Generelt
      Tilbake til hjem
      1. Support
      2. HMS/KS
      3. Generelt

      Dele HMS/KS-dokumentasjon med byggherre eller eksterne

      Hvordan kan vi dele HMS/KS-dokumentasjon som RUH, skjema eller SJA med byggherre eller eksterne parter?

      I SmartDok finnes det flere måter å dele dokumentasjon fra HMS/KS-modulen med byggherre eller andre eksterne. Dette gjelder eksempelvis RUH, SJA, kvalitetsavvik, skjemaer og bilder. Under finner du tre ulike alternativer for hvordan dette kan gjøres:

      Alternativ 1: Del dokumentmappe via ekstern lenke

      Et effektivt alternativ er å samle ønsket dokumentasjon i en mappe i Dokumentsenteret og opprette en ekstern lenke. Denne kan deles med byggherre, som får tilgang til mappen uten å måtte logge inn i SmartDok.

      Slik gjør du det:

      1. Gå til Dokumentsenteret → Velg enten Firma eller Prosjekt.

      2. Opprett ny mappe ved å klikke på (+) og gi den et navn → Trykk Lagre.

      3. Gå til Tilgangskontroll i mappen for å administrere intern tilgang om nødvendig.

      4. Last opp ønsket dokumentasjon.

      5. Åpne fanen Del link i mappen → Trykk Lag link under Ekstern lenke.

      6. Gi lenken et navn → Trykk Lagre.

      7. Kopier lenken og del den, eller last ned QR-kode for deling.


      8. Lenken kan deaktiveres når som helst.

      Alternativ 2: Legg til byggherre som oppdragsgiver på prosjekt

      For automatisk varsling ved innsending eller lukking av RUH og kvalitetsavvik, kan byggherre registreres som oppdragsgiver på prosjektet.

      Slik gjør du det:

      1. Gå til Prosjekter/kunder → Velg prosjekt → Gå til Detaljer.

      2. Fyll inn byggherrens navn og e-post i feltene Oppdragsgiver → Trykk Lagre.

      Aktiver e-postvarsel på RUH/kvalitetsavvik:

      1. Gå til HMS/KS eller SmartMEF → RUH eller Kvalitetsavvik → Oppsett.

      2. Huk av for Oppdragsgiver som fast mottaker av e-postvarsling.

        Ved oppsett i RUH kan dere velge om oppdragsgiver skal motta kopi ved innsending, lukking av rapport – eller begge deler.

      3. Trykk Lagre.

      Merk: 

      • Gjelder kun for RUH og kvalitetsavvik. Ved ønske om å dele annen type dokumentasjon vil alternativet være alternativ 1 eller 3. 

      • Alle registrerte oppdragsgivere på et prosjekt vil motta varsel ved innsending eller lukking av avvik. Dette vil også gjelde innsendinger av skjema, der innsender huker av for kopi til oppdragsgiver

      Alternativ 3: Eksporter data og send manuelt

      Du kan også velge å eksportere dokumentasjon manuelt til PDF (eller annet filformat) og sende til byggherre.

      Slik gjør du det:

      1. Gå til aktuell modul (f.eks. RUH, SJA, Skjemaer eller Bilder).

      2. Bruk filtrering for å finne relevant data → Eksporter til PDF (annet filformat).

      3. Send dokumentet manuelt, eller bruk funksjonen "Send som e-post til mottaker" for skjema og bilder.

      Kontakt for hjelp

      Support
      Kontakt vår supportavdeling via dette skjemaet.

      Salg
      Kontakt vår salgsavdeling via dette skjemaet.

      Telefon
      Du kan også ringe oss på telefon: 90 40 33 33.