Rapport för avvikelser
      Tillbaka till startsidan
      1. Support
      2. KMA/Dokumentation
      3. Rapport för avvikelser

      Se och behandla insänd avvikelse

      Hur ser man och behandlar en inskickad avvikelse i SmartDok?

      När en avvikelse skickas in i SmartDok tilldelas den automatiskt en handläggare. Detta styrs av företagets avvikelseinställningar. Handläggaren får en e-postnotis med information om ärendenummer, projekt och tid för inrapportering.

      Hitta avvikelsen

      1. Logga in på SmartDok via webben.
      2. Navigera till KMA/Dokumentation → Avvikelser → Översikt.

      Statusar för avvikelser

      • Obearbetad: Ingen åtgärd har vidtagits.
      • Öppen: Handläggaren behandlar avvikelsen.
      • Stängd: Avvikelsen är färdigbehandlad och avslutad.

      Status ändras automatiskt från Obearbetad till Öppen när handläggaren klickar på Alternativ → Behandla avvikelse. Om du endast vill granska avvikelsen väljer du Visa avvikelse.

      Bearbeta avvikelse

      1. Klicka på Alternativ → Behandla avvikelse eller välj Behandla avvikelse i visningsläget.
      2. Redigera relevanta fält i rapporten (avsändarnamn och insändningsdatum/-tid kan inte ändras).
      3. Ändringar loggas automatiskt i händelseloggen.
      4. Handläggaren kan byta till en annan handläggare – den nya får en e-postnotis vid sparning.

      1. Ytterligare fält för kostnader, frånvaro och korrigerande åtgärder blir tillgängliga.
      2. En tidsfrist kan anges via fältet "Tidsfrist för att lösa avvikelsen".
        • Fristen visas i kolumnen "Deadline" i översikten.
        • Svart text = tidsfristen gäller, röd text = tidsfristen har passerat.

      Position och fotobilagor

      • Om avsändaren har angett en position, visas den på en karta.
      • Om ingen position angetts, visas "Inte tillgängligt".
      • Insända bilder visas i bilagefältet, och fler kan laddas upp vid behov.
      • PDF-bilagor kan inkluderas.
      • Insändaren kan ladda upp fler bilder tills avvikelsen är stängd.

      Intern kommunikation

      • Handläggaren kan kontakta insändaren via fältet Kommentarer/dialog.
      • Meddelanden skickas som notiser i SmartDok-appen, med möjlighet till SMS-avisering.
      • Insändaren kan svara via appen, och svaret syns direkt i avvikelsen.
      • OBS! Användaren måste ha aktiverat notiser för att denna funktion ska fungera.

      PDF-export och e-post

      • Klicka på Exportera till PDF för att skapa en PDF-version av rapporten.
      • Du kan välja om händelseloggen ska inkluderas.
      • PDF-rapporten kan skickas som e-postkopia till en eller flera mottagare.

      Avsluta och stänga en avvikelse

      1. Klicka på Avsluta avvikelse i knapprutan eller välj Alternativ → Avsluta avvikelse.
      2. När avvikelsen är stängd visas den som "Avslutad" i översikten, tillsammans med antalet dagar mellan inlämning och stängning.
      3. Om en avvikelse behöver återöppnas klickar du på Alternativ → Återöppna avvikelse.
        • Rapportens status ändras till Öppen, och den kan bearbetas igen.
        • Antalet dagar uppdateras vid ny stängning.

       

      För övriga frågor kontakta vår support på telefon: 08 - 12456940
      Eller via mail: support@smartdok.se