Integrasjonen er for deg som ønsker en mer sømløs måte å jobbe på mellom disse to systemene og mulighet for å rapportere oftere inn til PowerOffice fra SmartDok. Dere bestemmer selv hvor ofte dere skal synkronisere mellom disse systemene.
Hva er målet med denne artikkelen?
I denne artikkelen får du:
- En kjapp overordnet beskrivelse av selve integrasjonen
(hvilke muligheter har du, og hva du kan gjøre i integrasjonen) - Forklaring på testing
- En beskrivelse av hvordan du oppretter grunndata, det vil si ansatte/lønnsarter/tillegg/prosjekter/aktiviteter
- Forklaring på hvordan maskiner og varer fungerer som produkter i PowerOffice
Integrasjonen kan gi følgende 4 ting
- Lik og sømløs grunndata der prosjekter, underprosjekter og aktiviteter er lik i begge system
- Overføre kostnader i prosjektregnskap i PowerOffice med data fra SmartDok i form av maskintimer og vareforbruk
- Oppdatere timer på ansatte fra SmartDok til time - og lønnsmodulen i PowerOffice
(som til slutt også blir kostnader i prosjektregnskap, men dette skjer i PowerOffice ved bruk av periodisering av timer, se link til dette her) - Overføre opprettede fakturagrunnlag fra SmartDok som da blir ferdige fakturaer i PowerOffice
(enkelte kunder av oss kan heller velge å bruke fakturaforslag i PowerOffice, men det er for de som kun fakturerer basert på lønnstimer i SmartDok og ikke bruker maskintimer)
Påse at timemodulen er aktiv i PowerOffice
Ved overføring av timer kreves det at Timemodulen er aktivert i Poweroffice Go, merk at modulen ikke teller med forbruk på timer som overføres fra SmartDok, så det er kun selve modulen og funksjonaliteten i Go det må abonneres på.
Mastersystem
Integrasjonen tillatter at du kan velge mellom å ha enten SmartDok eller PowerOffice som mastersystemet.
SmartDok som mastersystem:
Hvis dere ønsker å bruke SmartDok som mastersystem kan dette aktiveres i integrasjonsoppsettet. Gå til Integrasjoner --> Integrasjonsoppsett --> PowerOffice --> Huk på innstillingen "Bruk SmartDok som master for prosjekter og aktiviteter".
Et standard prosjektnummer må angis i oppsettet - dette må være et prosjekt som eksisterer i PowerOffice. Ved oppretting av nye prosjekt i SmartDok som synkroniseres over til PowerOffice vil fakturamåte, kunde og prosjektleder bli satt til det samme som i standardprosjektet som er valgt. Standardprosjektet kan gjerne være et mal-prosjekt som har ikke har noe informasjon fylt inn i feltene kunde og prosjektleder. Fakturamåte må være satt på mal-prosjektet.
Når SmartDok er satt som mastersystem vil prosjekt, underprosjekt og aktiviteter (grunndata) kunne opprettes i SmartDok og synkroniseres over til PowerOffice. Det vil si at prosjekter må opprettes, endres og avsluttes i SmartDok og deretter synkroniseres til PowerOffice.
Ved synkronisering av aktiviteter fra SmartDok til PowerOffice vil de automatisk bli satt som fakturerbar. Dette kan endres i etterkant i PowerOffice.
PowerOffice som mastersystem:
Hvis dere ønsker å bruke PowerOffice som mastersystem må innstillingen "Bruk SmartDok som master for prosjekter og aktiviteter" være avslått i integrasjonsoppsettet. Det vil si at prosjekter må opprettes, endres og avsluttes i PowerOffice, og deretter synkroniseres til SmartDok.
Hvis du oppretter prosjekter og underprosjekter i SmartDok når PowerOffice er satt som mastersystem, må du manuelt opprette dem i PowerOffice og det kan forårsake feilmeldinger dersom prosjektnummer-strukturen ikke følges.
Hva gjør integrasjonen?
Integrasjonen sender og mottar data til/fra PowerOffice. Den er laget for at du kan få samme oversikt i PowerOffice som du har i SmartDok, og er spesielt rettet mot deg som ønsker å føre prosjektregnskap i PowerOffice.
For at integrasjonen skal fungere er det viktig at man har punkter på begge sider som data kan kobles til. For eksempel at man har samme ansatte i begge systemene. Under er et bilde over hva som må kobles til hva i det andre systemet, alt ettersom hvilket system du ønsker skal være master.
