Export från SmartDok till Fortnox

Den här artikeln beskriver hur du exporterar löneunderlag från SmartDok och importerar det till Fortnox Lön. För att exporten ska fungera korrekt behöver koder för löneslag, anställda och projekt stämma överens i båda systemen.

Förberedelser i SmartDok

Innan du gör din första export till Fortnox behöver du kontrollera att följande inställningar är gjorda i SmartDok.

Löneslag – ange rätt tidkod och markera för export

Gå till Företagsinställningar → Löneslag. För varje löneslag som ska exporteras till Fortnox gör du följande:

Ange motsvarande Fortnox-tidkod i fältet Kod. En lista över de vanligaste tidkoderna finns i slutet av den här artikeln.
Markera rutan Ska exporteras för att löneslaget ska inkluderas i exporten.
Kontrollera att koden inte har ett mellanslag efter sig – det kan orsaka importfel i Fortnox.
Gäller löneslaget ett utlägg, t.ex. milersättning: ange koden med prefixet L- framför, t.ex. L-123.

Tidkoderna och lönearterna i Fortnox hittar du under Register → Lönearter och koder i Fortnox Lön.

OBS! Alla koder i Fortnox-registret stämmer med PAXml-standarden, med undantag för Övertid, Komptid motsvarande 1.0 samt Restid. Använd de koder som anges i tabellen längre ned i den här artikeln för dessa löneslag.

Anställda – kontrollera anställningsnummer

För att Fortnox ska kunna matcha importerade timmar mot rätt person behöver anställningsnumret vara identiskt i båda systemen.

Gå till Företagsinställningar → Användaröversikt och kontrollera att anställningsnumret för varje anställd stämmer överens med numret i Fortnox.

Har du inhyrd personal som inte ska ingå i löneexporten till Fortnox? Se till att de rapporterar tid mot ett löneslag som inte är markerat för export.

Projekt – samma projektnummer i SmartDok och Fortnox

Fortnox kräver att de projekt som importeras med timmarna finns upplagda i Fortnox. Kontrollera att projektnumret är detsamma i SmartDok som i Fortnox – annars misslyckas importen eller ger felaktig fördelning.

Tips! Har du SmartDoks integration för automatiserad fakturering i Fortnox? Den inkluderar en automatisk projektsynkronisering, vilket innebär att projekten automatiskt finns i Fortnox när du importerar löneunderlaget. Det sparar tid och minskar risken för importfel. Läs mer på smartdok.se/integrationer/fortnox.

Grupper – separera månads- och timanställda

Har du både månadsavlönade och timanställda behöver du separera deras tidrapportering i SmartDok. Det gör du via Företagsinställningar → Grupper.

Så här skapar du en grupp för månadsavlönade:

Klicka på Lägg till och ge gruppen ett namn, t.ex. "Månadslön".
Fliken Anställda: flytta alla månadsavlönade till kolumnen I gruppen. Klicka Spara.
Fliken Löneslag: avmarkera Inkludera alla löneslag. Flytta löneslagen för timanställda till Tillgängliga – endast löneslag för månadsavlönade ska ligga kvar under I gruppen. Klicka Spara.
Upprepa för tillägg, traktamenten och aktiviteter om det behövs.
Skapa en motsvarande grupp för timanställda på samma sätt.

Förberedelser i Fortnox

Innan du importerar löneunderlaget från SmartDok bör du kontrollera att Fortnox är konfigurerat för att ta emot filen korrekt.

Koppla tidkoder till lönearter i Fortnox

Tidkoder i Fortnox behöver vara kopplade till lönearter för att importen ska ge rätt resultat på lönebeskedet. Det gör du under Register → Lönearter och koder → Löneartsstyrning i Fortnox Lön.

Fortnox guide om löneartsstyrning: support.fortnox.se/produkthjalp/lon/loneartsstyrning

Mer information om PAXml-import i Fortnox

Fortnox importerar löneunderlag i formatet PAXml. Mer information om hur import till Fortnox Lön fungerar och vad som krävs:

Importera löneunderlag till kalendern i Fortnox: support.fortnox.se/produkthjalp/lon/importera-loneunderlag-till-kalendern

Information om PAXml för Fortnox Lön: support.fortnox.se/produkthjalp/lon/information-paxml-foer-dig-med-fortnox-lon

Så här exporterar du timmar från SmartDok till Fortnox

Följ stegen nedan för att exportera attesterade timmar från SmartDok och importera dem i Fortnox Lön. Exporten inkluderar bara löneslag som är markerade för export i SmartDok.

Steg 1 – Kontrollera attesteringsgraden i SmartDok

Gå till Timmar → Godkänn timmar → Totalöversikt.
Välj samma datumperiod som din lönekörning i Fortnox.
Kontrollera att alla timmar för perioden är attesterade innan du fortsätter.

Steg 2 – Öppna exportfunktionen i SmartDok

Gå till Timmar → Godkänn timmar → Exportera timmar.

Steg 3 – Välj period och inställningar

Fyll i datumperioden för exporten.
Markera Inkludera tidigare exporterade timmar om samma period redan exporterats och du vill skriva över den tidigare importen i Fortnox.
Filtrera på Grupp om du bara vill exportera för en del av de anställda, t.ex. enbart timanställda eller månadsavlönade.

