Export från SmartDok till Kontek

Det finns två sätt att importera löneinformation från SmartDok till Kontek: Kontek Standard eller PAxml. Med Kontek Standard används de lönearter som finns i Kontek. Med PAxml används ett standardiserat format med egen uppsättning koder.

Krav innan export

Godkända timmar Endast timmar som godkänts av administratör följer med i exporten. Godkännande görs via Timmar → Godkänn Timmar 

Tips: Du får bäst kontroll på attesteringsgraden under Godkänn Timmar → Totalöversikt.

Koder För att Kontek ska tolka filen korrekt måste koderna för löneslag, anställda och projekt stämma överens med vad som finns i Kontek.

Löneslag Under Företagsinställningar → Löneslag anger du löneslaget och Konteks motsvarande tidkod i fältet Kod. För att löneslaget ska följa med i exporten måste rutan Ska exporteras vara markerad. Observera att koden inte får innehålla mellanslag efter sig. För utlägg som milersättning anges lönearten med L- framför, t.ex. L-123. Inhyrd personal som inte ska ingå i löneexporten ska rapportera tid mot ett löneslag som inte inkluderas i exporten.

Anställda Under Företagsinställningar → Användaröversikt anges anställningsnummer för varje anställd – detta ska motsvara numret i Kontek. Inhyrd personal som inte ska följa med i löneexporten ska rapportera tid mot ett löneslag som inte inkluderas i exporten.

Projekt För att Kontek ska kunna fördela projekttimmarna måste projekten som timmar registreras mot även finnas i Kontek. Kontrollera att projektnumret är detsamma i SmartDok och i Kontek.

Grupper Har man både tim- och månadsanställda är det viktigt att särskilja närvaro­rapporteringen för dessa två grupper. Detta görs via Företagsinställningar → Grupper.

Så här skapar du grupper för månads- respektive timanställda:

1. Välj Lägg till och ge gruppen ett namn, t.ex. "Månadslön"
2. I fliken Anställda: placera alla månadsavlönade i kolumnen I gruppen → Spara
3. I fliken Löneslag: ta bort bocken i Inkludera alla löneslag och lägg till löneslag för timanställda till Tillgängliga – endast löneslag för månadsavlönade ska visas i gruppen → Spara
4. Skapa en grupp på samma sätt för timanställda

Krav i Kontek

För att Kontek ska kunna importera information från SmartDok behöver ni tilläggsmodulen Import från försystem aktiverad i Kontek.

Så här exporterar du – i SmartDok

1. Gå till Timmar → Godkänn Timmar → Exportera Timmar
2. Fyll i datumperiod
3. Markera Inkluderade tidigare exporterade timmar om registreringar från samma tidsintervall ska ersätta en tidigare import
4. Filtrera på Grupp om du bara vill exportera för en del av de anställda
5. Klicka Uppdatera – en förhandsvisning av datan visas längst ned
6. Klicka på knappen Kontek eller PAxml – filen laddas ned

Alla exporterade timmar markeras som exporterade och kan exporteras igen om rutan Inkluderade tidigare exporterade timmar är markerad.

Behöver du hjälp?

Kontakta supporten på support@smartdok.se eller ring 08-124 569 40.