Kvalitetsavvik

Kvalitetsavvik er en del av SmartDoks standardiserte system for avvikshåndtering. Det gir virksomheter et verktøy for å rapportere, behandle og analysere avvik knyttet til kvalitet. Løsningen inkluderer tilpasningsmuligheter for hvordan rapporteringen settes opp på firmanivå.

Kvalitetsavvik-løsningen er delt inn i tre hovedområder:

Oppsett (kun for administrator og kvalitetsansvarlig)

• Definerer innholdet i kvalitetsavvik-rapporteringen.
• Må være fullført før ansatte kan sende inn avvik.
• Innstillinger inkluderer:
  • Ansvarlige: Bedriftens eller prosjektets kvalitetsansvarlige som saksbehandler.
    • Dersom det ikke er definert prosjektansvarlig, vil ansvaret alltid falle tilbake på bedriftsansvarlig.
  • Tidsfrister: Standard frist for lukking.
    • Definer antall arbeidsdager før et innsendt avvik passerer tidsfristen for lukking. Saksbehandler vil motta en automatisk epost-påminnelse arbeidsdagen før tidsfristen utløper.
  • E-postvarsling: Hvem som mottar kopi av rapport.
    • Definer hvem som skal motta et e-postvarsel (med kopi av rapporten) når en rapport sendes inn eller lukkes.
  • Rapportstruktur: Hvilke felt som skal være obligatoriske, valgfrie eller utelatt.
  • Alvorlighetsgrad: Velg mellom tre eller fem nivåer.
  • PDF-filnavn: Tilpasning av struktur.

Følgende felter er alltid obligatoriske i kvalitetsavvik-rapporteringen: Oppdaget tidspunkt, Prosjekt/underprosjekt, Tittel, Beskrivelse og Bilder. Disse vises alltid i hovedvisningen og må fylles ut før rapporten kan sendes inn.

Felter som ikke er inkludert i oppsettet vil ikke være synlige ved registrering eller behandling av kvalitetsavvik.

Hvis det er behov for å endre oppsettet senere, kan dette gjøres via oppsettet. Endringer lagres og trer i kraft umiddelbart neste gang ansatte åpner kvalitetsavvik-registreringen.

• Velg hvilke felt som skal inkluderes i både registrering og behandling, kun i behandling, eller ikke inkludert i det hele tatt
• Velg hvilke felt i rapporten som skal være obligatorisk å fylle ut
• Velg relevante utvalg for din bedrift for de forskjellige feltene og/eller legg til egendefinerte valg
• Velg om alvorlighetsgrad skal angis i tre eller fem steg

Oversikt (tilgjengelig for bas, prosjektleder og administrator)

Oversikten gir innsyn i alle innsendte kvalitetsavvik-rapporter som brukeren har tilgang til å se eller behandle.

• Tilgang: HMS/KS eller SmartMEF → Kvalitetsavvik→ Oversikt.

  • Bas/prosjektadministrator: Ser kun sine tildelte saker.

  • Administrator/HMS-ansvarlig: Har tilgang til alle rapporter og kan behandle andres saker.

• Tilpass visningen: 

  Du kan filtrere oversikten etter ulike parametere:

  • Periode (dato)

  • Status (ubehandlet, åpen, lukket, avvist)

  • Prosjekt/underprosjekt

  • Saksbehandler

  • Avdeling

  • Angår

  • I forhold til

  • Årsak

  • Alvorlighetsgrad

  • Innsender

• For ytterligere tilpasning:

  1. Klikk på knappen med tre prikker til høyre.
  2. Velg Vis eller skjul kolonner for å legge til eller fjerne kolonner etter behov.
     
     
     
     

• Behandle rapport:

  • Trykk på den aktuelle rapporten i oversikten.

  • Et detalj-panel vil åpne seg på høyre side av skjermen. Trykk på den gule knappen Behandle rapport.

  • Fyll ut nødvendig informasjon.

  • Når rapporten er ferdig behandlet, trykk Avslutt og lukk rapport. Hvis rapporten skal redigeres videre, trykk Avslutt redigeringen. 
    
    

Rapporter (tilgjengelig for bas, prosjektleder og administrator)

• Denne siden gir en oversikt over alle tilgjengelige kvalitetsavvik-rapporter, inkludert sammendrag og statistikk. Bruk filteret øverst for å sortere etter prosjekt, hendelsestype, årsak, arbeidsoperasjon og status. Filteret har en hovedvisning for datoperiode og prosjekt/underprosjekt, og en utvidet visning med flere detaljer.
• Trykk Oppdater for å vise rapporter som samsvarer med filtreringen. Sammendraget over hovedvisningen viser sirkeldiagrammer for hendelser, årsaker og typer, samt en graf for kostnadsoversikt. Blå søyler viser individuelle kostnader, mens en rød linje viser akkumulert kostnad.
• Rapportene vises under sammendraget, der du kan se detaljer og analysere innholdet.

Tilleggsressurser

• Se webinar om Kvalitetssavvik HER.
• Se PDF om kvalitetsavvik HER 
• Få en rask innføring i hvordan du setter opp kvalitetsavvik i SmartDok ved å se vår hjelpevideo HER.
  
  

Kontakt for hjelp

Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.