Noe innhold må opprettes manuelt, mens noe kan hentes fra SmartDok til PowerOffice, og noe kan hentes andre vei. Alt fungerer ikke helt likt.
SmartDok som mastersystem:
- Ansattnummer i SmartDok må matche ansattnummer i PowerOffice
- Navnet på lønnsarten må matche navnet på en timeart i PowerOffice
- Koden på tillegg/enhetstillegg i SmartDok må matche lønnartkoden på tillegget i PowerOffice
- Prosjekt/underprosjekt hentes fra SmartDok og opprettes automatisk i PowerOffice
- Maskiner og varer i SmartDok opprettes som produkter i PowerOffice
- Aktiviteter hentes fra SmartDok og opprettes automatisk i PowerOffice
PowerOffice som mastersystem:
- Ansattnummer i SmartDok må matche ansattnummer i PowerOffice
- Navnet på lønnsarten må matche navnet på en timeart i PowerOffice
- Koden på tillegg/enhetstillegg i SmartDok må matche lønnartkoden på tillegget i PowerOffice
- Prosjekt/underprosjekt hentes fra PowerOffice og opprettes automatisk i SmartDok
- Maskiner og varer i SmartDok opprettes som produkter i PowerOffice
- Aktiviteter hentes fra PowerOffice og opprettes automatisk i SmartDok
Hva kreves det av deg som kunde?
Som du kanskje har fått inntrykk av så krever det nok mer "stram lineføring" i begge system og man må også forsøke så godt man kan å følge de reglene som integrasjonen krever. Vi forstår at det kan være litt vanskelig å komme i gang siden det er en del som må settes opp, men om man følger oppsettet som vi har laget, kan vi garantere at integrasjonen fungerer slik den skal og du vil spare tid og få mer oversikt på to fronter 😊
Testing (validering)
Vi har laget en funksjon hvor du kan teste om du har fått all data til å matche i begge system, og du vil få en liste med hva som eventuelt mangler. Testing-funksjonen finner du i hovedmenyen på Integrasjoner -> PowerOffice -> Validering
Hvordan opprette grunndata
Ansatte
Som du ser på bildene nedenfor er ansattlista i SmartDok identisk med ansattlista i PowerOffice.
Lønnsarter i SmartDok må være likt det som kalles Timearter i PowerOffice. Det er navnet på lønnsart og timeart som må stemme overens. Pass på at det er skrevet helt likt i begge systemene, og at store/små bokstaver også er like.
Man bruker begrepet “Lønnsart” i PowerOffice også, men disse skal være lik det som heter “tillegg eller enhetstillegg” i SmartDok, slik som f.eks. brøytetillegg, vakttillegg, smusstillegg osv. Dette kommer vi tilbake til litt lenger ned.
Tillegg eller Enhetstillegg i SmartDok må ha samme kode som tilleggene har under Lønnsart i PowerOffice. Typiske enhetstillegg eller tillegg kan være for eksempel vakttillegg, brøytetillegg, overtid osv.
SmartDok som mastersystem:
Prosjekter i PowerOffice må være likt som prosjekter i SmartDok. Her er det prosjektnummeret som må være det samme i begge systemer. Prosjekter som finnes i SmartDok, men ikke i PowerOffice kan bli automatisk laget ved å kjøre en grunndatasynk av systemet.
Prosjekter i SmartDok som synkroniseres over til PowerOffice vil automatisk få status som Pågår og fakturamåte Timer.
Når SmartDok er mastersystemet burde prosjekter opprettes i SmartDok først. Pass på at prosjekter opprettes med unike prosjektnummer i SmartDok for å holde kontroll. Når du kjører en datasynk vil prosjekter i SmartDok med nummer som ikke finnes i PowerOffice bli automatisk laget i PowerOffice. Det vil si at om du har et prosjekt som heter det samme i begge systemer, men har forskjellig kode/nummer, vil det fortsatt bli laget et nytt prosjekt i PowerOffice.
PowerOffice som mastersystem:
Prosjekter i SmartDok må være likt som prosjekter i PowerOffice. Her er det prosjektnummeret som må være det samme i begge systemer. Prosjekter som finnes i PowerOffice, men ikke i SmartDok kan bli automatisk laget ved å kjøre en grunndatasynk av systemet.
