Rapport om uønsket hendelse (RUH)

RUH er en del av SmartDoks avvikshåndteringssystem og brukes til å registrere HMS-hendelser og nestenulykker. Løsningen er i stor grad ferdig definert av SmartDok, men gir bedrifter fleksibilitet til å tilpasse innhold og svaralternativer til sine behov.

RUH består av tre hovedområder:

Oppsett (kun for administrator og HMS-ansvarlig)

Før ansatte kan sende inn RUH-rapporter, må oppsettet fullføres. Dette definerer hvordan RUH-funksjonen skal fungere i bedriften.

• Tilgang: HMS/KS pro/SmartMEF → RUH → Oppsett.

• Oppsettinnstillinger:

  • Angi bedriftens HMS-ansvarlige og hovedverneombud.

  • Definer standard tidsfrist for lukking.

  • Bestem saksbehandleransvarlig: prosjektets eller bedriftens HMS-ansvarlige.

  • Velg hvilke roller som skal motta e-postvarslinger.

  • Velg hvilke felt som skal i både registrering og behandling, kun i behandling eller ikke inkluder.

  • Aktiver eller deaktiver anonym innsending.

  • Tilpass PDF-filnavn og hvilke felt som skal være obligatoriske, valgfrie eller utelatt.

  • Velg alvorlighetsgrad (tre eller fem steg).

Felt som alltid er påkrevd:

• Hendelsestidspunkt

• Prosjekt/underprosjekt

• Beskrivelse

Feltene Bilder og Posisjon er valgfrie, men alltid tilgjengelige. Endringer i oppsett trer i kraft umiddelbart ved neste RUH-registrering.

Oversikt (tilgjengelig for bas, prosjektleder og administrator)

Oversikten gir innsyn i alle RUH-rapporter som brukeren har tilgang til å se eller behandle.

• Tilgang: HMS/KS pro/SmartMEF → RUH → Oversikt.

  • Bas/prosjektleder: Ser kun sine tildelte saker.

  • Administrator/HMS-ansvarlig: Har tilgang til alle rapporter og kan behandle andres saker.

• Tilpass visningen: 

  Du kan filtrere oversikten etter ulike parametere:
  
  
  

  • Periode (dato)

  • Status (ubehandlet, åpen, lukket)

  • Prosjekt/underprosjekt

  • Saksbehandler

  • Avdeling

  • Type hendelse

  • Arbeidsoperasjon

  • Hendelsen omfattet

  • Årsak til hendelsen

  • Alvorlighetsgrad

  • Innsender (mulig å filtrere på bruker eller anonym innsender) 

• For ytterligere tilpasning:

  • Klikk på knappen med tre prikker til høyre.

  • Velg Vis eller skjul kolonner for å legge til eller fjerne kolonner etter behov.

    
    

• Behandle rapport: 

  • Trykk på den aktuelle rapporten i oversikten. 

  • Et detalj-panel vil åpne seg på høyre side av skjermen. Trykk på den gule knappen Behandle rapport.

  • Fyll ut nødvendig informasjon. 

  • Når rapporten er ferdig behandlet, trykk Avslutt og lukk rapport. Hvis rapporten skal redigeres videre, trykk Avslutt redigeringen.
    
    

Rapporter (tilgjengelig for bas, prosjektleder og administrator)

Rapportsiden gir oversikt, statistikk og mulighet for analyse av RUH-data.

• Tilgang: HMS/KS pro/SmartMEF → RUH → Rapporter.

• Filtrering:

  • Hovedfilter: Dato og prosjekt/underprosjekt.

  • Utvidet filter: Hendelsestype, årsak, arbeidsoperasjon og status.

• Bruk: Trykk Oppdater for å se filtrerte rapporter. Sammendrag viser:

  • Sirkeldiagrammer for hendelsestyper, årsaker og omfang.

  • Kostnadsanalyse for rapporterte hendelser.

Gjelder filtrerte rapporter vises i hovedvisningen, der detaljer kan analyseres nærmere.

Viktig informasjon om anonym innsending

• Hvis anonym innsending er aktivert, kan innsender velge anonymitet ved innsending.

• Merk: Anonym innsending kan begrense muligheten til å følge opp rapporten.
  
  

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Hvorfor kan ikke ansatte sende inn RUH?
Oppsettet for RUH må fullføres av administrator eller HMS-ansvarlig før ansatte kan registrere rapporter.

• I nettleser: Kun oppsettssiden vises til oppsettet er fullført. Oversikt og rapporter blir tilgjengelig etterpå.
• I app: Menypunktet for å registrere RUH er skjult frem til oppsettet er fullført.

Gå til HMS/KS Pro / SmartMEF → RUH → Oppsett for å fullføre dette.

Tilleggsressurser

• Få en rask innføring i hvordan du setter opp oppsettet til RUH ved å se vår hjelpevideo HER.

• Se vår hjelpevideo om RUH oversikt i SmartDok HER. 
  
  

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.