Export från SmartDok till Visma Lön

Från SmartDok kan du ta ut en exportfil med attesterade registreringar, som du sedan manuellt importerar i Visma Lön 600. För att det ska fungera korrekt behöver tre saker stämma: rätt koder på löneslag och anställda, samt att registreringarna är attesterade.

Vad behöver vara konfigurerat i SmartDok innan export?

1. Löneslag – tidkoder och exportmarkering

Gå till Företagsinställningar → Löneslag. För varje löneslag som ska följa med i exporten:

Ange Vismas motsvarande tidkod i fältet Kod. Tidkoder anges med tresiffriga snabbval (t.ex. 010, 050), medan utläggskoder använder fyrsiffriga lönearter.
Markera rutan Ska exporteras – löneslag utan denna markering följer inte med.
Kontrollera att koden inte har ett mellanslag efter sig.

2. Anställda – anställningsnummer

Gå till Företagsinställningar → Användaröversikt och ange anställningsnummer för varje anställd. Numret ska matcha exakt med det som finns i Visma Lön.

3. Godkända timmar – attestering

Endast registreringar som attesterats av en administratör följer med i exporten. Gör detta via Timmar → Godkänn Timmar → Översikt.

Tips: Få överblick över attesteringsgraden via Timmar → Godkänn Timmar → Totalöversikt. Kolumnen "% Att (A) " ska alltså ha 100% på varje person med registrerade timmar för att vara säker på att allt är attesterat.

Hur konfigurerar jag Visma Lön för import?

I Visma Lön, gå till Företagsinställningar → Integrationer och aktivera "Använder TLU-fil för import av tider och utlägg". Där hittar du även Tid- och Utläggskoder.

Kontrollera att koppling finns mellan lönekod och snabbval/löneart. Se tabellen nedan för de vanligaste tidkoderna.

Anställda bör vara kopplade till ett arbetsschema i Visma Lön Anställd, vilket styr om personen är månads- eller timavlönad samt vilka ersättningar som gäller.

Så här gör du exporten

OBS! Exporten tar bara med registreringar som är attesterade, samt löneslag med markeringen Ska exporteras.

Gå till Timmar → Godkänn Timmar → Exportera Timmar i SmartDok.
Fyll i datumperiod – Till- och Från-datum ska motsvara löneperioden.
Markera "Inkludera tidigare exporterade timmar" om du vill ersätta en tidigare export för samma period.
Filtrera på Grupp om du bara vill exportera för en del av de anställda (grupper skapas under Företagsinställningar → Grupper).
Klicka Uppdatera – en förhandsvisning längst ned visas med data som följer med i filen.
Klicka Visma Lön 600 för att ladda ner exportfilen.

Importera sedan filen i Visma Lön. Läs avsnittet "Importera fil i samband med lönekörning" i Vismas dokumentation.

Alla exporterade timmar markeras som exporterade och kan inte exporteras igen utan att rutan "Inkludera tidigare exporterade timmar" är markerad.

Vanliga tidkoder i Visma Lön 600

Tidkod	Benämning	Löneart/snabbval
010	Normal	1106 – Timlön
015	Mertid – betald	Snabbval – Mertid
020	Övertid 1 – betald	Snabbval – Övertid 1
021	Övertid 2 – betald	Snabbval – Övertid 2
022	Övertid 3 – betald	Snabbval – Övertid 3
025	Övertid 1 – komptid	Snabbval – Komp 1
026	Övertid 2 – komptid	Snabbval – Komp 2
027	Övertid 3 – komptid	Snabbval – Komp 3
030	Restid – inom ordinarie arbetstid	1106 – Timlön
031	Restid – utanför ordinarie arbetstid	1186 – Restidsersättning vardag
032	Restid – helg	1187 – Restidsersättning helg
040	Semester	Snabbval – Semester
050	Sjuk	Snabbval – Sjuk
060	Vård av barn	Snabbval – Vård av barn
070	Föräldraledig	Snabbval – Övrig frånvaro – föräldraledig
075	Ledig 10-dagar vid barns födelse	Snabbval – Övrig frånvaro – 10-dagar vid barns födelse
080	Kompledigt	Snabbval – Kompledigt
090	Tjänstledig	Snabbval – Övrig frånvaro – tjänstledig

Tidkod 010 – Normal importeras inte för månadsavlönade. Tidkod 030 – Restid inom ordinarie arbetstid importeras endast för timanställda utan schema.

Varför fungerar inte exporten? Vanliga felorsaker

Specialtecken i företags- eller projektnamn – Tecknet & i ett namn måste bytas ut mot ordet "och", även om det finns i Visma Lön.

Anställningsnummer stämmer inte – Numret i SmartDok och Visma måste vara identiskt. Kontrollera under Företagsinställningar → Användaröversikt.

Löneslagen saknar rätt tidkod eller utläggskod – Jämför koderna i SmartDok med vad du har i Visma. Titta under Arkiv → Företagsinställningar → Integrationer → flikarna Tidkoder resp. Utläggskoder i Visma.

Tidkod/Snabbval saknar kopplad löneart – Åtgärdas i Visma via Arkiv → Företagsinställningar → Integrationer → flikarna Tidkoder resp. Utläggskoder .

Fel datumperiod – Till- och Från-datum i exportfilen matchar inte löneperioden i Visma.

Timanställda saknar arbetsschema med "Oregelbunden arbetstid" – Krävs för att Visma Lön ska anpassa lönen efter antalet timmar i filen.

Knapparna för export är inaktiva – Kontakta support på support@smartdok.se eller ring 08-124 569 40.

Behöver du mer hjälp?

Kontakta SmartDok Support på support@smartdok.se eller telefon 08-124 569 40.