Innsendte skjemaer

• Naviger til HMS/KS eller SmartMEF → Innsendte skjema.

• Velg om du ønsker å se innsendte skjema på Prosjekt eller Maskiner.
  
   

• Bruk filtreringsmulighetene for å finne spesifikke innsendte skjema:
  
  

  • Periode og Status: Velg en tidsperiode og spesifiser om du ønsker å vise innsendte eller mellomlagrede skjemaer. Det er ikke mulig å vise begge i samme visning.
  • Søk eller legg til filter:
    Søk etter spesifikke innsendte skjema eller legg til filter ved å klikke i søkeboksen. Det er mulig å filtrere på følgende kategorier: 
    • Prosjekt og underprosjekt. Multi-select er tilgjengelig.
    • Skjemakategori
    • Skjemamal 
    • Innsenders avdeling 
    • Gruppe 
    • Innsender
    • Emne (kun mulig å søke etter spesifikt emne) 

Hovedvisning

• Hovedvisningen viser skjemaer som samsvarer med filtreringsvalgene. 
• Du kan se et sammendrag som viser antall innsendte, flaggede og behandlede skjemaer. Samt fordeling pr. skjema.
  
  
• Klikk på et aktuelt skjema for å åpne et menyen på høyre side av skjermen. Her kan du velge å forhåndsvise skjemaet. Ved å trykke på Mer-knappen får du ulike valgmuligheter. Du kan blant annet: 
  • Velge å slette innsendt skjema
  • Flytte innsendt skjema til mellomlagret 
  • Eksportere skjema til PDF (med eller uten historikk) eller Excel
  • Flytte skjema til et annet prosjekt 
  • Sende skjema på mail til ønsket mottaker. 

Kolonneforklaringer i hovedvisningen

• Innsendt: Viser dato og klokkeslett for innsending.
• Prosjekt/Underprosjekt: Viser prosjekt og eventuelt underprosjekt skjemaet er knyttet til.
• Maskin: Vises i stedet for prosjekt dersom skjemaet er relatert til maskin.
• Løpenummer/Hovedløpenummer: Unike numre som identifiserer skjemaet. Hovedløpenummer er unikt på tvers av alle prosjekter.
• Skjemanavn: Navn på skjemaet.
• Dok.nr: Dokumentnummer for skjemaet (definert i skjemamalen).
• Emne: Tekst fra emnefeltet (valgfritt).
• Innsendt av: Navnet på personen som sendte inn skjemaet.
• Sist endret av: Viser siste person som endret skjemaet (gjelder kun mellomlagrede skjemaer).
• Flagget: Viser om skjemaet er flagget for oppfølging.
• Behandlet: Viser om skjemaet er behandlet.
• Logg: Klikk på et aktuelt skjema og åpne fanen Logg i menyen på høyre side av skjermen for å få se skjemaets logg.

Alternativer for innsendte skjemaer

Klikk på Forhåndsvisning for å åpne et skjema i en egen pop-up. Øverst i visningen finner du en Mer-knapp med følgende muligheter:

Flytt skjema til annet prosjekt: Flytt skjemaet til et annet prosjekt/underprosjekt.

Flytt skjema til annen maskin: Flytt skjemaet til en annen maskin.

Behandle skjema: Legg til overskrift og beskrivelse for behandlingen, og send kopi til valgt mottaker via e-post eller SMS. Du kan også fjerne flaggingen her.

Endre status til mellomlagret: Gjør skjemaet redigerbart ved å endre status. En årsak til endringen må oppgis.

Generer PDF eller Excel

E-postkopi: Send skjemaet til én eller flere mottakere.

Mellomlagrede skjemaer

• Filtrering: Velg Mellomlagret i Status-boksen for å vise kun mellomlagrede skjemaer.
• Funksjonalitet:
  • Forhåndsvisning: Åpner skjemaet for visning i en egen pop-up.
  • Rediger: Åpner skjemaet i redigerbar visning, hvor du kan endre felter og legge til/fjerne vedlegg.

Når skjemaet er ferdig utfylt

1. Klikk på Mellomlagre eller Send inn nederst.
2. Merk: Som standard beholdes opprinnelig innsenders navn og dato. Dette kan justeres ved å fjerne avhukingen.

Viktig informasjon

• Alle handlinger, inkludert endringer og flagging, loggføres med navn og tidspunkt.

Ofte stilte spørsmål (FAQ) 

Kan man hente ut statistikk for innsendte skjemaer?
Ja, det er mulig å hente ut et sammendrag som viser antall innsendte skjemaer basert på valgte skjemamaler og -kategorier. Du kan filtrere statistikken etter blant annet tidsperiode, prosjekt, avdeling, gruppe og ansatte.

Hva betyr flagg-ikonet på skjemaer, og gir det varsling?
Flagg-ikonet viser at et skjema er markert for oppfølging. Det brukes som en intern visuell påminnelse, men genererer ikke noe varsel eller varsling i systemet.

Hvor kan jeg se innsendte skjema på avsluttede prosjekter?
Du kan se innsendte skjema på avsluttede prosjekter ved å først spesifisere perioden skjemaene ble sendt inn. Når perioden er valgt, får du mulighet til å filtrere på prosjektet i søkefeltet. Da vil de innsendte skjemaene vises i oversikten.

Kan jeg behandle flere skjemaer samtidig?
Nei, det er ikke mulig å behandle flere skjemaer samtidig i SmartDok. Hvert skjema må åpnes og behandles individuelt.

Tilleggsressurser

• Endre innsendt skjema til mellomlagret
• Lagre innsendt eller mellomlagret skjema som PDF
• Hjelpevideo: Innsendte skjema

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.