Koble skjemamaler mot prosjekt

Prosjekttilkobling er en opsjon som gjør det mulig å knytte bestemte skjemamaler til utvalgte prosjekter. Dette begrenser hvilke skjemaer brukere kan fylle ut basert på prosjekt- og avdelingstilhørighet.

Når opsjonen er aktivert, må brukeren først velge prosjekt før tilgjengelige skjemamaler vises. I tillegg vil brukeren kun se prosjekter som enten ikke er knyttet til en avdeling, eller som tilhører samme avdeling som brukeren selv.

Ved aktivering av prosjekttilkobling vil det også vises en egen fane for Skjemamaler i prosjektets dashbord.

Aktivering av opsjon

For kunder med HMS/KS Pro kan opsjonen aktiveres ved å kontakte SmartDok Support.
For kunder med SmartMEF er opsjonen aktivert som standard.

Slik kobler man skjemamaler mot prosjekt

Alternativ 1: Via prosjektets dashbord

Dette alternativet passer best dersom du ønsker å koble flere skjemamaler til et spesifikt prosjekt – for eksempel i forbindelse med opprettelse av et nytt prosjekt.

Gå til Prosjekter/Kunder → Prosjekter → Prosjektoversikt.
Klikk på aktuelt prosjekt for å gå inn på prosjektets dashbord.
Naviger til fanen Skjemamaler.
Velg skjemamaler fra biblioteket:
- Klikk på den gule knappen +Bibliotek.
- Bruk søkefeltet eller filtrer på kilde, kategori, og tags for å finne ønsket skjemamal.
- Klikk på skjemanavnet i hovedvisningen for å få en forhåndsvisning før du velger det.
Importér skjemamalene:
- Marker de nødvendige skjemamalene.
- Klikk på Importer-knappen nederst til høyre for å hente skjemamaler til prosjektet.

Den importerte skjemamalen er nå tilgjengelig i prosjektet. Endringer som gjøres vil kun gjelde for dette prosjektet og påvirker ikke originalmalen i Skjemamalbiblioteket.

Alternativ 2: Via Skjemamalbiblioteket

Dette alternativet passer best dersom du ønsker å knytte én bestemt skjemamal til flere prosjekter – for eksempel når du har opprettet en ny skjemamal som skal tas i bruk på tvers av flere prosjekter.

Gå til HMS/KS eller SmartMEF → Skjemamalbibliotek.
Klikk på aktuell skjemamal slik at sidepanelet vises.
Åpne fanen Prosjekttilkoblinger.
Trykk Rediger prosjekttilkoblinger.
Huk av aktuelle prosjekter som skjemamalen skal kobles mot.
Trykk på det sorte pil-ikonet foran et prosjektnavn for å vise tilknyttede underprosjekter. Her kan du velge underprosjekter som skal være koblet skjemamalen.
Når aktuelle prosjekter er valgt, trykk Lagre for å bekrefte koblingen.
Skjemamalene vil nå være tilgjengelig i valgte prosjekter, og malene kan videre prosjekttilpasses der.

Alternativ 3: Ved opprettelse av håndbok/kvalitetsplan på prosjekter

Når du oppretter en håndbok eller kvalitetsplan på et prosjekt, vil alle skjemamaler som inkluderes i planen automatisk bli koblet til det aktuelle prosjektet.

Gå til Prosjekter/Kunder → Prosjekter → Prosjektoversikt.
Gå inn på aktuelt prosjekt.
Åpne fanen Dokumentmappe og trykk på pluss-ikonet.
Velg Lag ny håndbok/kvalitetsplan.
Gi håndboken et navn og velg ønsket kilde (f.eks. SmartMEF Dokumentbibliotek).
Velg de skjemamalene du vil knytte til prosjektet.
Klikk på Importer for å legge til skjemamalene i prosjektet.

Informasjon om prosjekttilpasning av skjemamaler

Egendefinerte, MEF- og SmartDok-skjemamaler knyttes til prosjektet og kan prosjekttilpasses.
Tilpasningene gjelder kun for det aktuelle prosjektet og påvirker ikke malen i Skjemamalbiblioteket.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Kan alle nye prosjekter automatisk få tilgang til alle skjemaer?
Nei, det er ikke en direkte funksjon for å gi alle nye prosjekter automatisk tilgang til alle skjemaer.

Når du oppretter et nytt prosjekt, kan du velge å kopiere en kvalitetsplan fra et annet prosjekt. Dette inkluderer også skjemaer.

En anbefalt metode er å opprette et malprosjekt med alle nødvendige skjemamaler. Deretter kan dette brukes som utgangspunkt ved opprettelse av nye prosjekter.

Tilleggsressurser

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.