FAQ – Nya godkännandesidan

Tack till alla som deltog på vårt webinar om nya godkännandesidan! Här har vi samlat alla frågor som kom in, både de vi hann besvara under webinaret och de vi inte hann med.

Svaren är indelade efter område: attestering och godkännande, signering, registreringar och ändringar, påminnelser och meddelanden, vy och filter samt övergången till nya sidan.

Missa inte att titta på webinarinspelningen om du vill se en genomgång av nya godkännandesidan: Se webinaret här.

Har din fråga inte blivit besvarad? Kontakta oss här.

Attestering och godkännande

Kan man ställa in att bara administratörer får attestera, och inte övriga användare?
En arbetsledare eller projektadministratör kan enbart attestera på projekt som de har tilldelats åtkomst till. Om ingen åtkomst har tilldelats kan enbart administratören attestera timmar.

Hur godkänner jag timmar för en anställd i taget?
Gå till Timmar, sedan Godkänn timmar och välj period. Filtrera på den anställde, markera registreringarna och klicka på Godkänn registreringar i högra menyn. När du är klar går du vidare med knapparna Nästa användare och Föregående användare längst ned på sidan.

Läs mer om Godkänn timmar här. 

Kan jag godkänna timmar direkt från projektsidan?
Nej, godkännande görs på sidan Godkänn timmar. Där kan du filtrera på projekt och underprojekt.

Vad betyder “Kräver åtgärd” vid tidsattesteringen?
Funktionen är under utveckling och fyller ingen funktion i dagsläget. Mer information kommer när den är på plats.

Kan man neka en registrering eller begära en åtgärd?
Nej, det går inte i dagsläget.

Kan man dölja timmar som redan är attesterade?
Ja. Välj Inte godkänd i fältet Status så visas bara registreringar som återstår att godkänna. Det finns också ett statusfilter för påbörjad attestering.

Syns ej godkända timmar i faktureringsunderlaget?
Det bestämmer du själv i inställningarna för fakturaunderlaget. Vid export till lönesystem följer bara attesterade timmar med.

Signering

Var ser jag att en registrering är signerad?
Signatur från uppdragsgivare visas inte på godkännandesidan utan hittas under Rapporter, sedan Signatur från uppdragsgivare. Läs mer om rapport: signatur från uppdragsgivare här.

Försvinner signeringen om jag redigerar en registrering?
Nej, signeringen försvinner inte om du gör en ändring.

Måste jag ta ut en rapport varje gång för att se signeringen?
Nej. Gå till Rapporter, sedan Signatur från uppdragsgivare och välj period och projekt. Klicka på förstoringsglaset för att öppna hela den signerade registreringen och exportera till PDF.

Registreringar och ändringar

Kan jag ta bort en anställds registrering?
Nej, registreringar som någon annan har gjort kan inte raderas – inte heller av en administratör. Ändra i stället registreringen till 0 timmar. Då påverkar den varken lön eller projektrapportering. Läs mer om hur du redigerar registreringar här. 

Hur lägger jag till en registrering, till exempel om en dag ska delas på två projekt?
Klicka på Ny registrering på godkännandesidan och välj timmar eller frånvaro. Redigera den befintliga registreringen med timmarna för det första projektet och lägg till en ny registrering med resten på det andra projektet. Ska hela registreringen flyttas till ett annat projekt räcker det att byta projekt i sidopanelen och spara.

Observera: Har du redan skapat ett utkast till kundfaktura uppdateras inte utkastet automatiskt. Radera utkastet och hämta in timmarna på nytt.

Kan man skapa ett nytt underprojekt direkt vid registrering?
Nej, detta görs under fliken Projekt.

Hur ser jag vilket underprojekt en registrering gäller utan att öppna den?
Lägg till kolumnen för underprojekt via de tre prickarna uppe till höger, sedan Visa eller dölj kolumner.

Kan jag se den anställdes kommentar?
Ja. En ikon i tabellen visar att det finns en kommentar, och du kan visa kommentarer som en egen kolumn i tabellen.

Kan den anställde se vilken ändring jag har gjort?
Ja. Den anställde får en notis i appen om vad som har ändrats, och redigerade registreringar markeras med en pratbubbla. Läs mer om aviseringar vid ändringar här. 

Påminnelser och meddelanden

Skickas påminnelser som sms eller notis i appen?
Påminnelse om registrering skickas som notis i appen. Ändringsmeddelande skickas som sms.

Kostar det något att skicka påminnelser?
Påminnelse om registrering är kostnadsfritt. Begära registrering kostar 0,55 kr per sms.

Får den anställde ett meddelande varje gång jag redigerar en registrering?
Den anställde får en notis när en registrering redigeras. Notiserna samlas i intervaller om 15 minuter, så flera ändringar inom samma vecka genererar inte en notis per ändring.

Vy, filter och navigering

Kan jag spara mina filterinställningar?
Ja. Klicka på Sparade inställningar, sedan Spara inställning. Nästa gång hämtar du fram inställningen med ett klick.

Hur byter jag snabbt mellan anställda?
Filtrera på anställd och använd knapparna Nästa användare och Föregående användare längst ned på sidan.

Vad ser en projektadministratör?
En projektadministratör ser bara de anställda som finns i hens personallista och bara på de projekt hen har fått åtkomst 

Går det att sortera på andra kolumner än datum?
I dagsläget går det endast att sortera på datum. Klickar du på Datum sorteras listan från dagens datum och neråt.

Kan man ändra kolumnbredden?
Ja. Dra i kolumnkanten för att ändra bredden. Du kan också flytta kolumner med dra och släpp. Under de tre prickarna och Tabellalternativ kan du välja kompakt visning, scroll i tabellen, gruppering per vecka och antal rader per sida.

Kan texten bli större?
Du kan förstora sidan med webbläsarens zoom: Ctrl och + på PC, eller Cmd och + på Mac.

Övergången till nya sidan

Kommer det gå att använda den gamla sidan efter den 1 november?
Nej. Den gamla godkännandesidan tas bort den 1 november 2026. Vi rekommenderar att du börjar använda den nya sidan redan nu för att hinna bekanta dig med den.

Är det bara godkännandesidan som ändras?
Ja. Allt annat fungerar som tidigare – de anställda registrerar sina timmar som vanligt och godkända timmar hanteras på samma sätt vid export till lön och fakturering.

Kontakt för hjälp

Support
Kontakta vår supportavdelning via detta formulär eller:

• E-post: support@smartdok.se
• Telefon: 08-124 569 40