Hvordan SmartDok støtter virksomheter i oppfyllelse av internkontrollforskriften
Internkontrollforskriften (§ 4) krever at virksomheter systematisk planlegger, gjennomfører, overvåker og forbedrer sitt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS). Dette innebærer dokumentasjon, risikovurderinger, avvikshåndtering og jevnlig oppfølging. SmartDok er et verktøy som effektiviserer og strukturerer dette arbeidet, men det er viktig å understreke at intet system kan erstatte virksomhetens eget ansvar for å etterleve forskriftens krav.
SmartDok bidrar til systematisk HMS-arbeid ved å:
Dokumentere og tilgjengeliggjøre HMS-rutiner/prosedyrer – Forskriften krever skriftlige rutiner for HMS-arbeidet. I SmartDok ligger det maler som bedriften tilpasser sitt risikobilde og sitt arbeid. Det kan også legges inn andre rutiner, instrukser og sjekklister, slik at de er samlet på ett sted og er lett tilgjengelige for ansatte.
Forenkle risikovurderinger – Forskriftens § 5 punkt 6 krever at arbeidsgiver kartlegger farer og vurderer risiko. I SmartDok kan virksomheten registrere og systematisere risikoanalyser, samt sørge for dokumentert oppfølging av risikoreduserende tiltak. Det er rutine i håndboken, tabell for å gjennomføre vurdering/sjekkliste for å gjennomføre risikovurderinger. I tillegg er det en modul for Sikker Jobb Analyse.
Sikre effektiv avvikshåndtering (RUH) – Ifølge forskriften (§ 5, punkt 7) skal avvik registreres, vurderes og korrigeres. SmartDok gjør det enkelt for ansatte å rapportere HMS-avvik (RUH) via mobil, slik at man videre kan analysere årsaker, iverksette tiltak og dokumentere forbedringer.
Sikre etterlevelse gjennom sjekklister og revisjoner – Internkontrollforskriften forutsetter løpende kontroll og evaluering av HMS-arbeidet (§ 5, punkt 8). SmartDok gir mulighet til å planlegge og gjennomføre internkontroller, vernerunder og tilsyn, samt lagre dokumentasjon på at oppfølging er utført.
Følge opp opplæring og kompetansekrav – Arbeidsgiver plikter å sørge for nødvendig opplæring (§ 5, punkt 2). SmartDoks kompetanseoversikt hjelper virksomheter med å registrere og følge opp kurs, sertifikater og HMS-opplæring for ansatte, slik at de til enhver tid er i samsvar med kravene.
Ansvar for etterlevelse ligger hos virksomheten
Selv om SmartDok gir virksomheter en strukturert og effektiv måte å jobbe med internkontroll på, erstatter ikke systemet kravet om at ledelsen aktivt må sikre god HMS-praksis i organisasjonen. Bruk av digitale verktøy kan bidra til økt bevissthet, bedre etterlevelse og redusert risiko, men det krever at virksomheten selv tar eierskap til HMS-arbeidet, involverer ansatte og følger opp tiltak systematisk.
SmartDok er derfor et verdifullt verktøy for å sikre etterlevelse av internkontrollforskriften, men ansvaret for å etterleve regelverket og skape en trygg arbeidsplass ligger alltid hos virksomheten selv.
Kontakt for hjelp
Support
Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.
Salg
Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.
Telefon
Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.