Avvikelse är en viktig del av KMA-arbetet i SmartDok. Administratören kan anpassa vilka fält och vilket innehåll som ska ingå i avvikelse-rapporterna, baserat på systemets fördefinierade inställningar.
Navigering till inställningar för Avvikelse
För att komma till inställningarna för avvikelse, följ dessa steg:
-
Gå till KMA / Dokumentation.
-
Välj Avvikelse.
-
Klicka på Inställningar.
1. Roller och aviseringar
Tilldela ansvariga roller
För att säkerställa korrekt uppföljning av avvikelse-rapporter måste följande roller definieras:
-
Företagets KMA-ansvariga – Välj vem som har det övergripande ansvaret för KMA i företaget.
-
Huvudskyddsombud – Välj vem som är huvudskyddsombud på företaget.
Ansvarig för inkomna avvikelse-rapporter
Det går att välja vem som automatiskt ska få ansvaret för att följa upp inkomna rapporter:
-
Projektets KMA-ansvariga
-
Företagets KMA-ansvariga
Inställningar för e-postaviseringar
Administratören kan konfigurera e-postaviseringar för avvikelse så att relevanta personer blir informerade. Aviseringarna kan skickas ut när en avvikelse blir:
-
Inskickad – När en ny avvikelse-rapport registreras i systemet.
-
Stängd – När ärendet har behandlats och avslutats.
Följande roller kan inkluderas i aviseringarna:
-
Företagets KMA-ansvariga
-
Huvudskyddsombud
-
Projektledare
-
Projektets KMA-ansvariga
-
Underprojektets KMA-ansvariga
-
Beställare – Kan varnas om det är relevant.
Administratören kan även lägga till ytterligare mottagare under Ytterligare e-postaviseringar för att säkerställa att specifika personer får information.
För att aktivera aviseringar:
-
Gå till KMA / Dokumentation → Avvikelse → Inställningar.
-
Gå till avsnittet Inställningar för e-postaviseringar.
-
Markera vilka roller som ska få aviseringar.
-
Lägg till eventuella extra mottagare under Ytterligare e-postaviseringar.
-
Klicka på Spara.
2. Övriga inställningar
Anonym avsändare
Om företaget vill tillåta anonyma avvikelse-rapporter kan detta aktiveras.
Anpassa filnamn för PDF-rapport
Administratören kan anpassa filnamnet på PDF-rapporter genom att välja element från en lista:
-
Avvikelse-ID
-
Projekt
-
Underprojekt
-
Titel
-
Datum
-
Oönskad händelse
3. Innehåll i Avvikelse-rapporten
För att säkerställa att nödvändiga uppgifter registreras kan följande fält inkluderas i rapporten:
Typ av händelse
-
Ange om detta fält ska ingå i både registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
-
Fördefinierade val kan läggas till och anpassas efter företagets behov.
Händelsen omfattade
-
Definiera om detta fält ska ingå i registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
-
Lista över fördefinierade val kan anpassas.
Orsak till händelsen
-
Ange om detta fält ska vara med vid registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
-
Kan anpassas med egna val.
Arbetsoperation
-
Definiera om detta fält ska ingå i registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
-
Kan anpassas med egna val.
Omedelbara åtgärder
-
Ett fritextfält där insändaren beskriver åtgärder som vidtagits för att minimera konsekvenserna.
-
Rekommenderas att aktivera och göra obligatoriskt.
Allvarlighetsgrad
-
Definiera om detta fält ska ingå i registrering och behandling samt om det ska vara obligatoriskt.
-
Möjlighet att välja mellan två skalor:
-
Tre steg (Låg – Medel – Hög)
-
Fem steg (1 – 5)
-
Sammanfattning
Genom att anpassa Avvikelse-inställningarna i SmartDok kan företaget säkerställa en effektiv hantering av oönskade händelser och bättre uppföljning av KMA-arbetet. Administratören har full kontroll över aviseringar, hantering och innehåll i rapporterna.
Kontakt för hjälp
SmartDok
Telefon: 08 - 12456940
E-post: support@smartdok.se