytt nedtrekksfelt i prosjektdetaljene.
OPPSETT (kun tilgjengelig for administrator):
På denne siden defineres ønsket innhold i bedriftens RUH-rapportering. Ved første gangs besøk på denne siden så vil oppsettguiden starte opp automatisk. Denne består av til sammen 11 slides der administratoren blir informert om hvordan løsningen fungerer, hvordan man definerer bedriftens HMS-leder samt at det blir gitt mulighet til å definere hvilke elementer som skal inkluderes (og evt. gjøres påkrevde å fylle ut) i bedriftens RUH-rapportering. Denne oppsettguiden kan når som helst hentes opp igjen via egen knapp nederst på siden, og det er også mulig å omdefinere innholdet i oppsettet i ettertid. MERK: Før dette oppsettet er gjennomgått og lagret så vil ingen ansatte ha tilgang til å fylle ut og sende inn RUH-avvik via appen (disse menypunktene vil være skjulte inntil oppsett er lagret).
Alt innhold som gjøres påkrevd vil vises oppe i hovedvisningen i appen, mens innhold som inkluderes men ikke er påkrevd vil ligge i et ekspanderende felt nederst (Ytterligere informasjon). Det er kun feltene i hovedvisningen som må fylles ut før man kan sende inn rapporten.
I tillegg til elementer valgt i oppsettet så vil alltid Hendelsestidspunkt, Prosjekt/underprosjekt og Beskrivelse være en del av de påkrevde feltene i hovedvisningen. I tillegg vil de ikke-påkrevde feltene Bilder og Posisjon alltid dukke opp, uavhengig av oppsett.
Elementer som ikke inkluderes i oppsettet vil heller ikke dukke opp i senere behandling av RUH-avviket.
Dersom anonym innsending aktiveres i oppsettet så vil innsender ha mulighet til å huke av for anonym innsending nederst i registreringsbildet.
OVERSIKT (synlig for bas, prosjektadmin og admin):
Filteret øverst på siden har en hovedvisning og en ekspandert visning. I hovedvisningen ser man prosjekt/underprosjekt (standard: Alle) og Saksbehandler (standard: Alle). I den ekspanderte visningen ser man Dato fra/til (standard: siste 30 dager), checkbox for "Vis deaktiverte prosjekt" (standard: FALSE) og checkbox-filtre for status Ubehandlet/Åpen/Lukket (standard: Alle valgt). Ekspandert visning aktiveres ved å klikke på den grå knappen med pil ned.
Ved å trykke på "Oppdater" så skal man få opp rapporter i hovedvisningen under som samsvarer med filtreringsvalgene. For bas og prosjektadmin som er satt som saksbehandler på en eller flere RUH, så skal disse kunne sees i oversikten (ikke andres saker, kun egne tildelte.). For administrator og HMS-leder så skal alle innsendte RUH være mulig å se, uavhengig av hvem som står som saksbehandler. Disse har også mulighet til å gå inn og behandle andres saker, samt endre saksbehandler til en annen.
Dersom man trykker på selve linjen i hovedvisningen så kommer man inn på rapportdetaljene i "se-modus". For å åpne redigeringsmodus så kan man trykke på "Behandle RUH" i tool-baren til høyre. Alternativt så kan man trykke på Valg-knappen til venstre i hovedvisningen, og velge "Behandle RUH" der.
RAPPORTER (synlig for bas, prosjektadmin og admin):
På denne siden kan man hente ut visning av alle tilgjengelige RUH'er (uavhengig av status) og se sammendrag og statistikk fra disse. Man kan filtrere ut data på bestemte prosjekt, typer hendelser, årsaker, arbeidsoperasjoner m.m. for å best kunne kartlegge gjentakende hendelser og kostnadene tilknyttet disse (dersom dette er lagt inn under behandlingen av RUH'en).
Filteret øverst på siden har en hovedvisning og en ekspandert visning. I hovedvisningen ser man Dato fra/til (standard: siste 30 dager) og prosjekt/underprosjekt (standard: Alle). I den ekspanderte visningen ser man filter for Type hendelse, Hendelsen omfattet, Årsak til hendelsen samt Arbeidsoperasjon. Videre har man sjekkbokser for å definere hvilke statuser man vil inkludere (standard: Alle) og en sjekkboks for å inklude RUH fra deaktiverte prosjekt i rapportvisningen.
Ved å trykke på "Oppdater" så skal man få opp rapporter i hovedvisningen under som samsvarer med filtreringsvalgene. For bas og prosjektadmin som er satt som saksbehandler på en eller flere RUH, så skal disse kunne sees i rapporten (ikke andres saker, kun egne tildelte.). For administrator og HMS-leder så skal alle innsendte RUH være mulig å se, uavhengig av hvem som står som saksbehandler.
Over hovedvisningen vil man ha en knapp hvor man kan trykke for å vise/skjule sammendrag av rapportutvalget. Her vises tre sirkeldiagrammer som oppsummerer alle hendelser fra valgt prosjekt/periode. Man vil her enkelt kunne se f.eks. hvor mange ulykker det har vært i periode, hva disse hendelsene omfattet og hva årsaken til hendelsene var. I hovedvisningen under sammendraget vil de gjeldende rapportene framkomme, slik at man kan se nærmere på detaljene der.
Ønsker du å lære mer om RUH kan du se et webinar om nettopp dette her
Har du ikke denne funksjonen/modulen?
Kontakt vår salgsavdeling eller ring 90 40 33 33 for mer informasjon.
For ytterlige spørsmål ta kontakt med Support HER.