Importera projekt

Du kan importera flera projekt samtidigt genom att ladda upp en fil med projektinformation. Importen skapar nya projekt. Den uppdaterar aldrig projekt som redan finns i SmartDok.

Så startar du importen

1. Gå till Projekt/kunder → Projekt.
2. Tryck på knappen Mer (de tre punkterna).
3. Välj Importera projekt.
4. Ladda upp din fil.

Krav på filen

• Filformat: XLSX eller CSV.
  För XLSX läses bara det första bladet i filen.
• Varje rad i filen blir ett projekt.
• Rubrikrad är valfri. Om filen har en rubrikrad kan den vara på norska, svenska eller engelska.
• Kolumnordningen spelar ingen roll. Systemet föreslår automatiskt vilken kolumn som hör till vilket fält, och du kan själv ändra förslaget.

Vilka fält kan importeras

• Projektnummer (obligatoriskt), max 20 tecken
• Projektnamn (obligatoriskt), max 70 tecken
• Plats, max 50 tecken
• Projektledare, max 50 tecken

Projektnumret måste vara unikt. Det görs ingen skillnad mellan versaler och gemener, så "AB1" och "ab1" räknas som samma projektnummer.
Plats och Projektledare sparas som fritext på projektet.
Projektledare kopplas inte till någon användare i SmartDok.

Efter uppladdningen fortsätter du importen

1. Kontrollera kolumnmatchningen. Systemet föreslår automatiskt vilken kolumn i filen som hör till vilket fält i SmartDok. Rätta till manuellt om något är fel.
   Obs! Om filen saknar rubrikrad stänger du av "Min fil har en rubrikrad". Kolumner som står som Inte matchad importeras inte.
2. Gå vidare till förhandsgranskningen. Här ser du varje rad så som den kommer att sparas. Rätta enskilda celler direkt om något behöver ändras.
3. Tryck på Importera för att slutföra. Knappen visar hur många projekt som kommer att importeras.

Importerade projekt får status Pågående.

Vad händer med rader som innehåller fel

Importen kontrollerar varje rad för sig. En rad importeras inte om:

• Ett obligatoriskt fält (Projektnummer eller Projektnamn) är tomt.
• Ett värde är för långt.
• Projektnumret redan används i SmartDok.
• Projektnumret förekommer mer än en gång i filen. Då importeras den första raden och de följande stoppas.

Rader med fel visas i steget Kontrollera, och kolumnen Problem visar orsaken. Du kan rätta felen med Redigera eller fortsätta importen utan de raderna.

Rader med fel stoppar inte hela importen. Alla giltiga rader i filen importeras, även om vissa rader stoppas.

Vanliga frågor (FAQ)

Kan jag uppdatera befintliga projekt med importen?
Nej, importen skapar bara nya projekt. Den uppdaterar inte projekt som redan finns i SmartDok.

Vad händer om jag importerar samma fil två gånger?
Rader med ett projektnummer som redan används stoppas och importeras inte. Bara rader med ett nytt, unikt projektnummer importeras.

Kopplas projektledaren till en användare i SmartDok?
Nej, projektledaren sparas som fritext på projektet.

Spelar kolumnordningen någon roll?
Nej, kolumnordningen spelar ingen roll. Systemet föreslår kolumnmatchningen automatiskt, och du kan ändra den själv.

Kan jag importera avdelningar, kund eller datum för projektet?
Nej, importen har bara stöd för Projektnummer, Projektnamn, Plats och Projektledare. Övriga uppgifter lägger du till på projektet när importen är klar.

Varför stoppas vissa rader i min fil?
En rad stoppas om Projektnummer eller Projektnamn är tomt, om ett värde är för långt, om projektnumret redan används eller om projektnumret förekommer flera gånger i filen. Orsaken visas i kolumnen Problem i steget Kontrollera.

Support:

Telefon: 08 - 12456940
E-post: support@smartdok.se