Gå til innhold
Norsk – Norge
Kontakt oss
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Opprette Grunndata i PowerOffice-integrasjon

Hvordan opprette Grunndata i PowerOffice-integrasjon? 

For at integrasjonen skal fungere som den skal, må data kunne kobles riktig mellom systemene. Dette forutsetter at nødvendige grunndata er opprettet i begge systemene.

Noe informasjon må opprettes manuelt, mens annet kan synkroniseres automatisk fra SmartDok til PowerOffice eller motsatt. Hva som synkroniseres, og hvordan det fungerer, kan variere basert på hvilket system som er master.

Oversikt over grunndata som overføres mellom systemene


 

Slik oppretter dere grunndata

  1. Ansatte

  2. Lønnsarter i SmartDok og timearter i PowerOffice

  3. Tillegg / Enhetstillegg i SmartDok og lønnsartkode i PowerOffice

  4. Prosjekter og underprosjekter

  5. Aktiviteter

  6. Maskiner (prosjektregnskap)

  7. Varer (prosjektregnskap)

1. Ansatte

Ansatte må legges inn manuelt i både SmartDok og PowerOffice. Det finnes ingen automatisk synkronisering av ansatte. 

For at timer skal overføres riktig, må ansattnummeret være identisk i begge systemer. Når timer sendes fra SmartDok til PowerOffice, brukes ansattnummeret til å knytte timene til riktig ansatt i PowerOffice. Hvis ansattnummeret ikke stemmer, kan timer havne på feil person – og lønnsgrunnlaget kan bli feil.

2. Lønnsarter i SmartDok og timearter i PowerOffice

Lønnsarter i SmartDok må samsvare med det som kalles Timearter i PowerOffice. Bruk PowerOffice som mal.

Det er navnet som må være likt i begge systemer. Pass på at:

  • navnet er skrevet helt likt

  • store og små bokstaver er like

Merk: PowerOffice bruker også begrepet «Lønnsart», men disse er noe annet. I PowerOffice tilsvarer «Lønnsart» som regel tillegg/enhetstillegg i SmartDok (f.eks. vakt-, smuss-, brøyte- og overtidsrelaterte tillegg).

3. Tillegg / Enhetstillegg i SmartDok og lønnsartkode i PowerOffice

Tillegg og enhetstillegg i SmartDok må ha samme kode som tilleggene har under Lønnsart i PowerOffice.

Eksempler kan være:

  • vakttillegg

  • brøytetillegg

  • overtid

  • andre tillegg/enhetstillegg

4. Prosjekter og underprosjekter

  • Prosjekter i SmartDok og PowerOffice må samsvare. Det er spesielt viktig at prosjektnummeret er det samme i begge systemer. Hvis et prosjekt har samme navn i begge systemer, men ulike prosjektnummer, kan det opprettes som et nytt (duplikat) prosjekt.

    • Underprosjektnummer i SmartDok må være hovedprosjektnummer.underprosjektnummer.
      • Eksempel: hvis hovedprosjektet har nr. 100 så bør underprosjektnr. være 100.10

  • Prosjekter som finnes i mastersystemet, men ikke i det andre systemet, kan opprettes automatisk ved å kjøre grunndatasynk.

  • Integrasjonen synkroniserer prosjekter med faktueringsmåte: Timer og Timer og kostnader. 

  • Kunde må legges inn på prosjekt i PowerOffice for å kunne overføre timer til prosjektet.

     

Når SmartDok er mastersystem

  • Prosjekter bør opprettes i SmartDok først

  • Ved synk opprettes prosjekter i PowerOffice dersom prosjektnummeret ikke allerede finnes der

  • Prosjekter som synkroniseres til PowerOffice får som standard:

    • status Pågår

    • fakturamåte Timer

Når PowerOffice er mastersystem

  • Prosjekter bør opprettes i PowerOffice først

  • Ved synk opprettes prosjekter i SmartDok dersom prosjektnummeret ikke allerede finnes der

Merk: Prosjektdetaljer i SmartDok blir overskrevet av PowerOffice når PowerOffice er master – og motsatt når SmartDok er master.

 

5. Aktiviteter

  • Aktiviteter må være de samme i SmartDok og PowerOffice. Det er kode/nummer som må samsvare i begge systemer.

  • Ved fraværsregistrering i SmartDok, settes det automatisk aktivitet Fravær (std) med kode 888. Denne må opprettes i PowerOffice for at fraværstimer skal kunne synkroniseres over. 

  • Aktiviteter opprettes i Timemodul i PowerOffice. 

Når SmartDok er mastersystem

  • Aktiviteter som finnes i SmartDok, men ikke i PowerOffice kan opprettes automatisk ved synk

  • Aktiviteter som finnes i PowerOffice, men ikke i SmartDok må legges inn manuelt i SmartDok dersom dere fører timer på dem

  • Aktiviteter som synkroniseres fra SmartDok til PowerOffice settes automatisk som Fakturerbar. Dette kan endres i PowerOffice i etterkant (f.eks. til Ikke fakturerbar).

Når PowerOffice er mastersystem

  • Aktiviteter som finnes i PowerOffice, men ikke i SmartDok kan opprettes automatisk ved synk

  • Aktiviteter som finnes i SmartDok, men ikke i PowerOffice må legges inn manuelt i PowerOffice dersom dere fører timer på dem

  • Tips: Etter første synkronisering kan dere endre type i PowerOffice (for eksempel til Ikke fakturerbar) dersom dere ikke ønsker å fakturere på enkelte aktiviteter.

 

6. Maskiner (prosjektregnskap)

  • Maskiner i SmartDok samsvarer med produkter i PowerOffice.

  • For at maskintimer skal overføres riktig, må internnummer i SmartDok være lik produktnummer i PowerOffice

  • Hvis produktet ikke finnes i PowerOffice, blir det opprettet automatisk som et nytt produkt ved synkronisering av maskintimer.

  • Hvis dere skal overføre og kostnadsføre maskintimer i PowerOffice, må det settes opp regnskapskonto som maskintimene skal føres mot. Konto opprettes i PowerOffice, og kontonr. legges deretter inn i integrasjonsoppsettet i SmartDok.

  • Obs: For at maskiner skal kunne opprettes automatisk som produkter i PowerOffice, må de ha en internpris i SmartDok som er høyere enn 0,-, samt ha internnr. i SmartDok (helst egen nummer serie). 


7. Varer (prosjektregnskap)

  • Varer i SmartDok fungerer på samme måte som maskiner.

  • For at varer skal overføres riktig, må internnummer i SmartDok være lik produktnummer i PowerOffice.

  • Varer må opprettes i begge systemer manuelt.
  • Varenummer vil bli produktnummer og må ha unike nummer (Gjerne egen nummerserie.
  • Hvis dere skal overføre og kostnadsføre vareforbruk i PowerOffice, må det settes opp regnskapskonto som vareforbruket skal føres mot. Konto opprettes i PowerOffice, og kontonr. legges deretter inn i integrasjonsoppsettet i SmartDok.

  • Obs: Varer må ha internpris i SmartDok (høyere enn 0,-) for å kunne kobles/opprettes mot produkter i PowerOffice. 

    • Kostpris må legges inn på produktet i PowerOffice.

  • Tips: Opprett gjerne en egen produktgruppe i PowerOffice for SmartDok-produkter. Det gir bedre oversikt når dere jobber med listene i begge systemer.

 

Tilleggsressurser

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.