Noen kunder av oss har valgt å lage egenmelding i SmartDok som en skjemamal i HMS/KS-modulen, men husk på at SmartDok ikke er et system for behandling av sensitive opplysninger
Det er viktig å være klar over at alle med rollen administrator alltid vil ha tilgang til innsendte skjema/egenmeldinger.
Det kan også være en fare for at en ansatt sender egenmelding inn på feil prosjekt (og prosjektadmin/bas på dette prosjektet dermed får tilgang til å se innsendte egenmeldinger).
Vi tenker derfor det vil være nødvendig med god informasjon og tydelige rutiner for å forhindre feil-innsendinger.
Ihht GDPR så er det behandlingsansvarlig (altså dere) som er hovedansvarlig for å behandle personopplysningene i tråd med gjeldende lover og regler.
Ta gjerne kontakt her dersom noe er uklart 👍
Alternativ løsning i SmartDok for egenmelding, dersom dere er trygge på at egenmelding kan benyttes som en skjemamal i deres bedrift.
Oppsett på prosjekt:
- Opprett et eget prosjekt i SmartDok som er dedikert for egenmeldinger.
Det kan være greit at feltene prosjektadmin-epost og oppdragsgiver-epost-feltene er tomme (i fall den ansatte ved en feil haker av for kopi til en av disse)
Sørg for at ingen prosjektadmin eller bas har tilgang til dette prosjektet.
Oppsett på HMS/KS (skjemamalen):
Dette er en egen modul i SmartDok og om du ønsker den aktivert kan du ta kontakt med vår salgsavdeling her
Dette er en egen modul i SmartDok og om du ønsker den aktivert kan du ta kontakt med vår salgsavdeling her
I skjemamalen kan du velge at det sendes fast epost-kopi til f.eks. HR-ansvarlig eller daglig leder.
Pass på at det ikke er haket av for Vis innsendte skjema til alle.
Et tips for å sørge for at de ansatte ikke skriver inn sensitive personopplysninger (helseopplysninger) i egenmeldingsskjemaet, er å lage egenmeldingsskjema uten fritekst-felt og heller benytte skjema-elementer som sjekkbokser og felt som er predefinert.
For ytterlige spørsmål kan du sende inn sak til vår supportavdeling eller ringe 90 40 33 33.