Vær OBS på at prosjekter i PowerOffice må ha status som Pågår og fakturamåte Timer for at de skal opprettes automatisk i SmartDok.
Når PowerOffice er mastersystemet burde prosjekter opprettes i PowerOffice først. Når du kjører en datasynk vil prosjekter i PowerOffice med nummer som ikke finnes i SmartDok bli automatisk laget i SmartDok. Det vil si at om du har et prosjekt som heter det samme i begge systemer, men har forskjellig kode/nummer, vil det fortsatt bli laget et nytt prosjekt i SmartDok.
Om du ikke ønsker duplikater av et prosjekt i SmartDok burde du sørge for at prosjektnummeret er det samme i begge systemer.
Prosjektdetaljer i SmartDok vil bli erstattet av detaljene man har i PowerOffice om Poweroffice er master, og vice versa om SmartDok er master.
Som du ser på bildene nedenfor er prosjektlista i PowerOffice identisk med prosjektlista i SmartDok.
Maskiner (prosjektregnskap)
Maskiner i SmartDok skal samsvare med produkter i PowerOffice. Og da er det internnummeret på maskinen i SmartDok som må være samme som produktnummeret i PowerOffice.
Så dersom du ønsker å overføre maskintimer til prosjektregnskap i PowerOffice, så må du passe på at riktig maskin i SmartDok blir overført mot riktig produkt i PowerOffice.
Dersom maskinen/produktet ikke finnes i PowerOffice, så vil den bli opprettet som et nytt produkt i PowerOffice.
Obs! For å kunne automatisk lage maskiner som produkter i PowerOffice må de ha en internpris i SmartDok. Og prisen må være høyere enn 0,-.
Varer i SmartDok skal samsvare med produkter i PowerOffice på samme måte som maskintimer. Her er det internnummeret på varen i SmartDok som skal være samme som produktnummer i PowerOffice.
Dersom varenummeret fra SmartDok ikke finnes i PowerOffice, må det manuelt opprettes som et nytt produkt i PowerOffice.
Obs! For å kunne koble varer i SmartDok som produkter i PowerOffice må de ha en internpris i SmartDok. Og prisen må være høyere enn 0,-.
Som du ser på bildene nedenfor vil du se at varelista i SmartDok er identisk med produktlista i PowerOffice.
Tips! Vi kan også anbefale å opprette Gruppe for SmartDok-varene i PowerOffice så blir det enklere å holde oversikt dersom du jobber med listene i begge system.
Aktiviteter
SmartDok som mastersystem:
Aktiviteter i PowerOffice må være de samme som aktiviteter i SmartDok. Her er det nummeret/koden som må være den samme i begge systemer og aktivitetene i PowerOffice må være merket med type Fakturerbar.
Aktiviteter som finnes i PowerOffice, men ikke i SmartDok må manuelt legges til i SmartDok om du fører timer mot de aktivitetene. Aktiviteter som finnes i SmartDok, men ikke i PowerOffice kan du få opprettet automatisk ved synk.
Tips! Aktiviteter som synkes over fra SmartDok til PowerOffice vil automatisk bli satt som Fakturerbar. Det er mulig etter første gang du synker disse å bytte type til for eksempel Ikke fakturerbar dersom det er ønskelig, slik at i PowerOffice vil enkelte aktiviteter ikke vil være mulig å fakturere.
PowerOffice som mastersystem:
Aktiviteter i SmartDok må være de samme som aktiviteter i PowerOffice. Her er det nummeret/koden som må være den samme i begge systemer og aktivitetene i PowerOffice må være merket med type Fakturerbar.
Aktiviteter som finnes i SmartDok, men ikke i PowerOffice må manuelt legges til i PowerOffice om du fører timer mot de aktivitetene. Aktiviteter som finnes i PowerOffice, men ikke i SmartDok kan du få opprettet automatisk ved synk.
Tips! Det er mulig etter første gang du synker disse til SmartDok, å bytte type tilbake til for eksempel Ikke fakturerbar dersom det er ønskelig, slik at i PowerOffice vil enkelte aktiviteter ikke vil være mulig å fakturere.
Som du ser på bildene nedenfor så er aktivitetslista i PowerOffice identisk med aktivitetslista i SmartDok fordi man da har synket disse fra SmartDok til PowerOffice, eller omvendt.
Dokumentasjon fra PowerOffice