Opprette Grunndata i Visma.net Financials-integrasjon

For at integrasjonen skal fungere som den skal, må data kunne kobles riktig mellom systemene. Dette forutsetter at nødvendige grunndata er opprettet i begge systemene.

Oversikt over hva som overføres mellom systemene

Timer og maskintimer:

• Prosjektnummer

• Aktivitet (Oppgave i Visma.net)

• Ansattnummer

• Lønnsart (Ikke-lagerført vare i Visma.net)

• Kommentar (for timer tar vi kommentaren, for tillegg/enhetstillegg legges navnet på tillegge/enhetstillegget inn på kommentar felt)

• Antall timer (Mengde i Visma.net)

• Ansatte kost (legges inn via Brukeroversikt)

• Kostnadsbærerstrengen hentes i Visma fra prosjekt det føres timer på, eller genereres automatisk basert på maskinens internnummer

  • Merk: Ved bruk av Ikke-lagerført vare pr. maskin overføres internnummer pr. maskin

Varer og massetransport:

• Prosjektnummer

• Standard prosjektoppgave settes opp i Visma.net, legges inn i integrasjons-innstillinger til Visma.net-integrasjonen i SmartDok (Oppgave i visma.net)

• Ansattnummer

• Varekategori

• Kommentar

• Antall varer (Mengde i Visma.net)

• Varekost

• Kostnadsbærerstrengen hentes fra Visma fra prosjekt det føres på, eller genereres automatisk basert på varens varenummer.

  • Merk: Ved bruk av Ikke-lagerført vare pr. vare overføres varenummer

Slik oppretter dere grunndata

1. Ansatte

2. Lønnsarter og tillegg

3. Prosjekter og underprosjekter

4. Aktiviteter

5. Maskiner 

6. Varer og massetransport
   
   

1. Ansatte

• Visma.net-integrasjonen er avhengig av at en kost per ansatt settes i SmartDok og sendes over med transaksjonene så man får et så nøyaktig prosjektregnskap som mulig.

• Ansatte må opprettes i begge systemer med en satt ansatte kost (internkostnad), for at den ansattes timer skal kunne overføres til Visma.net.

  • Det må være match mellom brukere i SmartDok og ansatte i Visma.net, hvor bruker/ansattnummer må matche mellom de to systemene.
    
    

2. Lønnsarter og tillegg

• Tillegg og enhetstillegg må defineres i SmartDok med kostnad for at disse skal kunne overføres til Visma.net.

• Det må opprettes Ikke-lagerførte varer i Visma.net med varenummer som matcher lønnsartnummer på tillegg i SmartDok, for at tilleggene skal kunne overføres korrekt.
  
  

3. Prosjekter og underprosjekter

• Visma.net Financials er master på prosjekter. Dette betyr at prosjekter vil bli hentet fra Visma.net, og dersom de eksisterer i SmartDok fra før, vil noe av dataen blir overskrevet med data fra Visma.net. 

• Prosjekter bør opprettes i Visma.net og synkroniseres over til SmartDok via grunndatasynkronisering. 
• Alle prosjekter og underprosjekter må ha samme prosjektnummer i SmartDok og Visma.net.

• Prosjekt synkroniseres fra Visma.net til SmartDok så lenge det ikke er noen konflikter mellom data i Visma.net og SmartDok, eller problemer relatert til oppsett i Visma.net og valgt prosjektstruktur.

• For oppsett av prosjekter er det to mulige prosjektstrukturer man kan bruke (defineres i integrasjonsinnstillingene ved oppsett):

• • Flat prosjektstruktur: Alle prosjekter i Visma.Net som er aktive blir synkronisert over til SmartDok som egne prosjekter.

  • Prosjekt-Underprosjekt struktur: Prosjekter synkroniseres over til SmartDok som hovedprosjekter og underprosjekter, siden Visma.Net kun støtter flat prosjektstruktur direkte, må man her benytte seg av serialiserte prosjektnummer i Visma.net:

    • Hovedprosjekt: xxxxx-000

    • Underprosjekt: xxxxx-yyy

    • De fem første tallene i prosjektnummer indikerer hovedprosjekt, de tre siste indikerer underprosjekt og er alle 0 for hovedprosjektet.

    • Ved bruk av prosjekt-underprosjekt må opsjonen Påtvungen underprosjekt være aktivert i SmartDok.
      

4. Aktiviteter

• Oppgaver (aktiviteter) må settes opp med nummer i Visma.net slik at de matcher aktivitetskode satt opp i SmartDok.

• Opsjonen Arbeidsbeskrivelse per prosjekt (aktiviteter) må være aktivert.
  
  

5. Maskiner

• Visma.net har ikke et konsept rundt maskiner som noe man fører timetransaksjoner mot.

• Maskiner opprettes i SmartDok, hvor det settes en internkost for maskinen i feltet “internkostnad”.

• Maskinene må legges inn i en maskinkategori, hvor navn på maskinkategorien må matche en Ikke-lagerført vare i Visma.net.

  • Dermed må også maskinkategori være aktivert hos brukere av Visma.net-integrasjonen som skal overføre maskiner.
    
    

6. Varer og massetransport

• Varer må opprettes i SmartDok med en satt internkostnad.

• For å overføre vareforbruk og massetransport må det settes opp en prosjektoppgave i Visma.net som er  tilgjengelig på alle prosjekter som skal synkroniseres slik at vareforbruket kan føres mot denne prosjektoppgaven.

  • Dette er fordi SmartDok ikke har aktiviteter knyttet mot forbruk av varer, men Visma.net krever at alle transaksjoner har en prosjektoppgave (aktivitet) knyttet opp mot seg.

 

Tilleggsressurser

• Koble sammen SmartDok og Visma.net Financials
• Integrasjonsoppsett Visma.net Financials-integrasjon
• Kom i gang med Visma.net Financials-integrasjon
• Grunndatasynkronisering i Visma.net Financials-integrasjon

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.