Hvordan kan brukere få tilgang til andres mellomlagrede og innsendte skjemaer?
Med funksjonen Vis innsendt skjema til alle brukere kan du gjøre både mellomlagrede og innsendte skjemaer synlige for alle brukere på firmakontoen. Dette gjør det enklere for flere å følge opp skjemaer som fylles ut i fellesskap.
Hva skjer når funksjonen er aktivert?
Når avhukingen er aktivert:
-
Nye skjemaer opprettet med denne malen blir synlige for alle brukere.
-
Både mellomlagrede og innsendte skjemaer vises i oversikten.
-
Mellomlagrede skjemaer kan redigeres av andre brukere.
Når avhukingen ikke er aktivert:
-
Kun brukeren som har sendt inn skjemaet vil se det i oversikten.
- Skjemaet vises både som mellomlagret og innsendt kun for den aktuelle brukeren.
-
Administratorer har alltid tilgang til alle skjemaer.
Slik aktiverer du funksjonen
-
Gå til HMS/KS eller SmartMEF → Skjemamalbiblioteket,
eller gå til Prosjekter/kunder → Prosjekter → velg prosjekt → Skjemamaler - Finn det aktuelle skjemaet.
- Lag ny versjon av skjemaet på enten bedriftsnivå eller prosjektnivå.
-
Velg Innstillinger i Skjemamal-byggeren.
- Huk av på "Vis innsendt skjema til alle brukere" under Tilgjengelighet.
6. Publiser ny versjon av dette skjemaet.
Merk
-
Funksjonen gjelder kun for nye skjemaer som opprettes etter at den er aktivert.
-
Eksisterende skjemaer vil ikke bli berørt av innstillingen.
Hvordan ser jeg om funksjonen er aktiv?
I detaljene for skjemamalen vises det tydelig om alternativet "Innsendt skjema synlig for alle" er aktivert.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Kan brukere endre innsendte skjemaer?
Kun mellomlagrede skjemaer kan redigeres av brukere. Innsendte skjemaer er låst for redigering.
Hvordan kan vi styre hvem som har tilgang til innsendte skjemaer, som for eksempel skjema for medarbeidersamtale eller egenmelding?
I SmartDok er det per i dag ikke mulig å begrense tilgangen til innsendte skjemaer for utvalgte brukere. Synligheten styres av innstillingene i skjemamalen – skjemaene vil enten være synlige kun for den som har sendt dem inn, eller for alle brukere.
Brukere med rollen administrator har alltid full tilgang til alle innsendte skjemaer. Bas og prosjektadministratorer vil ha tilgang til innsendte skjemaer knyttet til prosjekter de har tilgang til.
SmartDok er ikke utviklet som et HR-system for behandling av sensitive opplysninger. De fleste virksomheter velger derfor å håndtere denne typen personaldokumenter i separate systemer eller via sikre løsninger som f.eks. intranett eller eksterne mapper, for å ivareta personvern og etterleve GDPR.
Kontakt for hjelp
Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.
Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.
Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.