Steg 4 – Förhandsgranska och ladda ned exportfilen

Klicka Uppdatera – längst ned på sidan laddas en förhandsvisning av vilken data som följer med i filen.
Kontrollera att registreringarna ser korrekta ut.
Klicka på knappen Fortnox för att ladda ned exportfilen till din dator.

Steg 5 – Importera filen i Fortnox Lön

Öppna Fortnox Lön och gå till Kalendariet.
Klicka på Importera löneunderlag uppe till höger.
Välj exportfilen från din dator och klicka Öppna.
Uppgifterna läggs nu automatiskt till på de anställda i Fortnox kalendariet.

Alla timmar som exporteras markeras som exporterade i SmartDok. De kan exporteras igen om du markerar Inkludera tidigare exporterade timmar.

Felsökning – vanliga problem vid export till Fortnox

Nedan beskrivs de vanligaste orsakerna till att exporten från SmartDok inte importeras korrekt i Fortnox.

Problem: Fel anställningsnummer

Symptom: Timmar importeras inte på rätt person i Fortnox, eller importen ger felmeddelande om okänd anställd.

Lösning: Kontrollera att anställningsnumret för varje anställd är identiskt i SmartDok (Företagsinställningar → Användaröversikt) och i Fortnox personalregister.

Problem: Fel tidkod eller saknad kod på löneslag

Symptom: Timmar för ett visst löneslag importeras inte, eller hamnar på fel löneart i Fortnox.

Lösning: Kontrollera att löneslaget i SmartDok har rätt tidkod under Företagsinställningar → Löneslag → Kod. Jämför med de koder som finns i Fortnox under Register → Lönearter och koder. Se också listan i slutet av den här artikeln.

Du kan validera din exportfil på paxml.se/#validera – ladda upp filen för att få en rapport om vad som inte stämmer i filen.

Problem: Felmeddelandet "Löneart xxx tillåter inte kalenderregistrering"

Symptom: Fortnox visar felmeddelandet "Löneart xxx tillåter inte kalenderregistrering" vid import.

Lösning: Gå till Register → Lönearter och koder i Fortnox Lön. Sök upp aktuell löneart och öppna fliken Registrering. Kontrollera att både Direktregistrering och Kalenderregistrering är inställda på Ja. Klicka Spara och försök importera igen.

Problem: Felmeddelandet "Du kan inte göra registreringar utanför anställningstiden"

Symptom: Fortnox visar felmeddelandet "Du kan inte göra registreringar utanför anställningstiden" vid import.

Lösning: Det finns registreringar i filen för datum som är utanför en anställds anställningstid. Kontrollera att anställningsdatum och eventuellt slutdatum är korrekt inställda på berörda anställda i Fortnox personalregister.

Problem: Projekt saknas i Fortnox

Symptom: Importen misslyckas eller timmar fördelas inte mot rätt projekt i Fortnox.

Lösning: Kontrollera att de projekt som finns i SmartDok också finns upplagda i Fortnox med samma projektnummer. Lägg upp saknade projekt manuellt i Fortnox, eller aktivera SmartDoks Fortnox-integration som synkroniserar projekten automatiskt.

Problem: Exportknapparna är inaktiva i SmartDok

Symptom: Knapparna för att ladda ned exportfilen till Fortnox är nedtonade eller går inte att klicka på.

Lösning: Kontakta SmartDok support för hjälp. Se kontaktuppgifter längst ned i den här artikeln.

Problem: Registreringar saknas i exporten trots att de är attesterade

Symptom: Förhandsvisningen på sidan Exportera timmar visar färre registreringar än förväntat, trots att timmarna är attesterade.

Lösning: Kontrollera att du klickade på Uppdatera efter att du angett datumperioden. Kontrollera också att de aktuella löneslagen är markerade för export under Företagsinställningar → Löneslag. Om registreringarna exporterats tidigare, markera Inkludera tidigare exporterade timmar.

Vanliga tidkoder i Fortnox

Tabellen nedan visar de vanligaste tidkoderna att använda i SmartDok för export till Fortnox. Ange koden i fältet Kod på respektive löneslag under Företagsinställningar → Löneslag i SmartDok.

Tidkod	Benämning
TID	Timmar
ARB	Timmar för timanställd
SJK	Sjuk
VAB	Vård av barn
SEM	Semester
TJL	Tjänstledighet
FPE	Föräldraledig
ÖT1	Övertid 1 – betalning
ÖT2	Övertid 2 – betalning
ÖK1	Övertid 1 – Tid till komp
ÖK2	Övertid 2 – Tid till komp
NV9	Tid till komp – timme mot timme
JR1	Jourtid 1
JR2	Jourtid 2
BE1	Beredskapstid 1
BE2	Beredskapstid 2
OB1	OB-ersättning 1
OB2	OB-ersättning 2
HLG	Helglön
SKI	Skifttillägg
INR_FRI	Inrikes traktamente
INRHLV_FRI	Inrikes halvt traktamente
INRNAT_FRI	Inrikes nattraktamente

Viktigt om utläggskoder

Gäller ett löneslag ett utlägg, t.ex. milersättning, ska koden anges med prefixet L- framför tidkoden. Exempel: om tidkoden för milersättning i Fortnox är 123, ange L-123 i SmartDok.

Support

Har du frågor om exporten från SmartDok till Fortnox eller behöver hjälp med inställningarna är du välkommen att kontakta SmartDok support:

Telefon: 08-124 569 40
E-post: support@smartdok.se

För frågor om inställningar i Fortnox Lön, kontakta Fortnox support via support.fortnox.se.