Informasjon om RUH i SmartDok.
RUH er en del av våre standardiserte avvikshåndteringssystem. Her er det mulighet til å ta i bruk en avviksrapportering hvor innholdet i stor grad er ferdigdefinert av SmartDok, men overlater store muligheter for bedriften til å velge hvilke standardelementer og svaralternativer som skal benyttes.
RUH-løsningen består av tre forskjellige sider:
- Oversikt (Synlig for bas, prosjektleder og administrator)
- Rapporter (Synlig for bas, prosjektleder og administrator)
- Oppsett (Kun tilgjengelig for administrator og bedriftens HMS-ansvarlige)
På web og app vil man i tillegg ha tilgang til å sende inn ny RUH, samt se en oversikt over sine egne innsendte avviksrapporter.
OPPSETT (kun tilgjengelig for administrator og bedriftens HMS-ansvarlige):
På denne siden defineres ønsket innhold i bedriftens RUH-rapportering. MERK: Før dette oppsettet er gjennomgått og lagret så vil ingen ansatte ha tilgang til å fylle ut og sende inn RUH-avvik via appen (disse menypunktene vil være skjulte inntil oppsett er lagret).
Gå til HMS/KS / SmartMEF --> RUH --> Oppsett
- Angi Bedriftens HMS-ansvarlige og Hovedverneombud
- Legg inn standard tidsfrist for lukking
- Angi hvem som skal være saksbehandleransvarlig: prosjektets HMS-ansvarlige eller bedriftens HMS-ansvarlige
- Velg hvilke roller som skal motta e-postvarsling ved innsendte/lukkede rapporter, og legg til eventuelle e-postadresser som også skal motta varsling
- Legg til eller deaktiver mulighet for anonym avsender
- Definer strukturen til PDF-filnavnet
- Velg hvilke felt som skal inkluderes i både registrering og behandling, kun i behandling, eller ikke inkludert i det hele tatt
- Velg hvilke felt i rapporten som skal være obligatorisk å fylle ut
- Velg relevante utvalg for din bedrift for de forskjellige feltene og/eller legg til egendefinerte valg
- Velg om alvorlighetsgrad skal angis i tre eller fem steg
Alle felt som gjøres påkrevd vil vises oppe i hovedvisningen i appen ved utfylling, mens innhold som inkluderes men ikke er påkrevd vil ligge i et ekspanderende felt nederst (Ytterligere informasjon). Det er kun feltene i hovedvisningen som må fylles ut før man kan sende inn rapporten.
I tillegg til elementer valgt i oppsettet så vil alltid Hendelsestidspunkt, Prosjekt/underprosjekt og Beskrivelse være en del av de påkrevde feltene i hovedvisningen. I tillegg vil de ikke-påkrevde feltene Bilder og Posisjon alltid dukke opp, uavhengig av oppsett.
Elementer som ikke inkluderes i oppsettet vil heller ikke dukke opp i senere behandling av RUH-avviket.
Dersom anonym innsending aktiveres i oppsettet så vil innsender ha mulighet til å huke av for anonym innsending nederst i registreringsbildet.
OVERSIKT (synlig for bas, prosjektadmin og admin):
Gå til HMS/KS / SmartMEF --> RUH --> Oversikt
- Prosjekt/underprosjekt (standard: Alle)
- Saksbehandler (standard: Alle).
Ekspandert visning aktiveres ved å klikke på den grå knappen med pil ned. I den ekspanderte visningen ser man:
- Dato fra/til (standard: siste 30 dager)
- Sjekkboks for "Vis deaktiverte prosjekt" (standard: FALSE)
- Sjekkboks-filtre for status Ubehandlet/Åpen/Lukket (standard: Alle valgt)
Ved å trykke på "Oppdater" så skal man få opp rapporter i hovedvisningen under som samsvarer med filtreringsvalgene. For bas og prosjektadmin som er satt som saksbehandler på en eller flere RUH, så skal disse kunne sees i oversikten (ikke andres saker, kun egne tildelte.).
For administrator og HMS-leder så skal alle innsendte RUH være mulig å se, uavhengig av hvem som står som saksbehandler. Disse har også mulighet til å gå inn og behandle andres saker, samt endre saksbehandler til en annen.
Dersom man trykker på selve linjen i hovedvisningen så kommer man inn på rapportdetaljene i "se-modus". For å åpne redigeringsmodus så kan man trykke på "Behandle RUH" i tool-baren til høyre. Alternativt så kan man trykke på Valg-knappen til venstre i hovedvisningen, og velge "Behandle RUH".
RAPPORTER (synlig for bas, prosjektadmin og admin):
På denne siden kan man hente ut visning av alle tilgjengelige RUH'er (uavhengig av status) og se sammendrag og statistikk fra disse. Man kan filtrere ut data på bestemte prosjekt, typer hendelser, årsaker, arbeidsoperasjoner m.m. for å best kunne kartlegge gjentakende hendelser og kostnadene tilknyttet disse (dersom dette er lagt inn under behandlingen av RUH'en).
Gå til HMS/KS / SmartMEF --> RUH --> Rapporter
Filteret øverst på siden har en hovedvisning og en ekspandert visning. I hovedvisningen ser man:
- Dato fra/til (standard: siste 30 dager)
- Prosjekt/underprosjekt (standard: Alle).
I den ekspanderte visningen ser man filter for:
- Type hendelse
- Hendelsen omfattet
- Årsak til hendelsen
- Arbeidsoperasjon.
- Sjekkbokser for å definere hvilke statuser man vil inkludere (standard: Alle)
- Sjekkboks for å inklude RUH fra deaktiverte prosjekt i rapportvisningen
Ved å trykke på "Oppdater" så skal man få opp rapporter i hovedvisningen under som samsvarer med filtreringsvalgene. For bas og prosjektadmin som er satt som saksbehandler på en eller flere RUH, så skal disse kunne sees i rapporten (ikke andres saker, kun egne tildelte.).
For administrator og HMS-leder så skal alle innsendte RUH være mulig å se, uavhengig av hvem som står som saksbehandler.
Over hovedvisningen vil man ha en knapp hvor man kan trykke for å vise/skjule sammendrag av rapportutvalget. Her vises tre sirkeldiagrammer som oppsummerer alle hendelser fra valgt prosjekt/periode. Man vil her enkelt kunne se f.eks. hvor mange ulykker det har vært i periode, hva disse hendelsene omfattet og hva årsaken til hendelsene var. I hovedvisningen under sammendraget vil de gjeldende rapportene framkomme, slik at man kan se nærmere på detaljene der.
Ønsker du å lære mer om RUH kan du se et webinar om nettopp dette her
Har du ikke denne funksjonen/modulen?
Kontakt vår salgsavdeling eller ring 90 40 33 33 for mer informasjon.
For ytterlige spørsmål ta kontakt med Support HER.